Så hanterar du konflikter i projektteamet: från motstridiga ståndpunkter tillbaka till problemlösning
När ett projektteam grälar om vad som kan levereras bör ni återgå till den nuvarande överenskommelsen innan ni ber någon att kompromissa. Identifiera det utlovade resultatet, datumet, tillgängliga personer och underlaget för den omtvistade uppskattningen. Skilj sedan mellan en fråga som behöver undersökas och ett val som kräver ett beslut av en behörig person. En uppmaning att ”samarbeta bättre” skapar inte kapacitet som saknas.
Det här tillvägagångssättet är användbart när en meningsskiljaktighet påverkar ett konkret projektåtagande. Det fokuserar på arbetet som måste förändras, inte på någons personlighet. Resultatet kan bli en ändrad omfattning, en annan ordningsföljd eller ett tydligt avslag på en ändring som saknar stöd; det behöver inte vara en kompromiss mitt emellan två ursprungliga krav.
Ställ den omtvistade ändringen bredvid det befintliga åtagandet
Föreställ dig ett litet team som förbereder en demonstration för en intern workshop. Den överenskomna demonstrationen omfattar tre funktioner. Någon begär nu en fjärde, medan personen som förbereder den säger att den befintliga tiden för granskning då försvinner. Det här är ett illustrativt exempel. Innan ni diskuterar inställningar bör ni ta reda på den aktuella omfattningen och det fastställda datumet för workshopen. Kontrollera om den nya funktionen redan har utlovats eller om det verkligen är en ny begäran.
Beskriv skillnaden med enkla ord: en ytterligare funktion, arbetet den verkar kräva och granskningsaktiviteten den kan påverka. Presentera inte en obekräftad uppskattning som ett faktum. Om två personer utgår från olika versioner av omfattningen bör ni först fastställa vilken version som gäller innan ni förhandlar fram en lösning. Annars kan det verka som att de är oense om arbetsinsatsen när de i själva verket planerar olika leveranser.
Fråga vilket projektvillkor varje ståndpunkt ska värna
”Ta med den nu” kan värna ett mål med workshopen; ”lämna den utanför” kan värna en nödvändig granskning. Fråga vad deltagarna måste kunna se eller göra och vilka kontroller som fortfarande krävs. En önskan om en mer imponerande demonstration skiljer sig från ett bekräftat behov hos deltagarna. En allmän oro för att något ska ta för lång tid skiljer sig från en uppskattning som bygger på identifierade arbetsuppgifter.
Harvards Program on Negotiation skiljer mellan underliggande intressen och uttalade ståndpunkter och rekommenderar att man använder objektiva kriterier. Tillämpa den principen här på projektets eget överenskomna resultat och tillgängliga underlag. Dra inga slutsatser om någons motiv och hävda inte att du talar för ett gemensamt mål. Be personen bekräfta om din beskrivning motsvarar det villkor hen försöker värna.
Skilj teknisk osäkerhet från ett beslut om omfattningen
Om den omtvistade frågan är huruvida en befintlig komponent kan hantera den extra funktionen bör ni komma överens om en avgränsad kontroll med en namngiven ansvarig, en avsatt tidsram och ett observerbart resultat. Kontrollera till exempel den relevanta komponenten i stället för att bygga hela den föreslagna funktionen. Bestäm i förväg vilka resultat som skulle göra alternativet genomförbart och vilken osäkerhet som skulle kvarstå efteråt.
Om alla redan vet att det extra arbetet överskrider den tillgängliga tiden kanske mer teknisk diskussion inte löser något. Valet gäller omfattning, tidplan eller kapacitet. På samma sätt innebär en lyckad mindre kontroll inte att det extra arbetet automatiskt godkänns. Den ger bara underlag till personen som ansvarar för projektbeslutet.
Samma åtskillnad gäller när ingen har begärt något tillägg. Anta att två kollegor rekommenderar olika sätt att ta fram ett redan överenskommet resultat. Jämför deras antaganden om samma indata, driftsförhållanden och acceptanskriterier. Be var och en ange en observation som skulle kunna motsäga den metod hen föredrar. En avgränsad jämförelse kan visa att en uppskattning utelämnade ett beroende eller utgick från andra förhållanden. Dokumentera vad som kontrollerades och vad som fortfarande är okänt; välj inte en metod enbart för att dess förespråkare är mer senior.
Jämför konsekvenserna för hela projektet
Överväg alternativ som faktiskt står till buds: behåll den ursprungliga demonstrationen, byt ut en överenskommen funktion mot den efterfrågade om ansvarig person tillåter det, eller flytta det extra arbetet till ett senare tillfälle. För varje alternativ bör ni identifiera hur förberedelser, granskning, material och personer påverkas. En till synes liten ändring kan skapa arbete för någon som inte är med på mötet, så fråga den personen innan ni lovar något för hens räkning.
Atlassians Project Trade-Off Analysis undersöker faktorer som omfattning, tid, kostnad, kvalitet och risk, och frågar vilka som är mest flexibla. Den rekommenderar också att man omprövar prioriteringar när ny information kommer fram. Du kan använda de frågorna utan att ta över hela dess workshopupplägg. En obligatorisk kontroll blir inte valfri bara för att en annan faktor är svår att ändra.
Avsluta meningsskiljaktigheten med ett beslut som går att genomföra
Använd den befintliga beslutsordningen. Presentera det aktuella åtagandet, verifierade resultat, olösta antaganden och konsekvenserna av de genomförbara alternativen. Om teamet inte kan ändra datumet för workshopen eller tilldela ytterligare en person bör ni säga det. Dokumentera den valda lösningen, vem som ska utföra varje ändrad uppgift och vilken tidigare instruktion den ersätter. Bekräfta att berörda kollegor kan arbeta utifrån den nya lösningen.
En diskussion från PON om förhandlingsteam skiljer mellan oenighet om uppgiften och personangrepp; sammanhanget visar inte att konflikter alltid förbättrar projekt. Håll diskussionen fokuserad på det här åtagandet. Efter nästa relevanta kontroll bör ni se om den valda lösningen bevarade det nödvändiga resultatet och om något antagande visade sig vara fel. Ta vid behov upp det specifika beslutet igen i stället för att se det tidigare samtalet som en permanent dom över någons pålitlighet.