घर और दफ़्तर के बीच काम करते समय स्थान-निर्भर कार्यों को कैसे चिह्नित करें

किसी कार्य को वास्तव में स्थान-निर्भर क्या बनाता है?

पूछें: "यदि मैं अभी दूसरे स्थान पर होता, तो क्या मैं अपने पास मौजूद साधनों और पहुंच के साथ इस अगली कार्रवाई को पूरा कर सकता था?" यदि हाँ, तो कार्य लचीला है। यदि नहीं, तो उस स्थान को चिह्नित करें जहाँ वह चीज़ मौजूद है जिसकी कमी है। यह संदर्भ-आधारित कार्य सूचियों (कंटेक्स्ट-बेस्ड टास्क लिस्ट्स) का एक व्यावहारिक अनुकूलन है, जो कार्यों को उन्हें करने के लिए आवश्यक लोगों, स्थानों और उपकरणों से जोड़ती हैं। Getting Things Done’s guide to context lists

उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट अपडेट का मसौदा तैयार करना" संभवतः लचीला है यदि दस्तावेज़ आपके लैपटॉप पर दोनों स्थानों से उपलब्ध है। "हस्ताक्षर किए गए काग़ज़ी फॉर्म को स्कैन करना" दफ़्तर-निर्भर है यदि फॉर्म और स्कैनर दफ़्तर में हैं। "मुद्रित प्रूफ की मूल प्रति से तुलना करना" घर-निर्भर है यदि मूल प्रति घर पर रखी है। कोई कार्य केवल इसलिए केवल-दफ़्तर का नहीं बन जाता क्योंकि वह काम है, और न ही केवल इसलिए केवल-घर का बन जाता है क्योंकि वहां ध्यान केंद्रित करना आसान है।

स्थान निर्धारित करने से पहले कार्रवाई को ठोस बनाएं। "रिपोर्ट समाप्त करें" में कई चरण छिपे हो सकते हैं: साझा की गई स्प्रेडशीट खोलना, मुद्रित आंकड़े की जांच करना, सारांश का मसौदा तैयार करना, और इसे किसी सहकर्मी को भेजना। यदि केवल मुद्रित प्रति की जांच के लिए दफ़्तर की आवश्यकता है, तो उसे अलग कर लें या स्पष्ट रूप से पहचानें; यदि बाद के चरण कहीं और हो सकते हैं तो पूरे परिणाम को केवल-दफ़्तर के रूप में लेबल न करें। Microsoft To Do का कार्य मार्गदर्शन भी चरणों को किसी बड़े कार्य को अधिक व्यावहारिक टुकड़ों में विभाजित करने के तरीके के रूप में मानता है। Microsoft’s instructions for task steps, notes, and tags

प्रत्येक वास्तविक बाधा के लिए एक-चिह्न परीक्षण का उपयोग करें

स्थान की शब्दावली को सीमित रखें: कई हाइब्रिड कर्मचारियों के लिए, दो चिह्न—घर और दफ़्तर—पर्याप्त हैं। कोई चिह्न केवल तभी जोड़ें जब वह उस दिन आपके द्वारा किए जा सकने वाले काम को बदलता हो। एक संक्षिप्त परीक्षण सूची को सटीक रखने में मदद करता है:

अगली भौतिक या डिजिटल कार्रवाई को एक क्रिया वाक्यांश में नाम दें: "काग़ज़ी प्रति पर हस्ताक्षर करें," "साझा स्प्रेडशीट को अपडेट करें," या "दफ़्तर के प्रिंटर का परीक्षण करें।"

विशिष्ट निर्भरता की पहचान करें: काग़ज़ी मूल प्रति, केवल-दफ़्तर उपकरण, स्थानीय फ़ाइल, या कोई सहकर्मी जो केवल व्यक्तिगत रूप से उपलब्ध हो।

पूछें कि क्या वह निर्भरता कहीं और ले जाई जा सकती है, दूरस्थ रूप से (रिमोटली) एक्सेस की जा सकती है, या किसी उपलब्ध समतुल्य चीज़ से बदली जा सकती है।

यदि ऐसा नहीं हो सकता, तो वह एकल स्थान चिह्न जोड़ें जो आपको बताता है कि कार्रवाई कहाँ संभव है। अन्यथा, इसे अचिह्नित छोड़ दें।

यह जानबूझकर बनाया गया एक न्यूनतम नियम है, हर कार्य को टैग करने की अनिवार्यता नहीं। Getting Things Done का संदर्भ मार्गदर्शन संदर्भों को उन उपकरणों, स्थानों और लोगों के संदर्भ में वर्णित करता है जिनकी कार्यों के लिए आवश्यकता होती है, और अधिक विस्तृत सूचियों को जोड़ने से पहले बुनियादी सूचियों से शुरुआत करने का सुझाव देता है। Getting started with context lists

