Cara Memilih antara Surat Bertaip dengan Surat Tulisan Tangan untuk Persahabatan yang Berterusan

Surat ditulis untuk dibaca, bukan sekadar untuk ditulis. Sebelum memilih pen atau papan kekunci, fikirkan betapa mudahnya rakan anda membaca halaman yang telah siap. Jika mereka pernah berkata bahawa tulisan tangan anda sukar dibaca, menaip ialah tindak balas yang mudah. Begitu juga jika tulisan anda biasanya kecil dan rapat atau menggunakan dakwat yang mudah pudar atau comot. Matlamatnya bukan untuk menilai tulisan tangan sesiapa; matlamatnya adalah supaya mesej itu boleh dibaca tanpa usaha yang tidak perlu.

Jika tulisan tangan anda jelas dan rakan anda suka menerima halaman tulisan tangan, menulis dengan tangan mungkin pilihan yang semula jadi. Namun, jangan anggap setiap rakan menghargai format yang sama. Soalan ringkas dan terus boleh menghilangkan keraguan: “Untuk surat kita, anda lebih suka halaman bertaip atau tulisan tangan?” Jika mereka berkata kedua-duanya boleh, beralih kepada pertimbangan praktikal dan bukannya cuba meneka pilihan tersembunyi mereka.

Penyelidikan tentang pilihan komunikasi menyokong pertimbangan konteks, walaupun tidak menetapkan peraturan untuk surat persahabatan peribadi. Satu kajian penerokaan meminta pekerja di sebuah tapak perindustrian di Kanada memilih format bagi mesej tempat kerja hipotetikal. Pilihan berbeza-beza mengikut faktor seperti panjang dan kerumitan mesej, tugasan serta reaksi yang dijangkakan. Dapatan itu berkaitan senario tempat kerja, jadi ia tidak dapat memberitahu anda pilihan rakan anda; namun, dapatan tersebut menunjukkan sebab pemilihan format boleh bergantung pada mesej dan penerimanya. Reinsch dan Beswick, “Pilihan untuk Menghantar Mesej yang Diproses dengan Pemproses Kata berbanding Tulisan Tangan”

Untuk nota ringkas atau beberapa halaman, tulisan tangan mungkin mudah diurus jika anda dapat memastikan barisnya jelas dan halaman tersusun. Bagi surat yang jauh lebih panjang, menaip boleh menjadikan kerja fizikal lebih mudah dan memberi ruang untuk menyusun perenggan dengan jelas. Ini kecenderungan praktikal, bukannya peraturan: penulis yang sudah biasa mungkin lebih suka menulis beberapa halaman dengan tangan, manakala orang lain mungkin berasa janggal menulis walaupun nota yang pendek.

Pertimbangkan panjang surat yang benar-benar anda jangka akan dihantar, bukan versi surat yang anda bayangkan. Jika anda mempunyai beberapa cerita untuk dikongsi, tulis secukupnya supaya mesej itu lengkap, kemudian pilih format yang membolehkan anda menyiapkannya dengan selesa. Anda juga boleh membahagikan mesej panjang kepada beberapa halaman dan menggunakan pemisah perenggan yang jelas dalam mana-mana format. Bilangan halaman sahaja tidak menentukan pilihan; kebolehbacaan dan keselesaan anda juga penting.

Panduan membuat keputusan yang berguna ialah bertanya dua soalan: Berapa panjang agaknya surat ini, dan bolehkah saya menghasilkan sebanyak itu halaman yang mudah dibaca tanpa menjadikan prosesnya satu beban? Jika jawapan kepada soalan kedua ialah tidak, menaip ialah pilihan yang munasabah. Jika surat itu ringkas dan menulis tangan terasa mudah, tidak banyak sebab untuk menambah langkah mencetak melainkan anda atau rakan anda lebih suka halaman bertaip.

Menaip sangat sesuai jika anda merancang untuk menyusun semula cerita, meneliti semula pilihan kata atau membuat beberapa suntingan sebelum mencetak. Pada komputer, anda boleh mengalihkan perenggan dan membetulkan ayat tanpa menulis semula seluruh halaman. Fleksibiliti ini boleh membantu apabila mesej mempunyai beberapa bahagian dan anda mahu memastikan susunannya masuk akal.

Aliran kerja mudah untuk surat bertaip ialah menyediakan draf mesej, membacanya semula untuk mencari konteks yang tertinggal atau perkara berulang, membuat perubahan yang diperlukan, kemudian mencetak versi akhir. Namun, jika pencetak atau komputer tidak mudah diakses, kelebihan ini mungkin tiada. Format itu sepatutnya sesuai dengan peralatan yang benar-benar boleh anda gunakan, termasuk akses kepada pencetak dan kertas.

