재택근무와 사무실 출근을 병행할 때 장소 종속적 작업을 표시하는 방법

어떤 작업이 진정으로 장소 종속적일까요?

다음과 같이 스스로에게 질문해 보세요. “지금 다른 장소에 있다면, 내가 가진 도구와 접근 권한만으로 이 다음 행동을 완료할 수 있을까?” 그렇다면 그 작업은 유연한 작업입니다. 아니라면, 부족한 것이 있는 장소를 표시하세요. 이는 작업을 수행하는 데 필요한 사람, 장소, 도구와 행동을 연결하는 맥락 기반 작업 목록의 실용적인 적용 방식입니다. Getting Things Done’s guide to context lists

예를 들어, “프로젝트 업데이트 초안 작성”은 두 장소 모두에서 노트북으로 문서에 접근할 수 있다면 유연한 작업일 가능성이 높습니다. “서명된 종이 양식 스캔”은 양식과 스캐너가 사무실에 있다면 사무실 종속적입니다. “인쇄된 교정본과 원본 비교”는 원본이 집에 보관되어 있다면 재택 종속적입니다. 단순히 업무라는 이유로 사무실 전용 작업이 되거나, 집중하기 더 편하다는 이유로 재택 전용 작업이 되는 것은 아닙니다.

장소를 지정하기 전에 행동을 구체화하세요. “보고서 완료하기”라는 작업 뒤에는 공유 스프레드시트 열기, 인쇄된 수치 확인하기, 요약 초안 작성하기, 동료에게 전송하기 등 여러 단계가 숨겨져 있을 수 있습니다. 인쇄물 확인 작업만 사무실에서 해야 한다면, 그 부분을 분리하거나 명확히 식별하세요. 후속 단계를 다른 곳에서 진행할 수 있다면 결과물 전체에 사무실 전용 라벨을 붙이지 마세요. Microsoft To Do의 작업 가이드에서도 큰 작업을 더 실행하기 쉬운 단위로 나누는 방법으로 하위 단계를 활용할 것을 권장합니다. Microsoft’s instructions for task steps, notes, and tags

각각의 실질적인 제약 조건에 단일 표시 테스트 적용하기

장소 표시 용어는 단순하게 유지하세요. 하이브리드 근무자의 대다수에게는 ‘집’과 ‘사무실’이라는 두 가지 표시로 충분합니다. 그 표시가 그날 할 수 있는 일을 바꿀 때만 추가하세요. 간단한 테스트를 거치면 목록을 정확하게 유지하는 데 도움이 됩니다:

다음 물리적 또는 디지털 행동을 동사 구문으로 명시합니다. 예: “종이 사본에 서명하기”, “공유 스프레드시트 업데이트하기”, “사무실 프린터 테스트하기”.

구체적인 종속 대상을 식별합니다. 예: 종이 원본, 사무실 전용 장비, 로컬 파일, 대면으로만 만날 수 있는 동료.

해당 종속 대상을 가지고 다닐 수 있는지, 원격으로 접근할 수 있는지, 혹은 다른 대체 수단으로 대체할 수 있는지 자문합니다.

불가능하다면 해당 행동이 가능해지는 단일 장소 표시를 추가합니다. 가능하다면 아무런 표시도 남기지 마세요.

이는 의도적으로 최소화한 규칙이며, 모든 작업에 태그를 지정해야 한다는 뜻은 아닙니다. Getting Things Done의 맥락 가이드에서는 맥락을 행동에 필요한 도구, 장소, 사람의 관점에서 설명하며, 더 세부적인 목록을 추가하기 전에 기본 목록부터 시작할 것을 권장합니다. Getting started with context lists

장소를 일정, 마감 기한, 선호도와 구분하기

장소 표시는 “어디서 할 수 있는가?”에 답합니다. 날짜는 “언제 할 계획인가?”에 답합니다. 마감 기한은 “언제까지 끝내야 하는가?”에 답합니다. 이들은 서로 다른 사실입니다. 어떤 작업을 금요일까지 끝내야 하고 사무실 프린터가 필요하다면, 실제 마감 기한과 사무실 종속성을 모두 기록하세요. 목요일에 출근할 예정임을 이미 알고 있다면 해당 작업을 목요일로 예약할 수 있지만, 그렇게 계획된 날짜가 마감 기한을 대신하지는 않습니다.

선호도 역시 다릅니다. 집에서 글을 쓰는 것을 더 선호할 수 있지만, 사무실에서도 글쓰기가 가능하다면 이는 여전히 유연한 작업입니다. 선호도를 엄격한 제약 조건으로 취급하면 계획이 변경되는 날 유용한 작업을 놓칠 수 있습니다. 반대로 특정 실물 물품이 필요한 작업은 다른 곳에서 하고 싶더라도 여전히 장소 종속적인 작업으로 남습니다.

때로는 지리적 위치보다 접근 권한이 실질적인 제약이 되기도 합니다. 파일이 사무실 워크스테이션을 통해서만 접근 가능하거나, 물품을 전달받기 위해 사람이 직접 자리에 있어야 할 수 있습니다. 그런 경우에는 장소 표기가 종속성을 확실하게 나타낼 때만 표시하세요. 모호한 장소 태그보다는 “잠긴 워크스테이션 사용”과 같은 간결한 메모가 더 명확할 수 있습니다. 제약이 일시적이라면 접근 조건이 바뀔 때 표시를 제거하세요.

