Cara Menandai Tugas yang Terikat Lokasi Saat Anda Bergantian Antara Rumah dan Kantor
Jika Anda bekerja dari rumah pada hari-hari tertentu dan di kantor pada hari lainnya, tambahkan tanda lokasi hanya jika suatu tugas tidak dapat diselesaikan tanpa sesuatu yang spesifik di satu tempat: perangkat, berkas, arsip fisik, tindakan fisik, atau orang yang berada di sana. Biarkan tugas yang fleksibel tanpa tanda. Kemudian, gunakan hari-hari kerja di rumah dan di kantor yang sudah pasti untuk memilih kapan harus mengerjakan tugas yang ditandai tersebut, sambil tetap memisahkan tenggat waktu dari kendala tempat.
Apa yang membuat sebuah tugas benar-benar terikat lokasi?
Tanyakan: “Jika saya berada di lokasi lain saat ini, dapatkah saya menyelesaikan tindakan berikutnya ini dengan alat dan akses yang saya miliki?” Jika ya, tugas tersebut bersifat fleksibel. Jika tidak, tandai tempat di mana hal yang dibutuhkan tersebut berada. Ini adalah adaptasi praktis dari daftar tugas berbasis konteks, yang memetakan tindakan ke orang, tempat, dan alat yang diperlukan untuk melakukannya. Panduan Getting Things Done untuk daftar konteks
Sebagai contoh, “menyusun draf pembaruan proyek” kemungkinan besar bersifat fleksibel jika dokumen tersebut dapat diakses di laptop Anda dari kedua lokasi. “Memindai formulir cetak yang telah ditandatangani” bergantung pada kantor jika formulir dan pemindai berada di kantor. “Membandingkan bukti cetak dengan dokumen asli” bergantung pada rumah jika dokumen asli disimpan di rumah. Suatu tugas tidak menjadi khusus kantor hanya karena itu adalah pekerjaan, tidak pula menjadi khusus rumah hanya karena lebih mudah berkonsentrasi di sana.
Buat tindakannya menjadi konkret sebelum menetapkan suatu tempat. “Menyelesaikan laporan” mungkin memuat beberapa langkah: membuka spreadsheet bersama, memeriksa angka pada dokumen cetak, menyusun draf ringkasan, dan mengirimkannya ke rekan kerja. Jika hanya pemeriksaan dokumen cetak yang memerlukan kantor, pisahkan langkah tersebut atau identifikasi dengan jelas; jangan melabeli seluruh hasil akhir sebagai khusus kantor jika langkah-langkah selanjutnya dapat dilakukan di tempat lain. Panduan tugas Microsoft To Do juga memperlakukan langkah-langkah sebagai cara untuk memecah tugas yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih dapat ditindaklanjuti. Petunjuk Microsoft untuk langkah-langkah tugas, catatan, dan tag
Gunakan uji satu tanda untuk setiap kendala nyata
Buat kosakata lokasi sesedikit mungkin: bagi banyak pekerja hibrida, dua tanda—Rumah dan Kantor—sudah cukup. Tambahkan tanda hanya jika hal itu mengubah apa yang dapat Anda lakukan pada hari tersebut. Pengujian singkat membantu menjaga daftar tetap akurat:
Beri nama tindakan fisik atau digital berikutnya dalam frasa kata kerja: “menandatangani salinan fisik,” “memperbarui spreadsheet bersama,” atau “menguji printer kantor.”
Identifikasi dependensi spesifiknya: dokumen fisik asli, peralatan khusus kantor, berkas lokal, atau rekan kerja yang hanya bisa ditemui secara langsung.
Tanyakan apakah dependensi tersebut dapat dibawa bepergian, diakses dari jarak jauh, atau digantikan dengan padanan yang tersedia.
Jika tidak bisa, tambahkan satu tanda tempat yang memberi tahu Anda di mana tindakan tersebut menjadi mungkin dilakukan. Jika bisa, biarkan tanpa tanda.