Semakan semula bukan hanya untuk tulisan bertaip. Panduan Purdue OWL menerangkan bahawa semakan semula memberi peluang untuk menyusun semula idea, menambah maklumat yang diperlukan, membuang bahan yang tidak relevan dan menjelaskan ayat; panduan itu juga mencadangkan supaya draf diketepikan seketika sebelum disemak semula. Anda boleh menggunakan pendekatan yang sama untuk surat tulisan tangan dengan merancang susunannya terlebih dahulu, menulis draf kasar pada kertas lebihan atau meninggalkan ruang untuk perubahan. Purdue OWL, “Langkah-langkah untuk Menyemak Semula”

Pilihannya bukan antara menyunting dengan langsung tidak menyunting. Sebaliknya, fikirkan sebanyak mana suntingan yang anda jangkakan dan kaedah yang paling memudahkannya. Jika biasanya anda sudah tahu perkara yang ingin dikatakan dan lebih suka menulis terus pada halaman, tulisan tangan mungkin sesuai. Jika anda cenderung mengalihkan ayat semasa menulis, menaip boleh mengelakkan anda daripada menyalin semula keseluruhan surat.

Menulis tangan memerlukan pen atau pensel, kertas dan tempat yang selesa untuk menulis. Menaip memerlukan peranti dan, untuk surat kertas yang dicetak, akses kepada pencetak dan kertas. Semak keperluan asas ini sebelum memilih format. Jika pencetak tidak tersedia atau dokumen belum siap, memilih halaman bertaip boleh menambah langkah dan melambatkan penyediaan surat. Jika anda jauh daripada papan kekunci tetapi mempunyai kertas, menulis tangan mungkin lebih mudah.

Fikirkan juga sama ada peralatan itu membantu anda menghasilkan halaman yang kemas. Untuk menaip, pilih saiz fon yang mudah dibaca dan tinggalkan ruang yang cukup antara perenggan. Untuk tulisan tangan, gunakan pen yang mengalir dengan baik, tinggalkan ruang antara baris dan elakkan menyumbat perkataan tambahan ke dalam margin. Melihat sepintas lalu pada satu perenggan contoh boleh menunjukkan sama ada teks itu jelas dibaca sebelum anda menulis atau mencetak seluruh surat.

Jika anda tidak pasti, uji persediaan itu pada satu halaman. Untuk surat bertaip, cetak contoh dan semak saiz serta jaraknya pada kertas. Untuk surat tulisan tangan, tulis beberapa baris pada kadar dan saiz yang anda jangka akan digunakan. Tujuan ujian itu hanyalah untuk memastikan halaman selesa dibaca dan prosesnya terasa mudah diurus.

Jika rakan anda sudah menyatakan pilihan, jadikannya panduan paling jelas selagi format itu praktikal untuk anda. Jika mereka suka surat tulisan tangan dan tulisan anda mudah dibaca, tulisan tangan mungkin pilihan mudah untuk mesej ringkas. Jika mereka lebih suka halaman bertaip atau sukar membaca tulisan tangan anda, menaip adalah munasabah jika anda boleh mencetaknya.

Jika pilihan anda berbeza, bincangkan rutin yang sesuai. Anda boleh menggunakan format pilihan masing-masing atau memilih format yang sesuai untuk surat seterusnya. Cadangan itu ialah kompromi praktikal, bukannya kaedah yang telah diuji; yang penting, anda berdua tahu apa yang dijangkakan dan boleh menyatakan pilihan masing-masing.

Jangan anggap format sebagai bukti perasaan seorang rakan. Halaman bertaip tidak bermakna pengirim kurang mengambil berat, dan halaman tulisan tangan tidak membuktikan hubungan yang lebih rapat atau usaha yang lebih besar. Surat yang penuh perhatian ialah surat yang menyampaikan perkara yang ingin dikongsi oleh penulis dalam bentuk yang selesa dibaca oleh penerima. Bukti yang ada di sini tidak menyokong penggunaan tulisan tangan atau taipan sebagai ukuran persahabatan.

Gunakan urutan ini jika anda masih belum membuat keputusan:

Urutan ini ialah panduan membuat keputusan berdasarkan faktor praktikal di atas, bukannya sistem pemarkahan yang diuji melalui penyelidikan. Urutan ini mengelakkan satu ciri yang menarik—seperti pilihan terhadap tulisan tangan—daripada mengatasi keperluan yang lebih mendesak seperti kebolehbacaan atau akses kepada pencetak.

Anda tidak perlu menetapkan satu format untuk setiap surat dalam perhubungan surat-menyurat yang berterusan. Maklumat ringkas mungkin mudah ditulis tangan, manakala surat yang lebih panjang dan perlu disusun semula mungkin lebih mudah ditaip. Anda juga boleh menilai semula pilihan itu jika pilihan salah seorang berubah atau peralatan yang tersedia berubah. Format itu membantu pertukaran mesej; ia tidak perlu menjadi kebiasaan tetap.

Jika anda mahu membuat pilihan bersama, ajukan soalan ringkas yang khusus kepada surat yang biasa anda kongsi: “Adakah anda lebih suka saya terus menulis surat ini dengan tangan, atau halaman bertaip lebih mudah dibaca?” Kemudian ikut jawapannya jika sesuai dengan keadaan anda. Jika kedua-dua format boleh diterima, buat pilihan berdasarkan panjang surat seterusnya, keperluan penyuntingan dan peralatan yang tersedia.

Dalam praktiknya, pilihan terbaik ialah format yang menghasilkan surat kertas yang mudah dibaca, mudah diurus oleh penulis dan sesuai dengan pilihan yang dinyatakan oleh penerima. Gunakan tulisan tangan apabila memenuhi syarat tersebut; gunakan taipan apabila lebih sesuai. Kedua-dua format boleh menyampaikan mesej yang sama antara rakan.