Een index toevoegen aan een notitieboek zonder paginanummers
Als je notitieboek al vol staat met nuttige aantekeningen, maar geen paginanummers heeft, kun je het toch doorzoekbaar maken. Kies een nummeringssysteem, markeer de pagina’s met aantekeningen en maak vervolgens een korte index die elk onderwerp naar de bijbehorende pagina of pagina’s verwijst. Begin met een kleine reeks en controleer of je vermeldingen kunt terugvinden voordat je het hele notitieboek nummert. Deze gids gaat over het ordenen van een bestaand papieren notitieboek; een nieuw ontwerp voor een notitiesysteem of het indexeren van boeken voor publicatie komt niet aan bod.
Bepaal eerst hoe je een aantekening wilt terugvinden
Er zijn twee praktische manieren om achteraf een index toe te voegen. De beste keuze hangt ervan af of je het notitieboek wilt nummeren of de pagina’s liever ongemoeid laat.
Voeg paginanummers toe en maak een trefwoordenindex. Geef elke beschreven pagina een nummer en noteer vervolgens nuttige onderwerpen in een index voorin of achterin. Dit werkt goed als je een onderwerp wilt terugvinden zonder het notitieboek door te bladeren. De officiële Bullet Journal-gids beschrijft een index met onderwerpen en paginanummers en raadt aan die bij te werken wanneer je verzamelingen aanmaakt (Bullet Journal, “The Basics of Bullet Journal Indexes and Ways to Modify It”).
Laat de pagina’s ongenummerd en markeer de hoeken. Schrijf op elke relevante pagina op dezelfde plek in de hoek een kort onderwerp, blader vervolgens door het notitieboek en scan die labels wanneer je iets zoekt. Dezelfde gids beschrijft schrijven in de hoeken als een optie voor notitieboeken zonder genummerde pagina’s. Zo hoef je de pagina’s niet te nummeren, maar moet je bij het zoeken de labels in het notitieboek visueel scannen in plaats van een paginaverwijzing te raadplegen.
Voor de meeste notitieboeken met verspreide onderwerpen is het praktischer om de beschreven pagina’s te nummeren en een index bij te houden. Als je liever geen markeringen op de pagina’s zet, gebruik dan labels in de hoeken of combineer die met een korte index op een los briefje of kaartje.
Bepaal een nummeringsregel voordat je begint
Achteraf nummeren kan verwarrend worden als nummers in verschillende delen van het notitieboek iets anders betekenen. Bepaal wat als een pagina telt en houd je overal aan die regel. Een eenvoudige aanpak is om elke beschreven zijde apart te nummeren, te beginnen bij de eerste pagina met aantekeningen. Laat lege zijden ongenummerd. Als je aantekeningen over beide zijden van een open notitieboek verspreid staan, nummer dan de zijden afzonderlijk en noteer de zijde waar het relevante materiaal begint.
Je kunt ook elke fysieke paginazijde waarnaar je mogelijk wilt verwijzen nummeren, ook lege zijden. Zo kun je een verwijzing makkelijk vinden door vanaf het begin te tellen, maar het kost meer tijd en lege ruimte kan de index minder compact maken. Beide aanpakken werken; noteer de regel bovenaan de index, zodat je onthoudt hoe de nummers zijn toegekend.
Kies een onopvallende plek voor de nummers, bijvoorbeeld een onderste buitenhoek, en gebruik een potlood of pen die de aantekeningen niet onleesbaar maakt. Als je niet zeker weet hoe een markering eruitziet, probeer het dan eerst op één pagina. Nummer de omslag niet en voeg geen eerste ‘pagina 1’ toe zonder te bepalen wat die betekent: een duidelijk beginpunt is belangrijker dan een bepaalde conventie.
Nummer het notitieboek in behapbare delen
Een voorbeeld: stel dat een notitieboek drie beschreven zijden over kamerplanten heeft, met aantekeningen op zijden 1, 5 en 6 volgens jouw nummeringsregel. Een indexvermelding kan luiden: ‘Kamerplanten — 1, 5–6.’ Een bereik is handig als de pagina’s op elkaar volgen; gebruik losse nummers als de verwante aantekeningen verspreid staan. Deze voorbeeldnummers zijn ter illustratie en vormen geen voorgeschreven indeling.
Sla het notitieboek open bij de eerste pagina met aantekeningen. Bepaal of de binnenkant van de omslag, lege pagina’s voorin of ander ongenummerd materiaal volgens jouw regel meetelt. Begin voor een eenvoudige aanpassing bij de eerste beschreven pagina en noteer die keuze in de index.
Werk het notitieboek in volgorde door. Zet volgens je gekozen regel het volgende nummer op elke beschreven zijde. Nummer beide zijden afzonderlijk als je naar allebei wilt kunnen verwijzen. Is een pagina helemaal leeg en tellen lege pagina’s volgens jouw regel niet mee, sla die dan over.
Voeg gaandeweg een korte vindhulp toe. Noteer naast elk nummer een of twee woorden over het hoofdonderwerp van de pagina, in een tijdelijke lijst of rechtstreeks in de index. Als je dit tijdens het nummeren doet, hoef je later minder snel op je stappen terug te komen.
Pauzeer na een kort gedeelte. Kies een onderwerp uit dat gedeelte, raadpleeg je vindhulp en zoek de pagina. Lukt dat niet snel, controleer dan de nummeringsregel en eventuele overgeslagen pagina’s voordat je verdergaat.