Ini adalah aturan yang sengaja dibuat minimalis, bukan kewajiban untuk menandai setiap tugas. Panduan konteks Getting Things Done mendeskripsikan konteks berdasarkan alat, tempat, dan orang yang dibutuhkan oleh tindakan, serta menyarankan untuk memulai dengan daftar dasar sebelum menambahkan yang lebih terperinci. Memulai dengan daftar konteks
Bedakan tempat dari jadwal, tenggat waktu, dan preferensi
Tanda lokasi menjawab “di mana saya bisa melakukan ini?” Tanggal menjawab “kapan saya berencana melakukan ini?” Tenggat waktu menjawab “paling lambat kapan ini harus selesai?” Hal-hal ini adalah fakta yang berbeda. Jika suatu tugas harus diselesaikan pada hari Jumat dan membutuhkan printer kantor, catat tenggat waktu yang sebenarnya dan dependensi kantor tersebut. Jika Anda sudah tahu akan berada di kantor pada hari Kamis, Anda mungkin menjadwalkan tugas tersebut untuk hari Kamis, tetapi tanggal yang direncanakan itu tidak menggantikan tenggat waktunya.
Preferensi juga merupakan hal yang berbeda. Anda mungkin lebih suka menulis di rumah, tetapi jika penulisan tersebut dapat dilakukan di kantor, tugas itu tetap fleksibel. Memperlakukan preferensi sebagai kendala mutlak dapat menyembunyikan pekerjaan yang bermanfaat pada hari saat rencana berubah. Sebaliknya, tugas yang membutuhkan barang fisik tertentu tetap terikat lokasi meskipun Anda lebih suka mengerjakannya di tempat lain.
Terkadang akses, alih-alih letak geografis, adalah kendala yang sesungguhnya. Suatu berkas mungkin hanya tersedia melalui komputer workstation di kantor atau seseorang mungkin harus hadir langsung untuk serah terima. Dalam hal ini, tandai tempat hanya jika tempat tersebut secara andal merepresentasikan dependensinya; catatan ringkas seperti “gunakan workstation terkunci” mungkin lebih jelas daripada tag lokasi yang samar. Jika kendala tersebut bersifat sementara, hapus tanda tersebut saat akses berubah.
Sesuaikan tugas yang ditandai ke dalam hari kerja di rumah dan kantor yang sudah diketahui
Gunakan kalender lokasi kerja Anda yang sebenarnya sebagai batas perencanaan. Pada hari saat Anda dijadwalkan berada di kantor, pindai tugas-tugas yang bertanda Kantor dan pilih tugas yang sudah siap, tepat waktu, dan memungkinkan untuk dikerjakan. Lakukan hal yang sama untuk tugas-tugas bertanda Rumah pada hari-hari di rumah. Biarkan tugas yang fleksibel tetap terlihat untuk kedua pengaturan. Cara ini menghasilkan daftar singkat yang bermanfaat tanpa perlu membuat salinan terpisah dari setiap tugas untuk masing-masing lokasi kerja.
Bayangkan contoh satu minggu di mana hari Senin dan Kamis adalah hari kantor, sedangkan Selasa, Rabu, dan Jumat adalah hari rumah. Daftarnya mungkin berisi:
Tugas: Memperbarui presentasi bersama; Tanda: Tidak ada; Alasan: Berkas dapat diakses di kedua lokasi.
Tugas: Memindai formulir pengeluaran yang telah ditandatangani; Tanda: Kantor; Alasan: Formulir fisik dan pemindai berada di kantor.
Tugas: Menyortir folder sampel; Tanda: Rumah; Alasan: Folder fisik disimpan di rumah.
Tugas: Bertanya kepada rekan tim mengenai suatu keputusan; Tanda: Kantor, jika diskusi langsung diperlukan; Alasan: Rekan kerja tersebut dapat ditemui secara langsung pada hari kantor.
Tugas: Memeriksa angka di dasbor bersama; Tanda: Tidak ada; Alasan: Dapat diperiksa dari kedua lokasi.
Pada hari Senin, tangani pemindaian khusus kantor dan pertanyaan tatap muka jika sudah jatuh tempo atau siap dilakukan. Pada hari Selasa, tugas folder tersedia di rumah. Presentasi bersama dapat dilakukan pada hari mana pun; pilih berdasarkan prioritas, waktu, atau beban kerja lainnya. Tanggal-tanggal dalam contoh ini hanya bersifat ilustratif, bukan jadwal yang direkomendasikan.
