Cara mengenal pasti tanggungjawab yang menjadi tanggungjawab anda dan yang boleh anda lepaskan
Mulakan dengan perkara yang anda persetujui untuk dilakukan, perkara yang termasuk dalam peranan semasa anda dan perkara yang benar-benar boleh anda putuskan. Kesediaan untuk membantu, menjadi orang pertama yang menyedari masalah atau melakukan sesuatu dengan baik tidak dengan sendirinya menentukan siapa yang patut bertanggungjawab terhadapnya. Jika tanggungjawab itu dikongsi atau tidak jelas, jelaskannya dengan orang yang terlibat sebelum menarik diri. Artikel ini membincangkan persetujuan harian di rumah dan di tempat kerja: tujuannya ialah pembahagian tugas yang boleh dilaksanakan, bukannya membuat penilaian terhadap peribadi sesiapa.
Kenal pasti persetujuan di sebalik tugas
Pilih satu tugas yang berulang kali jatuh kepada anda. Tanyakan bila tugas itu mula menjadi tanggungjawab anda dan apakah yang sebenarnya telah dipersetujui. Menempah restoran sekali berbeza daripada menerima tanggungjawab tetap untuk setiap acara kumpulan. Begitu juga, tugas yang telah anda terima dengan jelas tidak terhapus hanya kerana tugas itu menyusahkan. Tindakan pertama anda mungkin merundingkan semula skop atau masanya, bukannya mengisytiharkan bahawa tugas itu milik orang lain.
Semak mesej, jadual giliran yang dipersetujui atau huraian peranan semasa anda. Jika jawapannya sekadar ‘biasanya anda yang buat’, nyatakan perkara yang perlu diputuskan: siapa yang memilih tarikh, siapa yang membuat tempahan dan siapa yang memaklumkan orang lain? Panduan HSE tentang peranan menekankan tanggungjawab yang jelas dan cara untuk membangkitkan jangkaan yang bercanggah. Panduan itu tidak menentukan persetujuan khusus dalam rumah tangga anda.
Asingkan sumbangan anda daripada keseluruhan hasil
Untuk hidangan bersama, anda mungkin bersetuju menyediakan makanan untuk enam orang sementara orang lain mengesahkan kehadiran. Anda boleh meminta jumlah akhir sebelum hari Khamis dan menerangkan apa yang akan berlaku jika jumlah itu berubah. Anda tidak boleh memastikan seorang diri bahawa setiap tetamu membalas tepat pada masanya atau menyukai menu. Tetapkan bahagian yang boleh anda laksanakan tanpa berjanji untuk mengawal orang lain.
Perbezaan ini bukan alasan untuk mengabaikan akibatnya. Jika kelewatan anda menghalang kerja orang lain, maklumkan kepada mereka dengan segera dan cadangkan cara membetulkannya. Jika orang lain bertanggungjawab terhadap keputusan itu, berikan maklumat yang mereka perlukan dan bukannya membuat keputusan secara senyap bagi pihak mereka. Soalan yang berguna ialah: ‘Apakah tindakan yang menjadi tanggungjawab saya, dan keputusan siapa yang sedang saya tunggu?’
Jadikan kerja bersama lebih jelas tanpa mengambil semuanya alih
Sesetengah kerja tidak mempunyai seorang pemilik yang semula jadi. Membersihkan dapur bersama ialah satu contoh. Mengatakan ‘bukan saya yang mengotorkan semua pinggan’ tidak menyelesaikan aturan bersama, tetapi menjadi orang pertama yang menyedari keadaan berselerak juga tidak menjadikan anda penyelaras tetap. Bincangkan keseluruhan tugas itu, termasuk memeriksa bekalan, membelinya dan mengemas barang.
Pilih pembahagian yang boleh diterangkan dengan bahasa biasa. Seorang menguruskan dapur selepas makan malam pada dua malam yang dipersetujui; seorang lagi menguruskan malam-malam selebihnya. Sesuaikan aturan ini dengan jadual dan kemampuan, bukannya berkeras agar setiap tindakan sama. Latihan pasukan Atlassian berguna di sini kerana idea pengurusannya yang khusus: kenal pasti kerja yang belum ditugaskan dan persetujui siapa yang bertanggungjawab. Rumah tangga tidak memerlukan carta organisasi korporat.
Tetapkan penghujung bagi bantuan sementara
Sebelum menawarkan bantuan, nyatakan perkara yang boleh anda bantu dan bila bantuan itu akan berakhir. ‘Saya boleh menyemak dua halaman pertama pada hari Selasa; awak akan menghantar versi yang sudah siap’ lebih jelas daripada ‘serahkan kepada saya’. Jika anda sudah menjadi orang yang tidak rasmi bertanggungjawab, terangkan perubahan itu sebelum tarikh akhir berikutnya dan berikan maklumat yang diperlukan oleh orang lain untuk meneruskan tugas.
Di tempat kerja, keutamaan yang bercanggah memerlukan keputusan daripada orang yang boleh mengagihkan kerja. Katakan: ‘Dengan kapasiti hari ini, saya boleh menyiapkan A atau B. Yang mana perlu didahulukan, dan bilakah satu lagi patut dijadualkan?’ Acas menyenaraikan keutamaan beban kerja dan semakan tanggungjawab yang berubah sebagai antara aturan praktikal di tempat kerja. Jangan jadikan perkara ini dakwaan bahawa anda boleh menggugurkan tugas yang diberikan secara sepihak.
Pastikan serah tugas benar-benar berlaku
Menyatakan batas bukan bermakna serah tugas telah selesai. Sahkan siapa pemilik tugas seterusnya, tindakan seterusnya dan sebarang tarikh akhir yang semakin hampir. Jika tiada sesiapa menerima tugas bersama yang penting, sambung semula perbincangan dan bukannya menganggap secara senyap bahawa tugas itu sudah diuruskan. Bagi aktiviti pilihan yang berulang, pembatalan mungkin pilihan yang jujur jika tiada sesiapa mahu menguruskannya.
Cuba aturan yang disemak semula pada kali tugas itu benar-benar perlu dilakukan. Tanyakan sama ada peringatan masih secara automatik menjadi tanggungjawab anda, sama ada orang lain mempunyai maklumat yang mencukupi dan sama ada skopnya jelas. Sesuaikan aturan itu, bukan keseluruhan jati diri anda. Anda boleh terus mengambil berat sambil menyumbang dengan lebih sedikit; anda juga boleh memilih untuk memberi sumbangan yang besar apabila ia dibuat dengan sengaja, tidak membebankan masa anda dan difahami dengan jelas.