Cara mengetahui tanggung jawab mana yang merupakan milik Anda dan mana yang bisa Anda hentikan
Mulailah dari apa yang Anda setujui untuk dilakukan, apa yang tercakup dalam peran Anda saat ini, dan apa yang sebenarnya bisa Anda putuskan. Bersedia membantu, menjadi orang pertama yang menyadari masalah, atau mampu melakukan sesuatu dengan baik bukanlah alasan mutlak yang menentukan siapa yang harus bertanggung jawab. Jika suatu tanggung jawab dibagi bersama atau belum jelas, perjelaslah dengan orang-orang yang terlibat sebelum Anda melepaskannya. Artikel ini membahas kesepakatan sehari-hari di rumah dan di tempat kerja: tujuannya adalah pembagian tugas yang dapat dijalankan, bukan penghakiman terhadap karakter siapa pun.
Temukan kesepakatan di balik tugas tersebut
Pilih satu tugas yang terus-menerus kembali kepada Anda. Tanyakan kapan tugas itu menjadi milik Anda dan apa yang sebenarnya disepakati. Memesan restoran satu kali berbeda dengan menerima tanggung jawab permanen untuk setiap acara kumpul bersama. Demikian pula, tugas yang telah Anda terima dengan jelas tidak lantas hilang begitu saja hanya karena menjadi merepotkan. Tindakan pertama Anda mungkin adalah menegosiasikan ulang cakupan atau waktunya, alih-alih langsung mengumumkan bahwa tugas tersebut milik orang lain.
Periksa pesan, jadwal piket yang disepakati, atau deskripsi peran Anda saat ini. Jika jawabannya hanya sekadar 'kamu yang biasanya melakukan itu', sampaikan apa yang perlu diputuskan: siapa yang memilih tanggalnya, siapa yang memesan tempat, dan siapa yang memberi tahu yang lain? Panduan HSE mengenai peran menekankan tanggung jawab yang jelas serta cara untuk menyampaikan ekspektasi yang saling bertentangan. Panduan tersebut tidak menentukan kesepakatan rumah tangga Anda secara spesifik.
Pisahkan kontribusi Anda dari hasil keseluruhan
Untuk acara makan bersama, Anda mungkin setuju untuk menyiapkan makanan bagi enam orang sementara orang lain memastikan kehadiran para tamu. Anda dapat meminta kepastian jumlah tamu paling lambat hari Kamis dan menjelaskan apa yang terjadi jika ada perubahan. Anda tidak bisa memastikan sendiri bahwa setiap tamu membalas tepat waktu atau menyukai menunya. Tentukan bagian yang bisa Anda selesaikan tanpa harus menjanjikan kendali atas tindakan orang lain.
Pembedaan ini bukan alasan untuk mengabaikan konsekuensi. Jika keterlambatan Anda menghambat pekerjaan orang lain, beri tahu mereka sesegera mungkin dan tawarkan solusinya. Jika keputusan berada di tangan orang lain, kirimkan informasi yang mereka butuhkan alih-alih mengambil keputusan secara diam-diam untuk mereka. Pertanyaan yang berguna adalah: 'Tindakan mana yang menjadi bagian saya, dan keputusan siapa yang sedang saya tunggu?'
Buat pekerjaan bersama terlihat tanpa harus mengambil alih semuanya
Sebagian pekerjaan tidak memiliki satu penanggung jawab alami. Membersihkan dapur bersama adalah salah satu contohnya. Mengatakan 'bukan saya yang mengotori semua piring' tidak akan menyelesaikan kesepakatan bersama, tetapi menjadi orang pertama yang melihat kekacauan tersebut juga tidak menjadikan Anda koordinator permanen. Bicarakan seluruh rangkaian pekerjaan, termasuk menyadari persediaan yang habis, membelinya, dan merapikan barang-barang.
Pilihlah pembagian tugas yang dapat dijelaskan orang-orang dengan bahasa sederhana sehari-hari. Satu orang mengurus dapur setelah makan malam pada dua malam yang disepakati; orang lain mengurus malam-malam selebihnya. Sesuaikan hal ini dengan jadwal dan kapasitas alih-alih bersikeras bahwa setiap tindakan harus sama persis. Latihan tim dari Atlassian bermanfaat di sini karena gagasan organisasionalnya yang terfokus: mengidentifikasi pekerjaan yang belum ditugaskan dan menyepakati siapa pemiliknya. Rumah tangga tidak memerlukan bagan perusahaan.
Beri batas akhir pada bantuan sementara
Sebelum menawarkan bantuan, sampaikan apa yang bisa Anda berikan dan kapan bantuan itu berakhir. 'Saya bisa meninjau dua halaman pertama pada hari Selasa; kamu yang akan mengirimkan versi finalnya' jauh lebih jelas daripada 'serahkan saja pada saya'. Jika Anda sudah terlanjur menjadi penanggung jawab tidak resmi, jelaskan perubahannya sebelum tenggat waktu berikutnya dan berikan informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melanjutkannya.
Di tempat kerja, prioritas yang bertentangan memerlukan keputusan dari orang yang memiliki wewenang mengalokasikan pekerjaan. Katakan: 'Dengan kapasitas hari ini, saya bisa menyelesaikan A atau B. Mana yang lebih diprioritaskan, dan kapan tugas yang satunya harus dikerjakan?' Acas memasukkan penentuan prioritas beban kerja dan peninjauan kembali perubahan tanggung jawab ke dalam pengaturan praktis di tempat kerja. Jangan jadikan hal ini sebagai pembenaran bahwa Anda dapat menghapus tugas yang telah diberikan secara sepihak.
Periksa apakah serah terima benar-benar terjadi
Pernyataan batasan bukanlah serah terima yang tuntas. Konfirmasikan siapa penanggung jawab berikutnya, apa langkah selanjutnya, dan setiap tenggat waktu yang mendekat. Jika tidak ada yang bersedia menerima tugas bersama yang penting, kembalilah berdiskusi alih-alih diam-diam menganggap tugas itu sudah tertangani. Untuk kegiatan berulang yang sifatnya opsional, pembatalan mungkin merupakan pilihan yang jujur jika memang tidak ada yang ingin mengaturnya.
Cobalah kesepakatan yang telah diperbarui tersebut pada kesempatan nyata berikutnya. Tanyakan apakah pengingat masih otomatis ditujukan kepada Anda, apakah orang lain sudah memiliki cukup informasi, dan apakah cakupannya sudah jelas. Sesuaikan kesepakatannya, bukan mengubah seluruh identitas diri Anda. Anda tetap bisa bersikap penuh perhatian meski memberikan kontribusi yang lebih kecil; Anda juga dapat memilih untuk memberikan kontribusi yang besar ketika hal itu memang disengaja, terjangkau secara waktu, dan dipahami dengan jelas.