Cara Memilih Antara Surat Ketikan dan Tulisan Tangan untuk Persahabatan yang Sedang Berjalan
Untuk persahabatan yang sudah terjalin lama, pilihlah format surat kertas yang membuat pesan khusus ini nyaman untuk ditulis dan mudah dibaca oleh teman Anda. Surat ketikan sering kali praktis jika pesannya panjang atau perlu diedit; tulisan tangan cocok untuk surat yang lebih pendek jika kedua sahabat senang membaca dan menuliskannya. Gunakan hal tersebut sebagai titik awal, lalu pertimbangkan keterbacaan, sarana yang tersedia, dan preferensi teman Anda. Tak satu pun dari kedua format ini yang menjadi ukuran seberapa besar Anda peduli.
Mulailah dari pengalaman membaca teman Anda
Surat ditujukan untuk pembaca sekaligus penulisnya. Sebelum memilih pena atau kibor, tanyakan pada diri sendiri seberapa mudah halaman yang telah selesai dibaca oleh teman Anda. Jika mereka pernah mengatakan tulisan tangan Anda sulit dibaca, mengetik adalah solusi yang tepat. Hal yang sama berlaku jika Anda cenderung menulis dengan baris-baris kecil dan rapat atau menggunakan tinta yang memudar atau luntur. Tujuannya bukan untuk menilai tulisan tangan siapa pun, melainkan untuk membuat pesan tersebut dapat dibaca tanpa kesulitan yang tidak perlu.
Jika tulisan tangan Anda jelas dan teman Anda senang menerima halaman tulisan tangan, menulis dengan tangan bisa menjadi pilihan yang alami. Namun, jangan berasumsi bahwa setiap teman menyukai format yang sama. Pertanyaan santai dan langsung dapat menghilangkan keraguan: "Untuk surat-menyurat kita, kamu lebih suka halaman yang diketik atau ditulis tangan?" Jika mereka menjawab mana saja tidak masalah, beralihlah ke pertimbangan praktis daripada mencoba menerka-nerka preferensi terselubung.
Penelitian tentang preferensi komunikasi mendukung bahwa konteks itu relevan, meskipun hal ini tidak menetapkan aturan baku untuk surat persahabatan pribadi. Sebuah studi eksploratif meminta pekerja di satu lokasi industri di Kanada untuk memilih format pesan kerja hipotesis. Preferensi bervariasi bergantung pada beberapa faktor termasuk panjang dan kompleksitas pesan, tugas, serta reaksi yang diantisipasi. Hasil-hasil tersebut menyangkut skenario tempat kerja, sehingga tidak dapat memberi tahu Anda apa yang disukai teman Anda; tetapi hasil tersebut menggambarkan mengapa pilihan format dapat bergantung pada pesan dan penerimanya. Reinsch dan Beswick, “Preferences for Sending Word-Processed versus Handwritten Messages”
Gunakan panjang pesan sebagai panduan praktis
Untuk pesan singkat atau beberapa halaman, tulisan tangan mungkin mudah dikelola jika Anda dapat menjaga baris-barisnya tetap terbaca dan halamannya teratur. Untuk surat yang jauh lebih panjang, mengetik dapat membuat tugas fisik lebih mudah ditangani dan memberi Anda ruang untuk menyusun paragraf dengan jelas. Ini adalah kecenderungan praktis, bukan aturan: seorang penulis yang terbiasa mungkin lebih suka menulis tangan beberapa halaman, sementara orang lain mungkin merasa surat tulisan tangan singkat pun canggung dibuat.
Pertimbangkan panjang surat yang benar-benar Anda rencanakan untuk dikirim, bukan versi ideal dari surat tersebut. Jika Anda memiliki beberapa cerita untuk disampaikan, tulislah secukupnya agar pesannya lengkap, lalu pilih format yang memungkinkan Anda menyelesaikannya dengan nyaman. Anda juga dapat membagi pesan yang panjang ke dalam beberapa halaman dan menggunakan pemisah paragraf yang jelas pada format mana pun. Jumlah halaman saja tidak menentukan keputusan; keterbacaan dan kenyamanan Anda sendiri tetaplah penting.
