राइटिंग टूल्स का उपयोग उन्हें अपने लिए लिखने दिए बिना कैसे करें

शुरुआत उस कार्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके करें जिसे आप पूरा करना चाहते हैं

“राइटिंग असिस्टेंस” (लेखन सहायता) कई अलग-अलग कार्यों को संदर्भित कर सकती है। किसी सुविधा को चालू करने से पहले, कार्य को संक्षेप में और सीमित रूप से तय करें: “इस शब्द को खोजें,” “मैं जो कहता हूँ उसे ट्रांसक्राइब करें,” “स्पेलिंग चिह्नित करें,” या “हेडिंग स्टाइल लागू करें।” यह छोटा कदम यह पहचानने में आसान बनाता है कि टूल आपकी इच्छा से अधिक हस्तक्षेप तो नहीं कर रहा है।

उदाहरण के लिए, Microsoft Editor स्पेलिंग और व्याकरण संबंधी समस्याओं को चिह्नित कर सकता है, जबकि इसके उन्नत सुझाव स्पष्टता, संक्षिप्तता, औपचारिकता और शब्दावली पर भी ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। एक लेखक जो केवल टाइपो की जाँच चाहता है, वह उन व्यापक सुझावों को वैकल्पिक मानकर अनदेखा कर सकता है। Microsoft का कहना है कि उपयोगकर्ता Editor के सुझावों को स्वीकार या अनदेखा कर सकते हैं; Edge में, चयनित राइटिंग-असिस्टेंस सेटिंग यह भी प्रभावित करती है कि टाइप किया गया टेक्स्ट जाँच के लिए Microsoft की क्लाउड सेवा पर भेजा जाता है या नहीं। अपने संस्करण से संबंधित सुविधा और प्रोसेसिंग विवरण के लिए Editor सहायता पृष्ठ पढ़ें।

एक व्यावहारिक सीमा रचना (लिखने) को संपादन (सफ़ाई) से अलग करना है। पहले अपने शब्दों में ड्राफ्ट तैयार करें, फिर एक निर्धारित चरण के लिए किसी सीमित टूल का चयन करें। यह एक संपादकीय पद्धति है, कोई उत्पाद नियम नहीं: यह काम करते समय प्रत्येक सुविधा के उद्देश्य को स्पष्ट रखने में मदद करती है।

स्पेलिंग सुझावों को निर्देशों के रूप में नहीं, केवल संकेतों के रूप में उपयोग करें

एक स्पेलिंग चेकर संभावित टाइपो को पहचानने के लिए उपयोगी है, लेकिन एक संकेत (फ़्लैग) किसी शब्द की जाँच करने का आग्रह मात्र है, यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि उसे बदलना ही चाहिए। व्यक्तिवाचक संज्ञाएं, विशेषज्ञ शब्दावली, जानबूझकर लिखे गए वाक्य-खंड (फ़्रेग्मेंट्स), और क्षेत्रीय वर्तनी सभी में मानवीय निर्णय की आवश्यकता हो सकती है। यही बात व्याकरण के सुझावों पर भी लागू होती है: एक चेकर किसी भिन्न संरचना को प्राथमिकता दे सकता है, भले ही आपका मूल वाक्य जानबूझकर लिखा गया हो।

एक संयमित समीक्षा इस प्रकार दिखती है: चिह्नित शब्दों को स्कैन करें, प्रत्येक सुझाव की तुलना अपने मूल आशय से करें, केवल उन्हीं सुधारों को स्वीकार करें जिन्हें आप त्रुटि मानते हैं, और बाकी को छोड़ दें। यदि कोई सुझाव टोन या शब्दावली को बदलता है, तो पूछें कि क्या वह बदलाव आपके मूल कार्य का हिस्सा था। यदि वे सीमित जाँच से ध्यान भटकाते हैं, तो आप अस्थायी रूप से भविष्यवाणियों (प्रिडिक्शन्स) या उन्नत सुधारों को बंद भी कर सकते हैं; उपलब्ध नियंत्रण ऐप्लिकेशन के अनुसार भिन्न होते हैं।

सुधारों को स्वीकार करने के बाद एक अंतिम बार पढ़ें। पर्ड्यू (Purdue) का प्रूफरीडिंग मार्गदर्शन धीरे-धीरे और ज़ोर से पढ़ने की सलाह देता है, और केवल स्पेल चेक पर निर्भर रहने के प्रति आगाह करता है क्योंकि यह सही वर्तनी वाले समध्वनिक शब्दों (होमोफ़ोन) जैसी त्रुटियों को छोड़ सकता है। एक चेकर गलत वर्तनी को पकड़ सकता है, लेकिन गलत-परंतु-वैध शब्द को छोड़ सकता है, जैसे जहाँ “there” का आशय था वहाँ “their” का उपयोग। Purdue OWL का प्रूफरीडिंग मार्गदर्शन और सामान्य प्रूफरीडिंग त्रुटियां देखें।

