Hangi sorumlulukların size ait olduğunu ve hangilerini taşımayı bırakabileceğinizi nasıl anlarsınız?
Neyi yapmayı kabul ettiğinizle, mevcut rolünüzün neleri kapsadığıyla ve fiilen neye karar verebileceğinizle başlayın. Müsait olmak, bir sorunu ilk fark eden kişi olmak veya bir işi iyi yapmak, tek başına o işin kime ait olması gerektiğini belirlemez. Bir sorumluluk paylaşılıyorsa veya belirsizse, geri çekilmeden önce bunu ilgili kişilerle netleştirin. Bu makale evdeki ve işteki günlük anlaşmaları ele almaktadır: Amaç, kimsenin karakteri hakkında hüküm vermek değil, uygulanabilir bir görev dağılımı sağlamaktır.
Görevin arkasındaki anlaşmayı bulun
Dönüp dolaşıp size gelen bir görev seçin. Bunun ne zaman sizin göreviniz haline geldiğini ve gerçekte neyin kararlaştırıldığını sorun. Bir kez restoran rezervasyonu yapmak, her grup buluşmasının kalıcı sorumluluğunu üstlenmekten farklıdır. Benzer şekilde, açıkça kabul ettiğiniz bir görev de zahmetli hale geldi diye ortadan kalkmaz. İlk adımınız, görevin başkasına ait olduğunu ilan etmekten ziyade kapsamını veya zamanlamasını yeniden müzakere etmek olabilir.
Mesajları, üzerinde anlaşılan bir nöbet çizelgesini veya rolünüzün güncel tanımını kontrol edin. Yanıt sadece "genelde sen yapıyorsun" şeklindeyse, neyin karara bağlanması gerektiğini belirtin: Tarihi kim seçecek, rezervasyonu kim yapacak ve diğerlerine kim haber verecek? HSE'nin rollere ilişkin kılavuzu, net sorumlulukların ve çelişen beklentileri dile getirmenin bir yolunun önemini vurgular. Sizin hanenize özel anlaşmayı belirlemez.
Kendi katkınızı nihai sonucun tamamından ayırın
Ortak bir yemek için siz altı kişilik yemek hazırlamayı kabul ederken, başka biri katılımcıları teyit edebilir. Perşembe gününe kadar kesin sayıyı isteyebilir ve bu sayı değişirse ne olacağını açıklayabilirsiniz. Her konuğun zamanında yanıt vermesini veya menüyü beğenmesini tek başınıza sağlayamazsınız. Herkesi kontrol etme sözü vermeden, teslim edebileceğiniz kısmı tanımlayın.
Bu ayrım, sonuçları görmezden gelmek için bir mazeret değildir. Teslimatınızdaki bir gecikme başka birinin işini aksatıyorsa, bunu derhal bildirin ve bir telafi önerin. Karar başkasına aitse, onun yerine sessizce karar vermek yerine ihtiyaç duyduğu bilgileri gönderin. Yararlı bir soru şudur: "Benim eylemim nedir ve kimin kararını bekliyorum?"
Tümünü üstlenmeden paylaşılan işi görünür kılın
Bazı işlerin tek bir doğal sahibi yoktur. Ortak bir mutfağı temizlemek buna bir örnektir. "Bütün bulaşıkları ben kirletmedim" demek paylaşılan bir düzeni sağlamaz; ancak dağınıklığı ilk fark eden kişi olmak da sizi kalıcı koordinatör yapmaz. İhtiyaçları fark etmek, bunları satın almak ve eşyaları yerine kaldırmak dahil olmak üzere işin tamamını konuşun.
İnsanların günlük dille tarif edebileceği bir iş bölümü seçin. Bir kişi, kararlaştırılan iki akşam yemekten sonra mutfakla ilgilenir; diğer kişi ise kalan akşamları üstlenir. Her hareketin birebir aynı olması konusunda ısrar etmek yerine bunu programlara ve kapasiteye göre uyarlayın. Atlassian'ın ekip çalışması egzersizi, dar örgütsel fikri açısından burada faydalıdır: Atanmamış işleri belirleyin ve sahibinin kim olduğu konusunda anlaşın. Bir hanenin kurumsal bir şemaya ihtiyacı yoktur.
Geçici yardıma bir bitiş noktası koyun
Yardım teklif etmeden önce ne sağlayabileceğinizi ve bunun ne zaman biteceğini belirtin. "Salı günü ilk iki sayfayı inceleyebilirim; bitmiş halini sen gönderirsin" demek, "sen bana bırak" demekten daha nettir. İşi zaten gayriresmî olarak üstlendiyseniz, bir sonraki teslim tarihinden önce bu değişikliği açıklayın ve başka birinin devam edebilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayın.
İş yerinde, çelişen öncelikler iş dağıtımı yapabilecek kişinin kararını gerektirir. Şöyle deyin: "Bugünkü kapasitemle A veya B'yi bitirebilirim. Hangisi önce gelir ve diğeri ne zamana ertelenmeli?" Acas; iş yükünü önceliklendirmeyi ve değişen sorumlulukları gözden geçirmeyi pratik iş yeri düzenlemeleri arasında sayar. Bunu, size atanan görevleri tek taraflı olarak kaldırabileceğiniz iddiasına dönüştürmeyin.
Devir teslimin gerçekten gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol edin
Sınırları belirten bir ifade, tamamlanmış bir devir teslim değildir. Bir sonraki sorumluyu, bir sonraki adımı ve yaklaşan teslim tarihlerini teyit edin. Zorunlu ve ortak bir görevi kimse kabul etmediyse, sessizce halledildiğini varsaymak yerine konuyu yeniden açın. Yinelenen isteğe bağlı bir etkinlik için, kimse düzenlemek istemiyorsa iptal etmek dürüst bir seçenek olabilir.
Revize edilen düzenlemeyi bir sonraki gerçek uygulamada deneyin. Hatırlatmaların hala otomatik olarak size gelip gelmediğini, diğer kişinin yeterli bilgiye sahip olup olmadığını ve kapsamın net olup olmadığını sorun. Tüm kimliğinizi değil, düzenlemeyi ayarlayın. Daha az katkı sunarken de düşünceli kalabilirsiniz; ayrıca bilinçli, zaman açısından karşılanabilir ve net bir şekilde anlaşıldığında cömert bir katkı sunmayı da seçebilirsiniz.