Jak oznaczać zadania zależne od miejsca, gdy pracujesz na zmianę w domu i w biurze

Zapytaj: „Czy gdybym teraz był w innym miejscu, mógłbym wykonać ten następny krok przy użyciu dostępnych mi narzędzi i uprawnień?” Jeśli tak, zadanie jest elastyczne. Jeśli nie, oznacz miejsce, w którym znajduje się to, czego brakuje. To praktyczne zastosowanie list zadań opartych na kontekście, które przypisują działania do potrzebnych osób, miejsc i narzędzi. Przewodnik Getting Things Done po listach kontekstowych

Na przykład „przygotuj projekt aktualizacji” to prawdopodobnie zadanie elastyczne, jeśli dokument jest dostępny na laptopie w obu miejscach. „Zeskanuj podpisany formularz papierowy” zależy od biura, jeśli formularz i skaner znajdują się w biurze. „Porównaj wydruk próbny z oryginałem” zależy od domu, jeśli oryginał jest tam przechowywany. Zadanie nie staje się przeznaczone wyłącznie do biura tylko dlatego, że jest związane z pracą, ani przeznaczone wyłącznie do domu tylko dlatego, że łatwiej się tam skupić.

Zanim przypiszesz zadaniu miejsce, opisz konkretnie działanie. „Dokończ raport” może kryć w sobie kilka kroków: otwórz udostępniony arkusz kalkulacyjny, sprawdź wydrukowaną wartość, przygotuj podsumowanie i wyślij je współpracownikowi. Jeśli tylko sprawdzenie wydruku wymaga obecności w biurze, wyodrębnij ten krok lub wyraźnie go opisz. Nie oznaczaj całego zadania jako przeznaczonego wyłącznie do biura, jeśli kolejne kroki można wykonać gdzie indziej. Wskazówki Microsoft To Do dotyczące zadań również zalecają rozbijanie większych zadań na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki. Instrukcje Microsoft dotyczące kroków, notatek i tagów zadań

Ogranicz liczbę oznaczeń miejsc: dla wielu osób pracujących hybrydowo wystarczą dwa — Dom i Biuro. Dodaj oznaczenie tylko wtedy, gdy wpływa ono na to, co możesz zrobić danego dnia. Krótki test pomoże utrzymać listę w porządku:

Nazwij następne działanie fizyczne lub cyfrowe czasownikiem, na przykład: „podpisz papierową kopię”, „zaktualizuj udostępniony arkusz kalkulacyjny” lub „przetestuj biurową drukarkę”.

Wskaż konkretną zależność: papierowy oryginał, sprzęt dostępny tylko w biurze, plik lokalny albo współpracownika, z którym możesz porozmawiać wyłącznie osobiście.

Zastanów się, czy dana rzecz może zostać przeniesiona, udostępniona zdalnie lub zastąpiona dostępnym odpowiednikiem.

Jeśli nie, dodaj jedno oznaczenie miejsca, które wskaże, gdzie można wykonać działanie. W przeciwnym razie nie dodawaj oznaczenia.

To celowo prosta zasada, a nie wymóg oznaczania każdego zadania. Wskazówki Getting Things Done opisują konteksty przez pryzmat narzędzi, miejsc i osób potrzebnych do wykonania działań oraz zalecają rozpoczęcie od podstawowych list, zanim doda się bardziej szczegółowe. Jak zacząć korzystać z list kontekstowych

Oznaczenie miejsca odpowiada na pytanie „gdzie mogę to zrobić?”. Data odpowiada na pytanie „kiedy planuję to zrobić?”. Termin odpowiada na pytanie „do kiedy trzeba to skończyć?”. To różne informacje. Jeśli zadanie trzeba ukończyć do piątku i wymaga ono biurowej drukarki, zapisz zarówno rzeczywisty termin, jak i zależność od biura. Jeśli wiesz już, że w czwartek będziesz w biurze, możesz zaplanować zadanie na ten dzień, ale zaplanowana data nie zastępuje terminu.

Preferencja to także coś innego. Możesz woleć pisać w domu, ale jeśli możesz to zrobić również w biurze, zadanie nadal jest elastyczne. Traktowanie preferencji jak twardego ograniczenia może sprawić, że przeoczysz przydatne zadania w dniu, gdy plany się zmienią. Z drugiej strony zadanie wymagające konkretnego przedmiotu pozostaje zależne od miejsca, nawet jeśli wolisz wykonać je gdzie indziej.

Czasem prawdziwym ograniczeniem jest dostęp, a nie położenie geograficzne. Plik może być dostępny tylko na biurowym komputerze albo do przekazania czegoś może być potrzebna czyjaś obecność. W takim przypadku oznacz miejsce tylko wtedy, gdy wiarygodnie wskazuje ono tę zależność. Zwięzła notatka, na przykład „użyj zablokowanej stacji roboczej”, może być jaśniejsza niż nieprecyzyjne oznaczenie miejsca. Jeśli ograniczenie jest tymczasowe, usuń oznaczenie, gdy dostęp się zmieni.

Planuj w oparciu o rzeczywisty kalendarz miejsc pracy. W dniu, w którym spodziewasz się być w biurze, przejrzyj zadania oznaczone jako biurowe i wybierz te, które są gotowe do wykonania, aktualne i wykonalne. Zrób to samo z zadaniami oznaczonymi jako domowe w dni pracy z domu. Zadania elastyczne pozostaw widoczne w obu przypadkach. Dzięki temu powstanie przydatna krótka lista bez tworzenia osobnych kopii każdego zadania dla każdego miejsca pracy.