स्थान को शेड्यूल, समय-सीमा (डेडलाइन) और प्राथमिकता से अलग करें

स्थान का चिह्न उत्तर देता है "मैं इसे कहाँ कर सकता हूँ?" एक तारीख उत्तर देती है "मैं इसे कब करने की योजना बना रहा हूँ?" एक समय-सीमा उत्तर देती है "इसे कब तक पूरा किया जाना चाहिए?" ये अलग-अलग तथ्य हैं। यदि कोई कार्य शुक्रवार तक पूरा होना चाहिए और इसके लिए दफ़्तर के प्रिंटर की आवश्यकता है, तो वास्तविक समय-सीमा और दफ़्तर पर निर्भरता दोनों को दर्ज करें। यदि आप पहले से जानते हैं कि आप गुरुवार को दफ़्तर में होंगे, तो आप कार्य को गुरुवार के लिए निर्धारित कर सकते हैं, लेकिन वह नियोजित तारीख उसकी समय-सीमा की जगह नहीं लेती है।

प्राथमिकता भी अलग होती है। आप घर पर लिखना पसंद कर सकते हैं, लेकिन यदि लेखन दफ़्तर में किया जा सकता है, तो यह अभी भी लचीला है। किसी पसंद को एक कड़ी बाध्यता मानना उस दिन उपयोगी काम को छिपा सकता है जब योजनाएं बदल जाती हैं। इसके विपरीत, जिस कार्य के लिए किसी विशेष भौतिक वस्तु की आवश्यकता होती है, वह स्थान-निर्भर ही रहता है, भले ही आप उसे कहीं और करना पसंद करते हों।

कभी-कभी भूगोल के बजाय पहुंच (एक्सेस) वास्तविक बाधा होती है। कोई फ़ाइल केवल दफ़्तर के वर्कस्टेशन के माध्यम से उपलब्ध हो सकती है या किसी वस्तु को सौंपने के लिए किसी व्यक्ति का उपस्थित होना आवश्यक हो सकता है। उस स्थिति में, स्थान को केवल तभी चिह्नित करें जब वह निर्भरता को विश्वसनीयता से दर्शाता हो; एक संक्षिप्त नोट जैसे "लॉक किए गए वर्कस्टेशन का उपयोग करें" किसी अस्पष्ट स्थान टैग की तुलना में अधिक स्पष्ट हो सकता है। यदि बाधा अस्थायी है, तो पहुंच बदलने पर चिह्न हटा दें।

चिह्नित कार्यों को ज्ञात घर और दफ़्तर के दिनों में व्यवस्थित करें

योजना बनाने की सीमा के रूप में अपने वास्तविक कार्य-स्थान कैलेंडर का उपयोग करें। जिस दिन आप दफ़्तर में रहने की उम्मीद करते हैं, उस दिन दफ़्तर-चिह्नित कार्यों को देखें और उन कार्यों को चुनें जो तैयार, सामयिक और संभव हैं। घर के दिनों में घर-चिह्नित कार्यों के लिए भी यही करें। लचीले कार्यों को दोनों सेटिंग्स के लिए दृश्यमान रखें। यह प्रत्येक कार्य-स्थान के लिए प्रत्येक कार्य की अलग प्रतियां बनाए बिना एक उपयोगी संक्षिप्त सूची तैयार करता है।

एक नमूना सप्ताह पर विचार करें जहाँ सोमवार और गुरुवार दफ़्तर के दिन हैं, जबकि मंगलवार, बुधवार और शुक्रवार घर के दिन हैं। सूची में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

कार्य: एक साझा प्रस्तुति (प्रेजेंटेशन) को अपडेट करें; चिह्न: कोई नहीं; कारण: फ़ाइल दोनों में से किसी भी स्थान पर उपलब्ध है।

कार्य: हस्ताक्षरित व्यय फॉर्म को स्कैन करें; चिह्न: दफ़्तर; कारण: काग़ज़ी फॉर्म और स्कैनर दफ़्तर में हैं।

कार्य: नमूना फ़ोल्डरों को छाँटें; चिह्न: घर; कारण: भौतिक फ़ोल्डर घर पर रखे हैं।

कार्य: किसी निर्णय के बारे में टीम के साथी से पूछें; चिह्न: दफ़्तर, यदि व्यक्तिगत चर्चा आवश्यक है; कारण: सहकर्मी दफ़्तर के दिन व्यक्तिगत रूप से उपलब्ध है।

कार्य: साझा डैशबोर्ड में एक संख्या की जांच करें; चिह्न: कोई नहीं; कारण: इसे किसी भी स्थान से जांचा जा सकता है।

सोमवार को, केवल-दफ़्तर वाले स्कैन और व्यक्तिगत प्रश्न को संभालें यदि वे देय हैं या तैयार हैं। मंगलवार को, फ़ोल्डर का कार्य घर पर उपलब्ध है। साझा प्रस्तुति किसी भी दिन की जा सकती है; प्राथमिकता, समय या बाकी कार्यभार के आधार पर चुनें। इस उदाहरण की तारीखें सांकेतिक हैं, कोई अनुशंसित शेड्यूल नहीं।