Maak een index die bij het notitieboek past
Gebruik een paar pagina’s voorin of achterin, of een losse kaart als het notitieboek al vol staat. Geef het gedeelte een duidelijke titel, zoals Index, en noteer op elke regel een onderwerp met de bijbehorende paginaverwijzingen. Kies bij voorkeur een specifiek label dat je over een paar maanden nog begrijpt. ‘Tuin’ kan volstaan in een klein notitieboek; ‘Kamerplanten—water geven’ is nuttiger als je ook aantekeningen over tuinieren buiten hebt.
Begin met onderwerpen die je later weer wilt kunnen vinden: terugkerende projecten, instructies, beslissingen, naslaginformatie of ideeën waar je op wilt terugkomen. Je hoeft niet elke gedateerde notitie te indexeren. Ook de Bullet Journal-gids raadt aan verzamelingen toe te voegen en specifieke indexlabels te gebruiken, en merkt op dat gewone dagelijkse logboeken niet allemaal hoeven te worden vermeld. Het nuttige uitgangspunt is om op te nemen waar je waarschijnlijk naar zult zoeken, in plaats van van elke pagina nog een indexvermelding te maken.
Als een pagina meer dan één nuttig onderwerp bevat, kun je beide onderwerpen met hetzelfde paginanummer in de index opnemen of een korte kruisverwijzing gebruiken. Bijvoorbeeld:
De tabel is alleen een voorbeeld van een indeling. Een handgeschreven lijst werkt net zo goed als de onderwerpen en paginaverwijzingen leesbaar zijn.
Kamerplanten — water geven: pagina 5
Kamerplanten — benodigdheden: pagina 5, 12
Reparaties — keukenkraan: pagina 9–10
Verspreide aantekeningen, correcties en volle indexpagina’s beheren
Verwante aantekeningen hoeven niet naast elkaar te staan. Als hetzelfde onderwerp later terugkomt, voeg je het nieuwe paginanummer toe aan de bestaande indexvermelding. Een notitieboekeigenaar beschrijft een geïndexeerd systeem met onderwerppagina’s op verschillende plekken in een notitieboek, waaraan zo nodig nieuwe pagina’s onder hetzelfde onderwerp worden toegevoegd (Josh Thompson, “How I take notes, AKA ‘Add an Index to Your Notebook’”). Dat is een praktisch voorbeeld, geen universele regel: gebruik deze aanpak als je onderwerpen wilt kunnen terugvinden en houd je notitieboek chronologisch als dat voor je werk nuttiger is.
Als je een nummeringsfout ontdekt, corrigeer dan de betreffende verwijzingen en houd je daarna aan de gekozen regel. Als je lege pagina’s hebt overgeslagen, besluit dan niet halverwege alsnog om ze mee te tellen. Is een indexpagina vol, ga dan verder op de volgende beschikbare indexpagina en schrijf onderaan de oude pagina ‘vervolg op pagina…’. De Bullet Journal-gids raadt ook aan om de index op een andere beschikbare pagina voort te zetten als de ruimte op is.
Bij een volle index kun je vermeldingen groeperen onder een paar brede onderwerpen, zoals werk, thuis of projecten, of bepaalde labels markeren met een eenvoudig symbool. De Bullet Journal-gids noemt aparte indexen, het opdelen van indexruimte en markeringen als optionele variaties. Voeg alleen een indeling toe als die je helpt kiezen waar je moet zoeken; een uitgebreide kleurcode of alfabetisch systeem kost mogelijk meer onderhoud dan een korte lijst als het notitieboek maar een bescheiden aantal onderwerpen bevat.
Houd de index actueel en gebruiksvriendelijk
Noteer het onderwerp en paginanummer voordat je het notitieboek sluit, wanneer je er een nieuw, omvangrijk gedeelte aan toevoegt. Zorg dat je het label vanuit je eigen perspectief kunt terugvinden: kies het woord waaraan je zelf zou denken als je de aantekening zoekt. Als je onder twee waarschijnlijke termen zou kunnen zoeken, voeg dan een kruisverwijzing toe, zoals ‘Planten—zie ook Kamerplanten’.
Probeer het systeem met drie echte zoekopdrachten: een recente aantekening, een oudere aantekening en een onderwerp dat op meerdere plekken voorkomt. Als je telkens de juiste pagina’s vindt, doet de index zijn werk. Zoek je steeds onder andere labels, pas de bewoording dan aan je gewoonten aan. Is het notitieboek doorbladeren makkelijker dan de index raadplegen, dan zijn labels in de hoeken misschien alles wat je nodig hebt. Deze kleine test is een bruikbare redactionele controle en geen bewering dat één indexmethode voor elk notitieboek geschikt is.
Een eenvoudige routine om het te blijven gebruiken
Pas voor een notitieboek dat al in gebruik is de beschreven pagina’s in volgorde aan, noteer de onderwerpen die je waarschijnlijk weer nodig hebt en leg duidelijk vast hoe de paginanummers werken. Voeg voortaan een nummer en indexvermelding toe zodra je een nuttig nieuw gedeelte begint. Houd vermeldingen kort, laat terugkerende onderwerpen naar meerdere pagina’s verwijzen en zet de index elders voort als hij vol is.
Het doel is een betrouwbare weg van een vraag in je hoofd naar een plek in het notitieboek. Een eenvoudige lijst met duidelijke onderwerpen en kloppende verwijzingen is voldoende; versierde indelingen en volledige dekking zijn optioneel.