Ev ve Ofis Arasında Dönüşümlü Çalışırken Konuma Bağlı Görevler Nasıl İşaretlenir?

Bir görevi gerçekten konuma bağlı kılan nedir?

Kendinize şunu sorun: “Şu anda diğer konumda olsaydım, elimdeki araçlar ve erişimle bu sonraki eylemi tamamlayabilir miydim?” Yanıtınız evet ise görev esnektir. Yanıtınız hayır ise eksik olan şeyin bulunduğu yeri işaretleyin. Bu, eylemleri bunları gerçekleştirmek için gereken insanlarla, yerlerle ve araçlarla eşleştiren bağlam tabanlı görev listelerinin pratik bir uyarlamasıdır. Getting Things Done'ın bağlam listeleri kılavuzu

Örneğin, belgeye her iki konumdan da dizüstü bilgisayarınız üzerinden erişilebiliyorsa “proje güncellemesini taslak haline getir” görevi muhtemelen esnektir. Form ve tarayıcı ofisteyse “imzalı basılı formu tara” görevi ofise bağlıdır. Orijinal nüsha evde saklanıyorsa “basılı prova baskıyı orijinaliyle karşılaştır” görevi eve bağlıdır. Bir görev yalnızca iş olduğu için ofise özel, odaklanması orada daha kolay olduğu için de eve özel hale gelmez.

Bir yer atamadan önce eylemi somutlaştırın. “Raporu bitir” görevi birkaç adımı gizliyor olabilir: paylaşılan e-tabloyu açmak, basılı bir veriyi kontrol etmek, özeti taslak haline getirmek ve bunu bir iş arkadaşına göndermek. Yalnızca basılı veriyi kontrol etmek ofisi gerektiriyorsa, bu adımı ayırın veya net bir şekilde tanımlayın; sonraki adımlar başka bir yerde yapılabiliyorsa tüm sonucu ofise özel olarak etiketlemeyin. Microsoft To Do’nun görev rehberliği de benzer şekilde adımları, daha büyük bir görevi daha uygulanabilir parçalara bölmenin bir yolu olarak ele alır. Microsoft’un görev adımları, notlar ve etiketler için yönergeleri

Her gerçek kısıtlama için tek işaretli bir test uygulayın

Konum terminolojisini sınırlı tutun: Birçok hibrit çalışan için iki işaret—Ev ve Ofis—yeterlidir. Bir işareti yalnızca o gün yapabileceklerinizi değiştirdiği durumlarda ekleyin. Kısa bir test, listenin doğruluğunu korumaya yardımcı olur:

Sonraki fiziksel veya dijital eylemi bir fiil öbeğiyle adlandırın: “basılı kopyayı imzala”, “paylaşılan e-tabloyu güncelle” veya “ofis yazıcısını test et”.

Belirli bağımlılığı tanımlayın: basılı orijinal belge, yalnızca ofiste bulunan ekipman, yerel bir dosya veya yalnızca yüz yüze görüşülebilen bir iş arkadaşı.

Bu bağımlılığın taşınıp taşınamayacağını, uzaktan erişilip erişilemeyeceğini veya mevcut bir eşdeğeriyle değiştirilip değiştirilemeyeceğini sorgulayın.

Eğer değiştirilemiyorsa, eylemin nerede mümkün hale geldiğini gösteren tek bir yer işareti ekleyin. Aksi takdirde işaretsiz bırakın.

Bu, her görevi etiketleme zorunluluğu getirmeyen, bilinçli olarak asgari düzeyde tutulmuş bir kuraldır. Getting Things Done'ın bağlam kılavuzu, bağlamları eylemlerin gerektirdiği araçlar, yerler ve kişiler açısından tanımlar ve daha ayrıntılı listelere geçmeden önce temel listelerle başlamayı önerir. Bağlam listeleriyle çalışmaya başlama

