Cara Menggunakan Alat Penulisan Tanpa Membiarkannya Menulis bagi Pihak Anda

“Bantuan penulisan” boleh merujuk kepada beberapa fungsi yang berbeza. Sebelum mengaktifkan sesuatu ciri, nyatakan tugas itu secara khusus: “cari istilah ini”, “transkripsikan apa yang saya katakan”, “tandakan kesilapan ejaan” atau “gunakan gaya tajuk”. Langkah kecil ini memudahkan anda menyedari apabila alat menawarkan campur tangan yang lebih luas daripada yang anda inginkan.

Sebagai contoh, Microsoft Editor boleh menandakan masalah ejaan dan tatabahasa, manakala cadangan lanjutannya juga mungkin menyentuh kejelasan, kepadatan, formaliti dan kosa kata. Penulis yang hanya mahu menyemak kesilapan taip boleh menganggap cadangan yang lebih luas itu sebagai pilihan dan mengabaikannya. Microsoft menyatakan bahawa pengguna boleh menerima atau mengabaikan cadangan Editor; di Edge, tetapan bantuan penulisan yang dipilih juga menentukan sama ada teks yang ditaip dihantar ke perkhidmatan awan Microsoft untuk diperiksa. Baca halaman sokongan Editor untuk mengetahui ciri dan butiran pemprosesan yang berkaitan dengan versi anda.

Satu batasan praktikal ialah mengasingkan proses mengarang daripada proses mengemas. Tulis draf dengan kata-kata anda sendiri dahulu, kemudian pilih alat khusus untuk semakan yang ditetapkan. Ini kaedah penyuntingan, bukannya peraturan produk: kaedah ini membantu anda melihat tujuan setiap ciri semasa bekerja.

Pemeriksa ejaan berguna untuk mengesan kemungkinan kesilapan taip, tetapi tanda itu hanya meminta anda menyemak sesuatu perkataan, bukannya membuktikan bahawa perkataan itu patut diubah. Nama khas, kosa kata khusus, ayat tidak lengkap yang disengajakan dan ejaan serantau mungkin memerlukan pertimbangan manusia. Begitu juga dengan cadangan tatabahasa: pemeriksa mungkin mengutamakan binaan ayat yang berbeza walaupun ayat asal anda memang disengajakan.

Semakan yang cermat boleh dilakukan begini: imbas perkataan yang ditandakan, bandingkan setiap cadangan dengan maksud anda, terima hanya pembetulan yang anda kenal pasti sebagai kesilapan, dan biarkan yang lain. Jika cadangan mengubah nada atau kosa kata, tanya diri sama ada perubahan itu memang termasuk dalam tugas asal anda. Anda juga boleh mematikan ramalan atau pembaikan lanjutan buat sementara waktu jika ciri tersebut mengganggu semakan khusus itu; kawalan yang tersedia berbeza mengikut aplikasi.

Baca semula teks selepas menerima pembetulan. Panduan pruf Purdue mengesyorkan supaya anda membaca dengan perlahan dan kuat-kuat, serta mengingatkan agar tidak bergantung sepenuhnya pada semakan ejaan kerana ia mungkin terlepas kesilapan seperti perkataan sebutan sama yang dieja dengan betul. Pemeriksa boleh mengesan kesalahan ejaan tetapi terlepas perkataan yang salah dalam konteks tetapi sah dari segi ejaan, seperti “their” sedangkan yang dimaksudkan ialah “there”. Lihat panduan pruf Purdue OWL dan kesilapan pruf yang lazim.

Carian dokumen ialah alat untuk mencari kandungan. Contohnya, dalam Google Docs, fungsi Cari dan ganti boleh mencari perkataan atau rentetan, beralih antara padanan dan, jika dikehendaki, menggantikan padanan yang dipilih. Fungsi ini berguna untuk menyemak sama ada nama seseorang digunakan secara konsisten, mencari setiap kemunculan istilah atau mencari ayat yang anda ingat tetapi tidak dapat dilihat sekilas. Google mendokumentasikan pilihan seperti membezakan huruf besar dan kecil serta menggunakan ungkapan nalar dalam carian. Lihat arahan Cari dan ganti Google Docs.

Hasil carian tetap perlu dilihat mengikut konteks. Sesuatu istilah mungkin muncul dalam petikan, tajuk atau frasa yang maknanya akan berubah jika diganti. Sebelum menggunakan Ganti semua, periksa padanan atau cuba menggantikan satu kemunculan pada satu masa. Untuk perubahan besar, simpan versi draf yang boleh dipulihkan atau gunakan sejarah buat asal editor supaya anda boleh membalikkan hasil yang tidak disengajakan.

Untuk nota penyelidikan, carian dokumen juga boleh membantu anda mencari bahan yang sudah disimpan. Carian itu sendiri tidak mengesahkan sesuatu dakwaan atau menyediakan sumber. Anggap “cari petikan itu” dan “semak sama ada petikan itu boleh dipercayai” sebagai tugas yang berasingan.

