Så markerar du platsberoende uppgifter när du växlar mellan hemmet och kontoret
Om du arbetar hemifrån vissa dagar och på kontoret andra dagar ska du bara lägga till en platsmarkering när en uppgift inte kan slutföras utan något som finns på en viss plats: en enhet, fil, pappershandling, fysisk åtgärd eller person. Låt flexibla uppgifter vara omarkerade. Använd sedan dina kända hemma- och kontorsdagar för att välja när du ska utföra de markerade uppgifterna, och håll deadlines åtskilda från platsbegränsningen.
Vad gör en uppgift verkligt platsberoende?
Fråga dig: ”Om jag befann mig på den andra platsen just nu, skulle jag kunna utföra nästa åtgärd med de verktyg och den åtkomst jag har?” Om ja är uppgiften flexibel. Om nej markerar du platsen där det som saknas finns. Det här är en praktisk anpassning av kontextbaserade uppgiftslistor, där åtgärder kopplas till de personer, platser och verktyg som behövs för att utföra dem. Getting Things Dones guide till kontextlistor
Till exempel är ”skriva ett utkast till projektuppdateringen” troligen en flexibel uppgift om dokumentet går att komma åt på din bärbara dator från båda platserna. ”Skanna det undertecknade pappersformuläret” är kontorsberoende om formuläret och skannern finns på kontoret. ”Jämföra det utskrivna korrekturet med originalet” är hembundet om originalet förvaras hemma. En uppgift blir inte kontorsbunden bara för att det är arbete, och inte hembunden bara för att det är lättare att koncentrera sig där.
Gör åtgärden konkret innan du tilldelar den en plats. ”Slutföra rapporten” kan dölja flera steg: öppna det delade kalkylbladet, kontrollera en utskriven siffra, skriva sammanfattningen och skicka den till en kollega. Om det bara är den utskrivna kontrollen som kräver kontoret kan du bryta ut det steget eller tydligt identifiera det. Märk inte hela resultatet som kontorsbundet om senare steg kan göras någon annanstans. Microsoft To Dos vägledning för uppgifter behandlar också steg som ett sätt att dela upp större uppgifter i mer konkreta delar. Microsofts instruktioner om uppgiftssteg, anteckningar och taggar
Använd ett test med en markering för varje verklig begränsning
Håll platsordlistan liten: för många som arbetar hybrid räcker två markeringar – Hemma och Kontor. Lägg bara till en när den påverkar vad du kan göra den dagen. Ett kort test hjälper dig att hålla listan korrekt:
Ange nästa fysiska eller digitala åtgärd med ett verb: ”signera papperskopian”, ”uppdatera det delade kalkylbladet” eller ”testa kontorsskrivaren”.
Identifiera det konkreta beroendet: pappersoriginal, utrustning som bara finns på kontoret, en lokal fil eller en kollega som bara är tillgänglig personligen.
Fråga dig om beroendet kan tas med, nås på distans eller ersättas med något likvärdigt som finns tillgängligt.
Om det inte går lägger du till den enda platsmarkering som visar var åtgärden blir möjlig. Annars lämnar du den omarkerad.
Det här är en medvetet enkel regel, inte ett krav på att tagga varje uppgift. Getting Things Dones vägledning om kontexter beskriver dem utifrån verktygen, platserna och personerna som behövs för olika åtgärder, och föreslår att man börjar med grundläggande listor innan man lägger till mer detaljerade. Kom igång med kontextlistor
Skilj på plats, schema, deadline och preferens
En platsmarkering svarar på frågan ”var kan jag göra det här?”. Ett datum svarar på frågan ”när planerar jag att göra det?”. En deadline svarar på frågan ”senast när måste det vara klart?”. Det här är olika uppgifter. Om en uppgift måste vara klar på fredag och kräver kontorsskrivaren anger du både den faktiska deadlinen och kontorsberoendet. Om du redan vet att du ska vara på kontoret på torsdag kan du planera uppgiften till den dagen, men det planerade datumet ersätter inte deadlinen.
Preferenser är också något annat. Du kanske föredrar att skriva hemma, men om skrivandet kan göras på kontoret är uppgiften fortfarande flexibel. Om du behandlar en preferens som en fast begränsning kan nyttigt arbete döljas när planerna ändras. Omvänt är en uppgift som kräver ett visst fysiskt föremål fortfarande platsberoende även om du hellre skulle göra den någon annanstans.
Ibland är det åtkomsten, snarare än platsen, som utgör den verkliga begränsningen. En fil kanske bara går att komma åt via en kontorsdator, eller så måste någon vara på plats för att lämna över något. Markera då platsen bara om den på ett tillförlitligt sätt motsvarar beroendet. En kort anteckning som ”använd låst arbetsstation” kan vara tydligare än en vag platsmarkering. Om begränsningen är tillfällig tar du bort markeringen när åtkomsten ändras.