Mekânı programdan, teslim tarihinden ve tercihten ayırt edin

Bir konum işareti “bunu nerede yapabilirim?” sorusunu yanıtlar. Bir tarih “bunu ne zaman yapmayı planlıyorum?” sorusunu yanıtlar. Bir teslim tarihi ise “bu en geç ne zamana kadar bitmeli?” sorusunu yanıtlar. Bunlar farklı gerçeklerdir. Bir görevin Cuma gününe kadar bitmesi gerekiyorsa ve ofis yazıcısını zorunlu kılıyorsa, hem gerçek teslim tarihini hem de ofis bağımlılığını kaydedin. Perşembe günü ofiste olacağınızı zaten biliyorsanız görevi Perşembe gününe planlayabilirsiniz, ancak bu planlanan tarih görevin teslim tarihinin yerini almaz.

Tercih de farklı bir kavramdır. Evde yazmayı tercih edebilirsiniz, ancak yazma işlemi ofiste de yapılabiliyorsa yine de esnektir. Bir tercihi kesin bir kısıtlama gibi ele almak, planların değiştiği bir günde yapılabilecek faydalı işleri gizleyebilir. Tersine, belirli bir fiziksel nesneye ihtiyaç duyan bir görev, onu başka bir yerde yapmayı tercih etseniz bile konuma bağlı kalmaya devam eder.

Bazen gerçek kısıtlama coğrafyadan ziyade erişimdir. Bir dosyaya yalnızca bir ofis iş istasyonu üzerinden erişilebiliyor olabilir veya bir devir teslim işlemi için bir kişinin orada bulunması gerekebilir. Bu durumda, yeri yalnızca bağımlılığı güvenilir şekilde temsil ediyorsa işaretleyin; “kilitli iş istasyonunu kullan” gibi kısa ve net bir not, belirsiz bir konum etiketinden daha açıklayıcı olabilir. Kısıtlama geçiciyse, erişim durumu değiştiğinde işareti kaldırın.

İşaretli görevleri planlanan ev ve ofis günlerine yerleştirin

Planlama sınırınız olarak fiili çalışma konumu takviminizi kullanın. Ofiste olmayı beklediğiniz bir günde, Ofis olarak işaretlenmiş görevleri gözden geçirin ve hazır, zamanında yapılması gereken ve uygulanabilir olanları seçin. Aynı işlemi ev günlerinizde Ev olarak işaretlenmiş görevler için de yapın. Esnek görevleri her iki ortam için de görünür bırakın. Bu yöntem, her çalışma konumu için her görevin ayrı kopyalarını oluşturmadan kullanışlı ve kısa bir liste elde etmenizi sağlar.

Pazartesi ve Perşembe günlerinin ofis, Salı, Çarşamba ve Cuma günlerinin ise ev günleri olduğu örnek bir haftayı ele alalım. Liste şunları içerebilir:

Görev: Paylaşılan bir sunumu güncelle; İşaret: Yok; Neden: Dosyaya her iki konumdan da erişilebilir.

Görev: İmzalı masraf formunu tara; İşaret: Ofis; Neden: Basılı form ve tarayıcı ofistedir.

Görev: Numune klasörlerini düzenle; İşaret: Ev; Neden: Fiziksel klasörler evde bulunmaktadır.

Görev: Bir ekip arkadaşına alınan bir kararla ilgili danış; İşaret: Yüz yüze görüşme gerekiyorsa Ofis; Neden: İş arkadaşı ofis gününde yüz yüze müsaittir.

Görev: Ortak gösterge panelindeki bir rakamı kontrol et; İşaret: Yok; Neden: Her iki konumdan da kontrol edilebilir.

Pazartesi günü, vadesi gelmişse veya hazırsanız sadece ofiste yapılabilecek tarama işini ve yüz yüze sorulacak soruyu halledin. Salı günü klasör görevi evde yapılabilir. Paylaşılan sunum her iki günde de yapılabilir; önceliğe, zamana veya iş yükünün geri kalanına göre seçim yapın. Bu örnekteki tarihler önerilen bir programı değil, yalnızca bir canlandırmayı temsil eder.