पुनर्लेखन के लिए नहीं, खोजने के लिए दस्तावेज़ के भीतर खोजें

डॉक्यूमेंट सर्च एक स्थान खोजने (लोकेटिंग) का टूल है। उदाहरण के लिए, Google Docs में 'Find and replace' किसी शब्द या स्ट्रिंग को खोज सकता है, मैचों के बीच नेविगेट कर सकता है, और वैकल्पिक रूप से चयनित मैचों को बदल सकता है। यह जाँचने के लिए उपयोगी है कि किसी व्यक्ति का नाम सुसंगत है या नहीं, किसी शब्द की हर उपस्थिति को ढूँढने के लिए, या ऐसे वाक्य का पता लगाने के लिए जिसे आप याद तो करते हैं लेकिन एक नज़र में नहीं देख पाते। Google खोज में केस मैचिंग और रेगुलर एक्सप्रेशन के उपयोग जैसे विकल्पों का विवरण देता है। Google Docs के 'Find and replace' निर्देश देखें।

खोज परिणामों को अभी भी संदर्भ की आवश्यकता होती है। कोई शब्द किसी उद्धरण, हेडिंग, या ऐसे वाक्यांश में दिखाई दे सकता है जहाँ उसे बदलने से अर्थ बदल जाएगा। 'Replace all' का उपयोग करने से पहले, मैचों का निरीक्षण करें या एक बार में एक को बदलने का प्रयास करें। व्यापक परिवर्तनों के लिए, ड्राफ्ट का एक रिकवरेबल संस्करण रखें या एडिटर के अनडू (undo) इतिहास का उपयोग करें ताकि आप किसी अनपेक्षित परिणाम को पूर्ववत कर सकें।

रिसर्च नोट्स के लिए, डॉक्यूमेंट सर्च आपके द्वारा पहले से सहेजी गई सामग्री को खोजने में भी मदद कर सकता है। यह अपने आप में किसी दावे की पुष्टि नहीं करता या कोई स्रोत प्रदान नहीं करता है। “अंश खोजना” और “यह जाँचना कि अंश विश्वसनीय है या नहीं” को अलग-अलग कार्यों के रूप में मानें।

अपने शब्दों को डिक्टेट करें, फिर ट्रांसक्रिप्ट में सुधार करें

डिक्टेशन आवाज़ को टेक्स्ट में बदलता है। यह तब मदद कर सकता है जब आप ज़ोर से बोलकर अधिक आसानी से सोचते हैं, किसी विचार को खोने से पहले दर्ज करना चाहते हैं, या टाइप करने के बजाय बोलना पसंद करते हैं। Microsoft, Word Dictate को सामग्री, ड्राफ्ट, रूपरेखा और नोट्स लिखने के लिए स्पीच-टू-टेक्स्ट के रूप में वर्णित करता है; Google Docs टाइपिंग और संपादन के लिए वॉयस टाइपिंग और वॉयस कमांड प्रदान करता है। सुविधा की उपलब्धता और प्रोसेसिंग ऐप्लिकेशन, डिवाइस, ब्राउज़र, भाषा और अकाउंट सेटअप पर निर्भर करती है। किसी विशेष कार्यप्रणाली पर निर्भर रहने से पहले संबंधित Word Dictate सहायता पृष्ठ या Google Docs वॉयस टाइपिंग गाइड देखें।

एक ट्रांसक्रिप्ट सिस्टम द्वारा सुने गए शब्दों का रिकॉर्ड है, न कि आपके आशय का परिष्कृत संस्करण। नामों, विराम चिह्नों, पैराग्राफ़ ब्रेक और एक जैसी ध्वनि वाले शब्दों की समीक्षा करें। फिर अपनी आवाज़ में ट्रांसक्रिप्ट को संपादित करें। एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया यह है कि एक छोटे हिस्से को बोलें, रुकें, उसकी जाँच करें और जारी रखें; इससे एक लंबी रिकॉर्डिंग को बिना समीक्षा के छोड़ने की तुलना में पहचान की गलतियों को पकड़ना आसान हो जाता है।

यह भी जाँचें कि यह सुविधा आपके इनपुट को कैसे संभालती है। Microsoft का कहना है कि Word Dictate टेक्स्ट परिणाम प्रदान करने के लिए स्पीच को Microsoft को भेजता है और कहता है कि सेवा ऑडियो या ट्रांसक्राइब किए गए टेक्स्ट को संग्रहीत नहीं करती है। Google का सहायता पृष्ठ कहता है कि ब्राउज़र Docs वॉयस टाइपिंग के लिए स्पीच-टू-टेक्स्ट सेवा को नियंत्रित करता है। ये उत्पाद-विशिष्ट कथन हैं; वास्तव में आप जिस टूल का उपयोग करते हैं, उसके लिए वर्तमान सेटिंग्स और दस्तावेज़ देखें, विशेष रूप से यह तय करते समय कि किस सामग्री को डिक्टेट करना है।

