Cara Menggunakan Alat Bantu Menulis Tanpa Membiarkannya Menulis untuk Anda
Jika prosa yang dihasilkan secara otomatis tidak sesuai untuk Anda, Anda tetap dapat menggunakan alat bantu untuk pekerjaan mekanis tertentu. Pemeriksa ejaan dapat menandai kesalahan ketik, pencarian dokumen dapat menemukan istilah yang berulang, dikte dapat mentranskripsikan kata-kata lisan Anda, dan kontrol pemformatan dapat menerapkan judul atau spasi. Agar tulisan tetap menjadi milik Anda, tentukan tugasnya sebelum membuka alat bantu, tinjau setiap perubahan, dan buat sendiri keputusan tentang makna, struktur, dan pilihan kata.
Mulailah dengan menentukan tugas yang ingin diselesaikan
"Bantuan penulisan" dapat menggambarkan beberapa fungsi yang berbeda. Sebelum mengaktifkan suatu fitur, tentukan tugasnya secara spesifik: "temukan istilah ini," "transkripsikan apa yang saya katakan," "tandai ejaan," atau "terapkan gaya judul." Langkah kecil tersebut memudahkan Anda untuk menyadari ketika suatu alat menawarkan intervensi yang lebih luas dari yang Anda inginkan.
Sebagai contoh, Microsoft Editor dapat menandai masalah ejaan dan tata bahasa, sementara saran lanjutannya mungkin juga membahas kejelasan, keringkasan, formalitas, dan kosakata. Seorang penulis yang hanya menginginkan pemeriksaan kesalahan ketik dapat memperlakukan saran-saran yang lebih luas tersebut sebagai opsi opsional dan mengabaikannya. Microsoft menyatakan bahwa pengguna dapat menerima atau mengabaikan saran Editor; di Edge, pengaturan bantuan penulisan yang dipilih juga memengaruhi apakah teks yang diketik dikirim ke layanan cloud Microsoft untuk diperiksa. Baca halaman dukungan Editor untuk detail fitur dan pemrosesan yang relevan dengan versi Anda.
Salah satu batasan praktis adalah memisahkan penyusunan draf dari perapian. Tulis draf dengan kata-kata Anda sendiri terlebih dahulu, lalu pilih alat yang spesifik untuk peninjauan tertentu. Ini adalah metode editorial, bukan aturan produk: ini membantu menjaga tujuan setiap fitur tetap jelas saat Anda bekerja.
Gunakan saran ejaan sebagai penanda, bukan instruksi
Pemeriksa ejaan berguna untuk menemukan kemungkinan kesalahan ketik, tetapi penanda hanyalah dorongan untuk memeriksa sebuah kata, bukan bukti bahwa kata tersebut harus diubah. Nama diri, kosakata khusus, fragmen yang disengaja, dan variasi ejaan regional semuanya mungkin memerlukan keputusan manusia. Hal yang sama berlaku untuk saran tata bahasa: pemeriksa mungkin lebih memilih konstruksi yang berbeda meskipun kalimat asli Anda dibuat secara sengaja.
Peninjauan yang cermat dapat dilakukan seperti ini: pindai kata-kata yang ditandai, bandingkan setiap saran dengan apa yang Anda maksudkan, terima hanya koreksi yang Anda kenali sebagai kesalahan, dan biarkan sisanya apa adanya. Jika suatu saran mengubah nada atau kosakata, tanyakan apakah perubahan tersebut merupakan bagian dari tugas awal Anda. Anda juga dapat menonaktifkan sementara prediksi atau penyempurnaan tingkat lanjut jika hal itu mengalihkan fokus dari pemeriksaan spesifik; kontrol yang tersedia bervariasi menurut aplikasi.
Lakukan pembacaan akhir setelah menerima koreksi. Panduan proofreading dari Purdue merekomendasikan membaca perlahan dan dengan suara lantang, serta memperingatkan agar tidak hanya mengandalkan pemeriksa ejaan karena pemeriksa tersebut mungkin melewatkan kesalahan seperti homofon yang dieja dengan benar. Alat pemeriksa dapat menemukan salah eja tetapi melewatkan kata yang valid namun salah konteks, seperti "their" padahal yang dimaksud adalah "there". Lihat panduan proofreading dan kesalahan umum dalam proofreading dari Purdue OWL.
Gunakan pencarian dalam dokumen untuk menemukan, bukan menulis ulang
Pencarian dokumen adalah alat untuk menemukan lokasi. Di Google Dokumen, misalnya, Cari dan ganti dapat menelusuri sebuah kata atau untaian teks, berpindah di antara kecocokan, dan secara opsional mengganti kecocokan yang dipilih. Fitur ini sangat praktis ketika memeriksa apakah nama seseorang konsisten, menemukan setiap kemunculan suatu istilah, atau mencari kalimat yang Anda ingat tetapi tidak dapat Anda temukan secara sekilas. Google mendokumentasikan opsi seperti mencocokkan huruf besar/kecil dan menggunakan ekspresi reguler dalam pencarian. Lihat petunjuk Cari dan ganti di Google Dokumen.
Hasil pencarian tetap membutuhkan konteks. Suatu istilah mungkin muncul dalam kutipan, judul, atau frasa di mana penggantian istilah tersebut akan mengubah maknanya. Sebelum menggunakan Ganti semua, periksa setiap kecocokan atau cobalah mengganti satu per satu. Untuk perubahan yang mencakup banyak bagian, simpan salinan draf yang dapat dipulihkan atau gunakan riwayat urungkan (undo) pada editor agar Anda dapat membatalkan hasil yang tidak diinginkan.