Planlanan bir ofis günü değişirse, işaret size neyin engellendiğini ve neyin hâlâ mümkün olduğunu göstermeye devam eder. Ofise bağlı eylemi bir sonraki bilinen ofis gününe taşıyın veya gereken nesneye erişim sağlayın; görevi sessizce esnek olarak yeniden sınıflandırmayın. Teslim tarihini görünür tutun, böylece konum uyuşmazlığı pratik bir ayarlama yapmaya yetecek kadar erken fark edilir.

Görev listenizde işlevselliğini koruyan bir işaret seçin

[Ofis] gibi düz bir metin ön eki veya basit bir etiket yeterlidir. Görev uygulamanız zaten etiketleri veya notları destekliyorsa, kısıtlamayı görmeyi kolaylaştıran en sade özelliği kullanın. Microsoft To Do, seçilebilen veya aranabilen görev etiketlerini desteklerken, Todoist etiketleri görevleri gruplandırmanın bir yolu ve filtreleri de etiketler ve tarihler gibi kriterlere dayalı özel görünümler olarak tanımlar. Microsoft To Do etiketleri · Todoist etiketler ve filtreler sözlüğü

Görünür işaretlere sahip tek bir liste sizin için yeterliyse ayrı Ev ve Ofis görev listelerine ihtiyacınız yoktur. Filtre kullanıyorsanız, oraya vardığınızda Ofis olarak işaretlenmiş görevler için bir görünüm işinize yarayabilir; ancak esnek eylemleri varsayılan olarak 'Her yer' şeklinde etiketlemek yerine normal listenizde tutun. Bir filtre yalnızca girdiğiniz bilgileri gösterebilir; bir dosyanın, cihazın veya kişinin başka bir yerde gerçekten ulaşılamaz olup olmadığını bilemez. Todoist’in dokümantasyonu, filtrelerinin etiketler ve tarihler gibi kriterleri nasıl birleştirdiğini açıklar; bu da uygulamayı zaten kullanıyorsanız bu tür bir görünümü destekleyebilir. Todoist’in filtre kılavuzu

Konum tetiklemeli bir uyarı, bir konum işaretinden farklı bir araçtır. Örneğin Apple Anımsatıcılar, bir konuma vardığınızda veya oradan ayrıldığınızda sizi uyarabilir; bu da coğrafi bir tetikleyiciye bağlı anımsatıcılar için kullanışlıdır. Belirlenmiş ev ve ofis günlerini kapsayan olağan iş planlamasında, görev üzerindeki görünür bir işaret genellikle bir bağımlılığı belirlemenin ve o gün için iş seçmenin daha net bir yoludur. Anımsatıcılar hakkında Apple Desteği

Altta yatan kısıtlama değiştiğinde işaretleri gözden geçirin

Nesneyi eve getirdiğinizde, uzaktan erişim sağladığınızda, ekipmanı değiştirdiğinizde veya yüz yüze bir teslime artık ihtiyaç duymadığınızda işareti tekrar kontrol edin. Diğer konum da aynı sonraki eylemi destekleyebilir hale geldiğinde işareti kaldırın. Çok adımlı bir görevde yalnızca tek bir adım kısıtlanmışsa, işin geri kalanını engellemek yerine işareti yalnızca o adımda tutun.

Haftalık hızlı bir inceleme, güncelliğini yitirmiş konum işaretlerini yakalayabilir: İşaretlenmiş her eylemi okuyun, o konumu zorunlu kılan şeyi adlandırın ve onun hâlâ orada olduğunu veya başka bir yerden hâlâ erişilemez olduğunu doğrulayın. Somut bir bağımlılık belirleyemiyorsanız işareti kaldırın veya gerçekte neyin gerekli olduğunu ortaya koymak için eylemi yeniden yazın. Buradaki amaç bir sonraki seçimi kolaylaştırmaktır: İşaretli görevler bugünkü konumun neye imkan tanıdığını gösterir, işaretsiz görevler ise nerede çalışırsanız çalışın yapılabilir durumda kalır.

Bu konuyu keşfetmeye devam et