गद्य को बदले बिना दस्तावेज़ को फ़ॉर्मेट करें

फ़ॉर्मेटिंग कंट्रोल्स बदलते हैं कि टेक्स्ट कैसे प्रस्तुत किया जाता है: हेडिंग स्तर, फ़ॉन्ट, स्पेसिंग, इंडेंटेशन, सूचियाँ और अलाइनमेंट। वे नए वाक्य जोड़े बिना ड्राफ्ट को नेविगेट करना आसान बना सकते हैं या इसे अनुरोधित लेआउट के लिए तैयार कर सकते हैं। Google Docs उपयोगकर्ताओं को पैराग्राफ़ शैलियों और स्पेसिंग को बदलने की अनुमति देता है; Word टेक्स्ट और पैराग्राफ़ फ़ॉर्मेटिंग नियंत्रण प्रदान करता है। Google Docs फ़ॉर्मेटिंग गाइड और Word फ़ॉर्मेटिंग गाइड देखें।

एक सरल क्रम यह है कि शब्दों को अंतिम रूप दें, उन भागों की पहचान करें जो शीर्षक या हेडिंग हैं, और संबंधित शैलियों को लागू करें। फिर सूचियों, स्पेसिंग और पेज ब्रेक का निरीक्षण करें। यदि आप ऐसी शैली बदलते हैं जो पूरे दस्तावेज़ पर लागू होती है, तो वर्तमान में चयनित पैराग्राफ़ से अधिक की जाँच करें; शैली सेटिंग्स अन्य टेक्स्ट को प्रभावित कर सकती हैं जो समान शैली का उपयोग करता है। फ़ॉर्मेटिंग दस्तावेज़ के माध्यम से पाठक के मार्ग को व्यवस्थित कर सकती है, लेकिन यह तय नहीं कर सकती कि दस्तावेज़ को क्या कहना चाहिए।

प्रत्येक लेखन सत्र के लिए एक व्यावहारिक सीमा

जब आप जनरेट किए गए गद्य के बिना सहायता चाहते हैं, तो इस चार-चरणीय दिनचर्या को आज़माएँ:

दायरा निर्धारित करें। वह एक कार्य लिखें जो आप चाहते हैं: स्पेलिंग जाँचें, कोई शब्द खोजें, आवाज़ को ट्रांसक्राइब करें, या फ़ॉर्मेटिंग लागू करें।

उपलब्ध सबसे सीमित नियंत्रण का उपयोग करें। यदि सुविधा व्यापक पुनर्लेखन सुझाव प्रदान करती है, तो उन्हें छोड़ दें। यदि आपको केवल किसी शब्द को खोजने की आवश्यकता है, तो इसे स्वचालित रूप से बदलने के बजाय केवल खोजें।

परिणाम की समीक्षा करें। ड्राफ्ट और अपने आशय के आधार पर प्रत्येक सुधार, ट्रांसक्रिप्ट, प्रतिस्थापन या फ़ॉर्मेटिंग परिवर्तन की जाँच करें।

रचना संबंधी निर्णय स्वयं लें। अर्थ, क्रम, प्रभाव और अपनी मौलिक आवाज़ के लिए तैयार अंश को पढ़ें। पर्ड्यू का संशोधन मार्गदर्शन भी इसी तरह ड्राफ्ट के मुख्य बिंदु और संगठन के प्रश्नों को भाषा और यांत्रिक त्रुटियों की बाद की सफ़ाई से अलग करता है; इसकी प्रूफरीडिंग सलाह अजीब या छूटे हुए शब्दों को पकड़ने के लिए ज़ोर से पढ़ने की सलाह देती है। संशोधन के चरण (steps for revising) देखें।

इस दृष्टिकोण के लिए आपके लेखन पर किसी विशेष लेबल की आवश्यकता नहीं है। यह आपको केवल कार्य के आधार पर टूल्स चुनने की अनुमति देता है। आप वास्तविक टाइपो सुधार को स्वीकार करते हुए वाक्य के सुझाव को अस्वीकार कर सकते हैं, एक पैराग्राफ़ डिक्टेट कर सकते हैं और ट्रांसक्रिप्ट को फिर से लिख सकते हैं, या हर वाक्य को अपना रखते हुए स्टाइल मेनू का उपयोग कर सकते हैं। उपयोगी सीमा वह है जिसे आप टूल के काम करने से पहले स्पष्ट रूप से निर्धारित कर सकते हैं।

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