Untuk catatan penelitian, pencarian dokumen juga dapat membantu Anda menemukan materi yang sudah Anda simpan sebelumnya. Alat ini tidak secara otomatis memverifikasi klaim atau menyediakan sumber. Perlakukan "menemukan bagian teks" dan "memeriksa apakah bagian teks tersebut dapat dipercaya" sebagai tugas yang terpisah.
Diktekan kata-kata Anda sendiri, lalu perbaiki transkripnya
Dikte mengubah ucapan menjadi teks. Fitur ini dapat membantu ketika Anda berpikir lebih mudah secara lisan, ingin menangkap pemikiran sebelum hilang, atau lebih memilih berbicara daripada mengetik. Microsoft menjelaskan Word Dictate sebagai ucapan-ke-teks untuk menyusun konten, draf, kerangka, dan catatan; Google Dokumen menawarkan pengetikan suara dan perintah suara untuk mengetik dan mengedit. Ketersediaan fitur dan pemrosesan bergantung pada aplikasi, perangkat, browser, bahasa, dan pengaturan akun. Periksa halaman dukungan Word Dictate atau panduan pengetikan suara Google Dokumen yang relevan sebelum mengandalkan alur kerja tertentu.
Transkrip adalah rekaman dari apa yang didengar oleh sistem, bukan versi sempurna dari apa yang Anda maksudkan. Tinjau kembali nama, tanda baca, jeda paragraf, dan kata-kata yang terdengar serupa. Kemudian edit transkrip tersebut dengan gaya bahasa Anda sendiri. Salah satu proses yang mudah dikelola adalah mendiktekan bagian pendek, berhenti sejenak, memeriksanya, lalu melanjutkan; hal ini membuat kesalahan pengenalan suara lebih mudah ditemukan daripada membiarkan rekaman panjang tanpa ditinjau.
Periksa juga bagaimana fitur tersebut menangani masukan Anda. Microsoft menyatakan bahwa Word Dictate mengirimkan ucapan ke Microsoft untuk memberikan hasil teks dan menyatakan bahwa layanan tersebut tidak menyimpan audio atau teks yang ditranskripsikan. Halaman bantuan Google menyebutkan bahwa browser mengontrol layanan ucapan-ke-teks untuk pengetikan suara Dokumen. Hal-hal tersebut merupakan pernyataan khusus untuk masing-masing produk; periksalah pengaturan terkini dan dokumentasi untuk alat yang sebenarnya Anda gunakan, terutama saat menentukan materi apa yang akan didiktekan.
Format dokumen tanpa mengubah prosanya
Kontrol pemformatan mengubah cara teks ditampilkan: tingkat judul, font, spasi, inden, daftar, dan perataan. Fitur ini dapat membuat draf lebih mudah dinavigasi atau menyiapkannya untuk tata letak yang diminta tanpa menyisipkan kalimat. Google Dokumen memungkinkan pengguna mengubah gaya paragraf dan spasi; Word menyediakan kontrol pemformatan teks dan paragraf. Lihat panduan pemformatan Google Dokumen dan panduan pemformatan Word.
Urutan yang sederhana adalah menyelesaikan susunan kata terlebih dahulu, mengidentifikasi bagian yang merupakan judul atau subjudul, lalu menerapkan gaya yang sesuai. Setelah itu, periksa daftar, spasi, dan jeda halaman. Jika Anda mengubah gaya yang berlaku di seluruh dokumen, periksa lebih dari sekadar paragraf yang sedang dipilih; pengaturan gaya dapat memengaruhi teks lain yang menggunakan gaya yang sama. Pemformatan dapat menata alur pembaca saat membaca dokumen, tetapi pemformatan tidak dapat menentukan apa yang harus disampaikan oleh dokumen tersebut.
Batasan praktis untuk setiap sesi menulis
Cobalah rutinitas empat langkah ini saat Anda menginginkan bantuan tanpa prosa yang dihasilkan secara otomatis:
Tentukan ruang lingkupnya. Tuliskan satu operasi yang Anda inginkan: periksa ejaan, cari istilah, transkripsikan ucapan, atau terapkan pemformatan.
Gunakan kontrol paling spesifik yang tersedia. Jika fitur tersebut menawarkan saran penulisan ulang yang lebih luas, lewati saja. Jika Anda hanya perlu menemukan suatu kata, carilah alih-alih menggantinya secara otomatis.
Tinjau hasilnya. Periksa setiap koreksi, transkrip, penggantian, atau perubahan pemformatan terhadap draf dan maksud awal Anda.
Buat sendiri keputusan penulisan draf. Baca bagian teks yang sudah selesai untuk memeriksa makna, urutan, penekanan, dan gaya bahasa. Panduan revisi Purdue juga memisahkan pertanyaan tentang gagasan utama dan organisasi draf dari perapian bahasa dan kesalahan mekanis pada tahap berikutnya; saran proofreading-nya merekomendasikan membaca dengan lantang untuk menemukan kata-kata yang canggung atau hilang. Lihat langkah-langkah untuk merevisi.
Pendekatan ini tidak memerlukan label khusus untuk tulisan Anda. Pendekatan ini hanya memungkinkan Anda memilih alat bantu berdasarkan fungsinya. Anda dapat menolak saran kalimat sembari menerima perbaikan kesalahan ketik yang sebenarnya, mendiktekan paragraf dan menulis ulang transkripnya, atau menggunakan menu gaya sembari tetap menjaga setiap kalimat adalah murni milik Anda. Batasan yang berguna adalah batasan yang dapat Anda nyatakan dengan jelas sebelum alat bantu tersebut bekerja.