Planera in markerade uppgifter på kända hemma- och kontorsdagar
Använd din faktiska kalender över arbetsplatser som ram för planeringen. En dag då du väntas vara på kontoret går du igenom de uppgifter som markerats Kontor och väljer dem som är redo, aktuella och genomförbara. Gör samma sak med uppgifter markerade Hemma på hemmadagar. Låt flexibla uppgifter vara synliga i båda miljöerna. Då får du en användbar kortlista utan att skapa separata kopior av varje uppgift för varje arbetsplats.
Tänk dig en exempelvecka där måndag och torsdag är kontorsdagar, medan tisdag, onsdag och fredag är hemmadagar. Listan kan innehålla:
Uppgift: Uppdatera en delad presentation; Markering: Ingen; Varför: Filen går att nå från båda platserna.
Uppgift: Skanna det undertecknade utläggsformuläret; Markering: Kontor; Varför: Pappersformuläret och skannern finns på kontoret.
Uppgift: Sortera provmapparna; Markering: Hemma; Varför: De fysiska mapparna förvaras hemma.
Uppgift: Fråga en kollega om ett beslut; Markering: Kontor, om samtalet måste ske personligen; Varför: Kollegan är tillgänglig personligen på kontorsdagen.
Uppgift: Kontrollera en siffra i den delade instrumentpanelen; Markering: Ingen; Varför: Den går att kontrollera från båda platserna.
På måndag tar du hand om skanningen som bara kan göras på kontoret och frågan som kräver ett samtal på plats, om de ska utföras då eller är redo. På tisdag går det att arbeta med mappuppgiften hemma. Den delade presentationen kan göras vilken som helst av dagarna. Välj utifrån prioritet, tid eller resten av arbetsbördan. Datumen i exemplet är endast illustrativa och inte ett rekommenderat schema.
Om en planerad kontorsdag ändras visar markeringen fortfarande vad som är blockerat och vad som fortfarande går att göra. Flytta den kontorsberoende åtgärden till nästa kända kontorsdag eller ordna åtkomst till det som behövs. Omklassificera den inte i tysthet som flexibel. Håll förfallodatumet synligt så att en platskonflikt märks tillräckligt tidigt för att du ska kunna göra en praktisk justering.
Välj en markering som fortsätter att vara användbar i din uppgiftslista
Ett enkelt textprefix som [Kontor] eller en enkel tagg räcker. Om din uppgiftsapp redan har stöd för etiketter, taggar eller anteckningar använder du den enklaste funktionen som gör begränsningen lätt att se. Microsoft To Do har uppgiftstaggar som kan väljas eller sökas fram, medan Todoist beskriver etiketter som ett sätt att gruppera uppgifter och filter som anpassade vyer baserade på kriterier som etiketter och datum. Microsoft To Do-taggar · Todoists ordlista över etiketter och filter
Du behöver inte ha separata uppgiftslistor för Hemma och Kontor om en enda lista med synliga markeringar fungerar för dig. Om du använder filter kan en vy med kontorsmarkerade uppgifter vara till hjälp när du kommer dit. Låt flexibla åtgärder vara kvar i den vanliga listan i stället för att som standard tagga dem som Var som helst. Ett filter kan bara visa informationen du har lagt in; det kan inte avgöra om en fil, enhet eller person verkligen saknas på andra platser. Todoists dokumentation förklarar hur filtren kombinerar kriterier som etiketter och datum, vilket kan stödja den här typen av vy om du redan använder appen. Todoists filterguide
En platsutlöst avisering är ett annat verktyg än en platsmarkering. Apple Påminnelser kan till exempel meddela dig när du anländer till eller lämnar en plats, vilket är användbart för påminnelser kopplade till en geografisk utlösare. För vanlig arbetsplanering utifrån kända hemma- och kontorsdagar är en synlig markering på uppgiften oftast ett tydligare sätt att visa ett beroende och välja dagens arbete. Apples support om Påminnelser
Se över markeringar när den bakomliggande begränsningen ändras
Kontrollera markeringen på nytt när du tar med föremålet hem, får fjärråtkomst, byter utrustning eller inte längre behöver en personlig överlämning. Ta bort den när den andra platsen kan stödja samma nästa åtgärd. Om bara ett steg i en uppgift med flera steg är begränsat behåller du markeringen på det steget i stället för att låta den blockera resten av arbetet.
En snabb veckovis genomgång kan fånga upp inaktuella platsmarkeringar: läs varje markerad åtgärd, ange vad som gör platsen nödvändig och kontrollera att det fortfarande finns där eller fortfarande inte går att komma åt någon annanstans. Om du inte kan ange ett konkret beroende tar du bort markeringen eller skriver om åtgärden så att det faktiska behovet framgår. Syftet är att göra nästa val enklare: markerade uppgifter visar vad dagens plats gör möjligt, och omarkerade uppgifter är tillgängliga oavsett var du arbetar.