Bantuan keputusan yang berguna adalah dengan mengajukan dua pertanyaan: Berapa perkiraan panjang surat ini, dan bisakah saya menghasilkan halaman terbaca sebanyak itu tanpa membuat prosesnya terasa melelahkan? Jika jawaban untuk pertanyaan kedua adalah tidak, mengetik adalah pilihan yang masuk akal. Jika suratnya singkat dan tulisan tangan terasa mudah, tidak ada banyak alasan untuk menambahkan langkah mencetak kecuali Anda atau teman Anda memang lebih menyukai halaman ketikan.
Pilih halaman ketikan saat Anda berencana merevisi
Mengetik sangat cocok jika Anda berencana mengatur ulang alur cerita, meninjau kembali pilihan kata, atau melakukan beberapa kali pengeditan sebelum mencetaknya. Di komputer, Anda dapat memindahkan paragraf dan memperbaiki kalimat tanpa menulis ulang seluruh halaman. Fleksibilitas tersebut dapat membantu ketika pesan memiliki beberapa bagian dan Anda ingin memastikan urutannya masuk akal.
Alur kerja surat ketikan yang sederhana adalah membuat draf pesan, membaca ulang untuk mencari konteks yang terlewat atau poin yang berulang, membuat perubahan yang diperlukan, dan mencetak versi final. Namun, jika pencetak (printer) atau komputer Anda tidak mudah diakses, kelebihan ini bisa hilang. Format surat harus disesuaikan dengan sarana yang benar-benar dapat Anda gunakan, termasuk akses ke printer dan kertas.
Revisi tidak terbatas pada tulisan yang diketik saja. Panduan dari Purdue OWL mendeskripsikan revisi sebagai kesempatan untuk menata ulang ide, menambahkan informasi yang diperlukan, membuang materi yang tidak relevan, dan memperjelas kalimat; panduan ini juga menyarankan untuk mengesampingkan draf sejenak sebelum meninjaunya kembali. Anda dapat menerapkan cara berpikir yang sama pada surat tulisan tangan dengan merencanakan urutannya terlebih dahulu, menulis draf kasar di kertas buram, atau menyisakan ruang untuk perubahan. Purdue OWL, “Steps for Revising”
Pilihannya bukanlah antara mengedit dan tidak pernah mengedit sama sekali. Alih-alih, tanyakan seberapa banyak pengeditan yang Anda perkirakan dan metode mana yang paling memudahkan Anda. Jika Anda biasanya tahu apa yang ingin Anda katakan dan lebih suka menulis langsung ke halaman surat, tulisan tangan mungkin cocok. Jika Anda cenderung memindah-mindahkan kalimat saat menulis, mengetik dapat menghindarkan Anda dari keharusan menyalin ulang seluruh surat.
Periksa sarana dan situasi yang Anda miliki
Tulisan tangan membutuhkan pena atau pensil, kertas, dan tempat yang nyaman untuk menulis. Mengetik membutuhkan perangkat dan, untuk surat kertas cetak, akses ke printer dan kertas. Periksa hal-hal mendasar tersebut sebelum menentukan format. Jika printer tidak tersedia atau dokumen belum siap, memilih halaman ketikan dapat menambah tahapan dan menunda penyelesaiannya. Jika Anda tidak berada di dekat kibor tetapi memiliki kertas, tulisan tangan mungkin lebih praktis.
Pertimbangkan juga apakah sarana tersebut membantu Anda menghasilkan halaman yang rapi. Dengan mengetik, pilihlah ukuran font yang mudah dibaca dan beri jarak yang cukup antarparagraf. Dengan tulisan tangan, gunakan pena yang tintanya keluar dengan lancar dan konsisten, beri jarak antarris, dan hindari menjejalkan kata-kata tambahan ke tepi halaman (margin). Memeriksa contoh paragraf secara sekilas dapat menunjukkan apakah teks tersebut mudah dibaca sebelum Anda menulis atau mencetak surat secara utuh.