Imlak menukar pertuturan kepada teks. Ia boleh membantu apabila anda lebih mudah berfikir dengan bersuara, mahu merakam idea sebelum terlupa atau lebih suka bercakap daripada menaip. Microsoft menerangkan Word Dictate sebagai fungsi pertuturan kepada teks untuk mengarang kandungan, draf, rangka dan nota; Google Docs menyediakan penaipan suara serta arahan suara untuk menaip dan menyunting. Ketersediaan dan pemprosesan ciri bergantung pada aplikasi, peranti, pelayar, bahasa dan tetapan akaun. Semak halaman sokongan Word Dictate atau panduan penaipan suara Google Docs yang berkaitan sebelum bergantung pada aliran kerja tertentu.

Transkripsi ialah rekod tentang apa yang didengar oleh sistem, bukannya versi kemas bagi apa yang anda maksudkan. Semak nama, tanda baca, pemisah perenggan dan perkataan yang bunyinya serupa. Kemudian sunting transkripsi itu dengan gaya bahasa anda sendiri. Satu proses yang mudah diurus ialah menyebut bahagian yang pendek, berhenti seketika, menyemaknya dan kemudian menyambung semula; kesilapan pengecaman lebih mudah dikesan berbanding jika rakaman panjang dibiarkan tanpa semakan.

Semak juga cara ciri itu mengendalikan input anda. Microsoft menyatakan bahawa Word Dictate menghantar ujaran kepada Microsoft untuk menyediakan hasil teks dan bahawa perkhidmatan itu tidak menyimpan audio atau teks yang ditranskripsikan. Halaman bantuan Google menyatakan bahawa pelayar mengawal perkhidmatan pertuturan kepada teks untuk penaipan suara Docs. Kenyataan ini khusus kepada produk masing-masing; rujuk tetapan dan dokumentasi terkini bagi alat yang anda gunakan, terutamanya apabila menentukan bahan yang hendak diimlakkan.

Kawalan pemformatan mengubah cara teks dipersembahkan: aras tajuk, fon, jarak, inden, senarai dan penjajaran. Kawalan ini boleh memudahkan anda menelusuri draf atau menyediakannya mengikut susun atur yang diminta tanpa membekalkan ayat. Google Docs membolehkan pengguna mengubah gaya dan jarak perenggan; Word menyediakan kawalan pemformatan teks dan perenggan. Lihat panduan pemformatan Google Docs dan panduan pemformatan Word.

Urutan mudahnya ialah selesaikan pilihan kata, kenal pasti bahagian yang merupakan tajuk atau subjudul, kemudian gunakan gaya yang sepadan. Selepas itu, periksa senarai, jarak dan pemisah halaman. Jika anda mengubah gaya yang digunakan di seluruh dokumen, semak lebih daripada perenggan yang sedang dipilih; tetapan gaya boleh mempengaruhi teks lain yang menggunakan gaya yang sama. Pemformatan boleh mengatur laluan pembaca melalui dokumen, tetapi tidak dapat menentukan kandungan dokumen.

Cuba rutin empat bahagian ini apabila anda mahukan bantuan tanpa prosa yang dijana:

Tetapkan skop. Catat satu operasi yang anda mahu: semak ejaan, cari istilah, transkripsikan pertuturan atau gunakan pemformatan.

Gunakan kawalan paling khusus yang tersedia. Jika ciri itu menawarkan cadangan penulisan semula yang lebih luas, abaikannya. Jika anda hanya perlu mencari perkataan, gunakan carian dan bukannya menggantikannya secara automatik.

Semak hasilnya. Bandingkan setiap pembetulan, transkripsi, penggantian atau perubahan pemformatan dengan draf dan maksud anda.

Buat sendiri keputusan tentang penulisan. Baca petikan akhir untuk menyemak makna, susunan, penekanan dan gaya bahasa. Panduan semakan Purdue juga memisahkan soalan tentang perkara utama dan susunan draf daripada kerja mengemas bahasa dan kesilapan mekanikal yang dilakukan kemudian; nasihat prufnya mengesyorkan membaca kuat-kuat untuk mengesan perkataan yang janggal atau tertinggal. Lihat langkah-langkah untuk menyemak semula.

Pendekatan ini tidak memerlukan label khas untuk penulisan anda. Anda hanya memilih alat berdasarkan fungsinya. Anda boleh menolak cadangan ayat sambil menerima pembetulan kesilapan taip yang sebenar, mengimlakkan perenggan kemudian menulis semula transkripsinya, atau menggunakan menu gaya sambil memastikan setiap ayat tetap hasil tulisan anda sendiri. Batasan yang berguna ialah batasan yang dapat anda nyatakan dengan jelas sebelum alat bertindak.