Jika hari kantor yang direncanakan berubah, tanda tersebut tetap memberi tahu Anda apa yang terhalang dan apa yang masih memungkinkan untuk dikerjakan. Pindahkan tindakan yang bergantung pada kantor ke hari kantor berikutnya yang diketahui atau atur akses ke barang yang dibutuhkan; jangan diam-diam mengubah klasifikasinya menjadi fleksibel. Jaga agar tenggat waktu tetap terlihat sehingga benturan lokasi dapat terlihat cukup awal untuk melakukan penyesuaian praktis.
Pilih tanda yang tetap berguna dalam daftar tugas Anda
Awalan teks biasa seperti [Kantor] atau tag sederhana sudah cukup. Jika aplikasi tugas Anda sudah mendukung label, tag, atau catatan, gunakan fitur paling sederhana yang membuat kendala tersebut mudah dilihat. Microsoft To Do mendukung tag tugas yang dapat dipilih atau dicari, sementara Todoist mendeskripsikan label sebagai cara untuk mengelompokkan tugas dan filter sebagai tampilan khusus berdasarkan kriteria seperti label dan tanggal. Tag Microsoft To Do · Glosarium label dan filter Todoist
Anda tidak memerlukan daftar tugas terpisah untuk Rumah dan Kantor jika satu daftar dengan tanda yang jelas sudah berfungsi dengan baik untuk Anda. Jika Anda menggunakan filter, tampilan untuk tugas-tugas yang bertanda Kantor dapat membantu saat Anda tiba di sana, tetapi pertahankan tindakan yang fleksibel dalam daftar biasa Anda daripada menandainya sebagai Di Mana Saja secara default. Filter hanya dapat menampilkan informasi yang Anda masukkan; filter tidak dapat mengetahui apakah suatu berkas, perangkat, atau orang benar-benar tidak tersedia di tempat lain. Dokumentasi Todoist menjelaskan bagaimana filternya menggabungkan kriteria seperti label dan tanggal, yang dapat mendukung tampilan semacam ini jika Anda sudah menggunakan aplikasi tersebut. Panduan filter Todoist
Pengingat berbasis lokasi adalah alat yang berbeda dari tanda lokasi. Apple Reminders, misalnya, dapat memberi tahu Anda saat Anda tiba di atau meninggalkan suatu lokasi, yang berguna untuk pengingat yang terikat pada pemicu geografis. Untuk perencanaan kerja rutin di antara hari-hari rumah dan kantor yang sudah diketahui, tanda yang terlihat pada tugas biasanya merupakan cara yang lebih jelas untuk mengidentifikasi dependensi dan memilih pekerjaan untuk hari tersebut. Dukungan Apple untuk Reminders
Tinjau kembali tanda saat kendala yang mendasarinya berubah
Periksa kembali tanda ketika Anda membawa barang tersebut ke rumah, mendapatkan akses jarak jauh, mengganti peralatan, atau tidak lagi memerlukan serah terima langsung. Hapus tanda tersebut setelah lokasi lain dapat mendukung tindakan berikutnya yang sama. Jika hanya satu langkah dalam tugas multilangkah yang terbatas, pertahankan tanda hanya pada langkah tersebut daripada membiarkannya menghambat sisa pekerjaan lainnya.
Pemeriksaan singkat setiap minggu dapat mendeteksi tanda lokasi yang sudah usang: baca setiap tindakan yang ditandai, sebutkan hal yang membuat lokasi tersebut diperlukan, dan pastikan hal itu masih ada di sana atau masih tidak dapat diakses di tempat lain. Jika Anda tidak dapat menyebutkan dependensi yang konkret, hapus tandanya atau tulis ulang tindakannya untuk memperjelas apa yang sebenarnya dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk membuat pilihan berikutnya lebih mudah: tugas yang ditandai menunjukkan apa yang dimungkinkan oleh lokasi hari ini, dan tugas yang tidak ditandai tetap tersedia di mana pun Anda bekerja.