예정된 재택근무일과 출근일에 맞춰 표시된 작업 배치하기

실제 근무 위치 일정을 계획의 기준으로 삼으세요. 사무실 출근이 예정된 날에는 ‘사무실’ 표시가 된 작업을 훑어보고, 준비되었으며 시의적절하고 실행 가능한 작업을 선택합니다. 재택근무일에는 ‘집’ 표시가 된 작업에 대해 동일하게 진행합니다. 유연한 작업은 어느 환경에서든 볼 수 있도록 남겨둡니다. 이렇게 하면 각 근무 위치별로 모든 작업의 복사본을 따로 만들지 않고도 유용한 짧은 목록을 만들 수 있습니다.

월요일과 목요일은 사무실 출근일이고, 화요일, 수요일, 금요일은 재택근무일인 한 주의 예시를 생각해 보세요. 목록은 다음과 같을 수 있습니다:

작업: 공유 프레젠테이션 업데이트; 표시: 없음; 이유: 두 장소 모두에서 파일에 접근 가능함.

작업: 서명된 경비 양식 스캔; 표시: 사무실; 이유: 종이 양식과 스캐너가 사무실에 있음.

작업: 샘플 폴더 정리; 표시: 집; 이유: 실물 폴더가 집에 보관되어 있음.

작업: 결정 사항에 대해 팀원에게 묻기; 표시: 사무실(대면 논의가 필요한 경우); 이유: 해당 동료와 사무실 출근일에 직접 만날 수 있음.

작업: 공유 대시보드에서 수치 확인; 표시: 없음; 이유: 두 장소 모두에서 확인 가능함.

월요일에는 마감 기한이 되었거나 진행할 준비가 된 사무실 전용 스캔 작업과 대면 질문을 처리합니다. 화요일에는 폴더 정리 작업을 집에서 진행할 수 있습니다. 공유 프레젠테이션 작업은 어느 날에나 할 수 있으므로 우선순위, 가용 시간, 다른 업무량에 따라 선택하세요. 이 예시의 날짜는 설명을 위한 것일 뿐 권장 일정은 아닙니다.

출근 예정일이 변경되더라도 표시는 여전히 어떤 작업이 가로막혀 있고 어떤 작업이 가능한지 알려줍니다. 사무실 종속적인 작업은 다음 출근일로 옮기거나 필요한 물품에 대한 접근 방법을 마련하세요. 이를 임의로 유연한 작업으로 재분류해서는 안 됩니다. 마감일을 계속 표시해 두어야 장소 충돌이 발생했을 때 이를 일찍 파악하고 현실적인 조정을 할 수 있습니다.

작업 목록에서 지속적으로 유용한 표시 방법 선택하기

[사무실]과 같은 일반 텍스트 접두사나 단순한 태그만으로도 충분합니다. 작업 관리 앱이 이미 라벨, 태그, 메모 기능을 지원한다면 제약 조건을 한눈에 볼 수 있게 해주는 가장 간단한 기능을 활용하세요. Microsoft To Do는 선택하거나 검색할 수 있는 작업 태그를 지원하며, Todoist는 라벨을 작업을 그룹화하는 방법으로, 필터를 라벨 및 날짜 등의 기준에 따른 맞춤형 뷰로 설명합니다. Microsoft To Do tags · Todoist labels and filters glossary

눈에 띄는 표시가 있는 하나의 목록으로 충분하다면 집과 사무실 작업 목록을 굳이 나눌 필요가 없습니다. 필터를 사용하는 경우 사무실에 도착했을 때 ‘사무실’ 표시가 된 작업을 모아보는 뷰가 유용할 수 있지만, 유연한 작업에 기본적으로 ‘어디서나’ 태그를 붙이기보다는 일반 목록에 그대로 두세요. 필터는 사용자가 입력한 정보만 보여줄 뿐, 파일, 기기, 사람이 다른 곳에서 정말로 이용 불가능한지 여부를 판단할 수는 없습니다. Todoist 설명서에서는 라벨과 날짜 같은 기준을 결합하는 필터 활용법을 설명하고 있으므로, 해당 앱을 이미 사용 중이라면 이러한 뷰를 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다. Todoist’s filter guide

위치 기반 알림은 장소 표시와는 다른 도구입니다. 예를 들어 Apple 미리 알림은 특정 위치에 도착하거나 떠날 때 알림을 보낼 수 있어 지리적 트리거와 연결된 미리 알림에 유용합니다. 정해진 재택근무일과 출근일에 맞춘 일상적인 업무 계획을 세울 때는 작업에 명확한 표시를 남기는 것이 종속성을 식별하고 당일 업무를 선택하는 데 대개 더 명확한 방법입니다. Apple Support on Reminders

기저의 제약 조건이 변경되면 표시 검토하기

물건을 집으로 가져왔거나, 원격 접근 권한을 얻었거나, 장비를 변경했거나, 직접 만나 전달할 필요가 없어졌다면 표시를 다시 확인하세요. 다른 장소에서도 동일한 다음 행동을 진행할 수 있게 되면 표시를 제거합니다. 여러 단계로 이루어진 작업 중 한 단계에만 제약이 있는 경우, 작업 전체를 막아두지 말고 해당 단계에만 표시를 유지하세요.

매주 가볍게 검토하면 오래된 장소 표시를 솎아낼 수 있습니다. 표시된 각 행동을 읽고, 그 장소를 필요로 하는 이유를 명시한 뒤, 그것이 여전히 그곳에 있는지 또는 다른 곳에서는 여전히 접근할 수 없는지 확인하세요. 구체적인 종속 대상을 명시할 수 없다면 표시를 제거하거나 실제로 필요한 것이 드러나도록 행동을 다시 작성하세요. 핵심은 다음 선택을 더 쉽게 만드는 것입니다. 표시된 작업은 오늘의 근무 장소가 가능하게 해주는 일을 보여주며, 표시되지 않은 작업은 어디서 일하든 언제나 수행할 수 있습니다.

이 주제 더 살펴보기