Rozważ przykładowy tydzień, w którym w poniedziałek i czwartek pracujesz w biurze, a we wtorek, środę i piątek — w domu. Na liście mogą znaleźć się:

Zadanie: Zaktualizuj udostępnioną prezentację; Oznaczenie: Brak; Dlaczego: Plik jest dostępny w obu miejscach.

Zadanie: Zeskanuj podpisany formularz wydatków; Oznaczenie: Biuro; Dlaczego: Papierowy formularz i skaner znajdują się w biurze.

Zadanie: Posegreguj przykładowe foldery; Oznaczenie: Dom; Dlaczego: Fizyczne foldery są przechowywane w domu.

Zadanie: Zapytaj współpracownika o decyzję; Oznaczenie: Biuro, jeśli wymagana jest rozmowa osobista; Dlaczego: Współpracownik będzie dostępny osobiście w dniu pracy w biurze.

Zadanie: Sprawdź wartość we wspólnym panelu; Oznaczenie: Brak; Dlaczego: Można ją sprawdzić z obu miejsc.

W poniedziałek zajmij się skanowaniem dostępnym wyłącznie w biurze oraz pytaniem wymagającym rozmowy osobistej, jeśli te zadania są już aktualne lub gotowe. We wtorek możesz zająć się folderami w domu. Udostępnioną prezentację możesz przygotować w dowolnym z tych dni. Wybierz dzień w zależności od priorytetu, ilości czasu lub pozostałych obowiązków. Daty w tym przykładzie są orientacyjne i nie stanowią zalecanego harmonogramu.

Jeśli planowany dzień pracy w biurze się zmieni, oznaczenie nadal pokaże, co jest zablokowane, a co można zrobić. Przenieś działanie zależne od biura na najbliższy znany dzień pracy w biurze albo zorganizuj dostęp do potrzebnego przedmiotu. Nie zmieniaj po cichu jego klasyfikacji na elastyczną. Termin pozostaw widoczny, by odpowiednio wcześnie zauważyć konflikt związany z miejscem i wprowadzić praktyczną zmianę.

Wystarczy zwykły prefiks tekstowy, taki jak [Office], albo proste oznaczenie. Jeśli Twoja aplikacja do zadań obsługuje już etykiety, tagi lub notatki, użyj najmniejszej funkcji, dzięki której ograniczenie będzie łatwo zauważyć. W Microsoft To Do można wybierać tagi zadań lub je wyszukiwać, a Todoist opisuje etykiety jako sposób grupowania zadań, a filtry jako niestandardowe widoki oparte na kryteriach takich jak etykiety i daty. Tagi w Microsoft To Do · Glosariusz etykiet i filtrów Todoist

Nie potrzebujesz osobnych list zadań dla domu i biura, jeśli wystarczy Ci jedna lista z widocznymi oznaczeniami. Jeśli korzystasz z filtrów, widok zadań oznaczonych jako biurowe może się przydać po przyjściu do biura. Zadania elastyczne pozostaw jednak na zwykłej liście, zamiast domyślnie oznaczać je jako „Gdziekolwiek”. Filtr może wyświetlić tylko podane przez Ciebie informacje. Nie ustali, czy plik, urządzenie lub osoba są rzeczywiście niedostępne w innym miejscu. Dokumentacja Todoist wyjaśnia, jak filtry łączą kryteria, takie jak etykiety i daty. Jeśli już korzystasz z tej aplikacji, możesz utworzyć taki widok. Przewodnik po filtrach Todoist

Powiadomienie uruchamiane lokalizacją to inne narzędzie niż oznaczenie miejsca. Na przykład Apple Przypomnienia może powiadomić Cię, gdy dotrzesz do określonego miejsca lub je opuścisz. Przydaje się to w przypadku przypomnień powiązanych z lokalizacją geograficzną. Do zwykłego planowania pracy w znane dni pracy z domu i biura widoczne oznaczenie przy zadaniu zazwyczaj lepiej wskazuje zależność i pomaga wybrać zadania na dany dzień. Wsparcie Apple dotyczące aplikacji Przypomnienia

Sprawdź oznaczenie, gdy przyniesiesz przedmiot do domu, uzyskasz zdalny dostęp, zmienisz sprzęt lub przestanie być potrzebne osobiste przekazanie. Usuń je, gdy w drugim miejscu będzie można wykonać ten sam następny krok. Jeśli ograniczenie dotyczy tylko jednego kroku w wieloetapowym zadaniu, oznacz ten krok, zamiast blokować pozostałą pracę.

Krótki cotygodniowy przegląd pomoże wychwycić nieaktualne oznaczenia miejsc: przeczytaj opis każdego oznaczonego działania, nazwij rzecz, która sprawia, że potrzebne jest dane miejsce, i upewnij się, że nadal się tam znajduje lub nadal jest niedostępna gdzie indziej. Jeśli nie potrafisz wskazać konkretnej zależności, usuń oznaczenie lub przeredaguj opis, by ujawnić, czego naprawdę potrzeba. Chodzi o to, by ułatwić kolejny wybór: oznaczone zadania pokazują, co umożliwia dzisiejsze miejsce pracy, a nieoznaczone można wykonać w dowolnym miejscu.