यदि नियोजित दफ़्तर का दिन बदल जाता है, तो भी वह चिह्न आपको बताता है कि क्या रुका हुआ है और क्या अभी भी संभव है। दफ़्तर-निर्भर कार्रवाई को अगले ज्ञात दफ़्तर के दिन पर ले जाएं या आवश्यक वस्तु तक पहुंच की व्यवस्था करें; इसे चुपचाप लचीले के रूप में पुनः वर्गीकृत न करें। नियत तारीख को दृश्यमान रखें ताकि व्यावहारिक समायोजन करने के लिए स्थान का टकराव पर्याप्त समय रहते स्पष्ट हो जाए।

ऐसा चिह्न चुनें जो आपकी कार्य सूची में उपयोगी बना रहे

[दफ़्तर] जैसा एक सादा टेक्स्ट उपसर्ग (प्रीफ़िक्स) या एक साधारण टैग ही काफी है। यदि आपका टास्क ऐप पहले से ही लेबल, टैग या नोट्स का समर्थन करता है, तो उस सबसे छोटी सुविधा का उपयोग करें जो बाधा को देखना आसान बनाती है। Microsoft To Do कार्य टैग का समर्थन करता है जिन्हें चुना या खोजा जा सकता है, जबकि Todoist लेबल को कार्यों को समूहीकृत करने के तरीके के रूप में और फ़िल्टर को लेबल और तारीखों जैसे मानदंडों के आधार पर कस्टम व्यू के रूप में वर्णित करता है। Microsoft To Do tags · Todoist labels and filters glossary

यदि दृश्यमान चिह्नों वाली एक सूची आपके लिए काम करती है, तो आपको घर और दफ़्तर के लिए अलग कार्य सूचियों की आवश्यकता नहीं है। यदि आप फ़िल्टर का उपयोग करते हैं, तो दफ़्तर-चिह्नित कार्यों का एक व्यू वहां पहुंचने पर मदद कर सकता है, लेकिन लचीली कार्रवाइयों को डिफ़ॉल्ट रूप से Anywhere टैग करने के बजाय अपनी सामान्य सूची में रखें। एक फ़िल्टर केवल वही जानकारी सामने ला सकता है जो आपने दर्ज की है; यह नहीं बता सकता कि कोई फ़ाइल, डिवाइस या व्यक्ति वास्तव में कहीं और अनुपलब्ध है या नहीं। Todoist का दस्तावेज़ीकरण बताता है कि इसके फ़िल्टर लेबल और तारीखों जैसे मानदंडों को कैसे जोड़ते हैं, जो इस प्रकार के व्यू का समर्थन कर सकता है यदि आप पहले से ही ऐप का उपयोग करते हैं। Todoist’s filter guide

स्थान-ट्रिगर अलर्ट स्थान चिह्न से एक अलग साधन है। उदाहरण के लिए, Apple Reminders आपको किसी स्थान पर पहुंचने या वहां से निकलने पर सूचित कर सकता है, जो भौगोलिक ट्रिगर से जुड़े रिमाइंडर के लिए उपयोगी है। ज्ञात घर और दफ़्तर के दिनों में सामान्य कार्य योजना के लिए, कार्य पर एक दृश्यमान चिह्न आमतौर पर किसी निर्भरता की पहचान करने और उस दिन के लिए काम चुनने का अधिक स्पष्ट तरीका है। Apple Support on Reminders

अंतर्निहित बाधा बदलने पर चिह्नों की समीक्षा करें

जब आप वस्तु को घर ले आएं, दूरस्थ पहुंच (रिमोट एक्सेस) प्राप्त कर लें, उपकरण बदल लें, या व्यक्तिगत रूप से सौंपने की आवश्यकता समाप्त हो जाए, तो चिह्न की दोबारा जांच करें। जब दूसरा स्थान उसी अगली कार्रवाई का समर्थन करने लगे, तो इसे हटा दें। यदि बहु-चरणीय कार्य में केवल एक चरण प्रतिबंधित है, तो चिह्न को बाकी काम को अवरुद्ध करने देने के बजाय उसी चरण पर रखें।

एक त्वरित साप्ताहिक समीक्षा पुराने स्थान चिह्नों को पकड़ सकती है: प्रत्येक चिह्नित कार्रवाई को पढ़ें, उस चीज़ का नाम बताएं जो स्थान को आवश्यक बनाती है, और पुष्टि करें कि वह अभी भी वहीं है या अभी भी कहीं और पहुंच से बाहर है। यदि आप किसी ठोस निर्भरता का नाम नहीं बता सकते हैं, तो चिह्न हटा दें या वास्तव में क्या आवश्यक है यह प्रकट करने के लिए कार्रवाई को फिर से लिखें। इसका उद्देश्य अगले विकल्प को आसान बनाना है: चिह्नित कार्य दिखाते हैं कि आज का स्थान क्या सक्षम बनाता है, और अचिह्नित कार्य उपलब्ध रहते हैं चाहे आप कहीं भी काम करें।

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