Jika Anda ragu, uji pengaturannya pada satu halaman. Untuk surat ketikan, cetak satu sampel dan periksa ukuran serta spasinya di atas kertas. Untuk surat tulisan tangan, tulis beberapa baris dengan kecepatan dan ukuran yang biasa Anda gunakan. Pengujian ini hanya untuk melihat apakah halamannya tampak nyaman dibaca dan apakah prosesnya terasa mudah dijalankan.
Biarkan preferensi yang diungkapkan menentukan pilihan yang sulit
Jika teman Anda telah menyatakan preferensinya, jadikan itu sebagai panduan yang paling jelas, asalkan format tersebut memungkinkan bagi Anda. Jika mereka menyukai surat tulisan tangan dan tulisan tangan Anda mudah dibaca, tulisan tangan bisa menjadi pilihan mudah untuk pesan singkat. Jika mereka lebih menyukai halaman ketikan, atau kesulitan membaca tulisan tangan Anda, mengetik lebih masuk akal jika Anda bisa mencetaknya.
Jika preferensi Anda berdua berbeda, diskusikan rutinitas yang dapat diterapkan. Anda masing-masing bisa menggunakan format yang disukai, atau memilih format mana pun yang sesuai untuk surat berikutnya. Saran tersebut adalah kompromi praktis, bukan formula yang kaku; bagian terpentingnya adalah Anda berdua tahu apa yang diharapkan dan dapat mengutarakan apa yang dirasa cocok.
Hindari menganggap suatu format sebagai bukti perasaan seorang teman. Halaman yang diketik bukan berarti pengirimnya kurang peduli, dan halaman tulisan tangan tidak membuktikan kedekatan atau usaha ekstra. Surat yang bermakna adalah surat yang menyampaikan apa yang ingin dibagikan oleh penulis dalam bentuk yang dapat dibaca dengan nyaman oleh penerima. Fakta yang ada tidak membenarkan dijadikannya tulisan tangan atau ketikan sebagai tolok ukur persahabatan.
Urutan pengambilan keputusan cepat
Gunakan urutan ini saat Anda masih bimbang:
Urutan ini adalah alat bantu keputusan yang diturunkan dari faktor-faktor praktis di atas, bukan sistem penilaian yang telah diuji melalui penelitian. Hal ini mencegah satu fitur yang menarik—seperti preferensi untuk tulisan tangan—mengalahkan kebutuhan yang lebih mendesak seperti keterbacaan atau akses ke printer.
Kapan berganti format menjadi masuk akal
Anda tidak perlu terpaku pada satu format untuk setiap surat dalam korespondensi yang berkelanjutan. Kabar singkat mungkin mudah ditulis tangan, sementara surat yang lebih panjang dan perlu diatur ulang mungkin lebih mudah diketik. Anda juga dapat meninjau kembali pilihan tersebut jika preferensi salah satu pihak atau sarana yang tersedia berubah. Format surat berfungsi untuk menunjang komunikasi; hal itu tidak perlu menjadi kebiasaan yang kaku.
Jika Anda ingin menentukan pilihan bersama-sama, buat pertanyaannya tetap sederhana dan spesifik untuk surat-surat yang biasa Anda kirimkan: "Apakah kamu lebih suka aku tetap menulis tangan surat-surat ini, atau halaman ketikan lebih mudah dibaca?" Kemudian ikuti jawabannya jika memungkinkan bagi situasi Anda. Jika format mana pun tidak masalah, pilihlah berdasarkan panjang surat berikutnya, kebutuhan penyuntingan, dan sarana yang ada.
Dalam praktiknya, pilihan terbaik adalah pilihan yang menghasilkan surat kertas yang terbaca, dapat ditangani oleh penulis, dan sesuai dengan preferensi yang dinyatakan oleh penerima. Gunakan tulisan tangan jika memenuhi ketentuan tersebut; gunakan ketikan jika itu lebih mendukung. Format mana pun dapat menyampaikan pesan yang sama di antara para sahabat.