Cara Menetapkan Batas Praktikal untuk Mesej Telefon dan Kerja
Untuk menetapkan batas yang berguna bagi mesej telefon dan kerja, tentukan masa anda akan menyemak setiap saluran, makluman yang wajar mengganggu anda, dan tindakan yang perlu diambil oleh pasukan apabila sesuatu mesej tidak boleh menunggu. Kemudian, tetapkan pemberitahuan telefon dan aplikasi agar sepadan dengan persetujuan tersebut. Membisukan makluman boleh mengurangkan gangguan, tetapi tidak memberitahu rakan sekerja bila mereka boleh mengharapkan balasan atau cara menghubungi anda tentang isu kecemasan yang sebenar.
Mulakan dengan masa balasan yang boleh anda berikan secara konsisten
Pilih corak balasan yang sesuai dengan peranan dan hari kerja anda. Contohnya, anda boleh menyemak mesej kerja biasa pada waktu tertentu sepanjang waktu kerja dan menjawab permintaan mendesak melalui saluran berasingan. Di luar waktu tersebut, anda boleh membalas pada hari kerja berikutnya. Ini ialah pilihan contoh, bukannya peraturan balasan sejagat: liputan, jadual dan tanggungjawab berbeza-beza.
Nyatakan tiga perkara dengan jelas: tempoh balasan biasa anda, waktu kerja atau ketersediaan anda, dan saluran pengecualian. “Saya akan membalas sebentar lagi” sukar dijadikan panduan untuk orang lain. “Saya menyemak sembang pada pukul 10 pagi dan 2 petang pada hari kerja; hubungi telefon petugas untuk isu mendesak” memberikan jangkaan yang berguna, jika masa dan saluran itu benar-benar telah dipersetujui oleh pasukan.
Jika anda bekerja mengikut syif, berkongsi liputan atau perlu memantau saluran tertentu sebagai sebahagian daripada peranan anda, persetujui batas tersebut dengan rakan sekerja atau pengurus yang berkenaan sebelum bergantung padanya. Tetapan pemberitahuan peribadi tidak boleh mengubah tanggungjawab pasukan. Saluran pengecualian itu mestilah saluran yang dikenali, dipantau dan boleh digunakan oleh pasukan sebenar; jangan cipta laluan hubungan khas dengan andaian orang lain mengetahuinya.
Persetujui pengecualian sebelum membisukan makluman
Tentukan maksud mendesak berdasarkan kerja yang tidak boleh menunggu sehingga waktu semakan anda yang seterusnya. Pasukan juga perlu menetapkan siapa yang diliputi, waktu liputan dan saluran yang perlu digunakan. Bergantung pada proses sebenar pasukan, saluran itu mungkin panggilan telefon, orang yang sedang bertugas atau saluran lain yang dipantau. Nyatakan tindakan yang perlu diambil jika orang pertama tidak membalas. Pastikan peraturannya cukup ringkas untuk diingati.
Contohnya, pasukan boleh bersetuju bahawa soalan rutin dihantar dalam sembang dan boleh menunggu sehingga semakan seterusnya, manakala isu yang menjejaskan penyerahan pelanggan yang sedang berlangsung disampaikan kepada orang yang sedang bertugas melalui saluran telefon yang dipersetujui. Ini sekadar contoh ilustrasi, bukannya saranan bahawa setiap penyerahan ialah kecemasan. Pasukan perlu menetapkan ambang dan liputannya sendiri.
Tulis persetujuan itu di tempat pasukan biasanya mencari maklumat kerja, dan pastikan ia sepadan dengan kakitangan serta waktu kerja sebenar. Sertakan perkara yang perlu dilakukan pada hari cuti, apabila seseorang tiada, dan apabila orang hubungan utama tidak tersedia. Jika tiada saluran pengecualian yang dipantau, nyatakan perkara itu dan persetujui satu saluran sebelum menganggap makluman yang dibisukan selamat untuk kerja yang peka pada masa.
Laraskan pemberitahuan supaya menyokong persetujuan
Setelah jangkaan balasan jelas, laraskan tetapan peranti dan aplikasi yang menentukan perkara yang mengganggu anda. Panduan iPhone Apple menerangkan tetapan pemberitahuan bagi setiap aplikasi, manakala panduan Focus menerangkan cara mengkonfigurasi Focus untuk orang atau aplikasi tertentu dan menjadualkan waktu aktifnya (Apple: tukar tetapan pemberitahuan; Apple: sediakan Focus). Bantuan Android juga menerangkan kawalan pemberitahuan, termasuk menukar tetapan aplikasi dan menggunakan Do Not Disturb; pilihan yang tersedia mungkin berbeza mengikut telefon (Google: kawal pemberitahuan pada Android).
Persediaan praktikal mungkin membiarkan panggilan daripada orang tertentu berbunyi, membisukan makluman aplikasi yang tidak penting semasa kerja yang memerlukan tumpuan, dan menjadualkan profil yang lebih senyap di luar waktu kerja. Pilih tetapan hanya selepas memastikan saluran kecemasan yang dipersetujui masih dapat menghubungi sesiapa yang sepatutnya memantaunya. Contohnya, jika saluran pengecualian bergantung pada panggilan telefon, uji sama ada tetapan semasa anda membenarkan panggilan itu masuk. Jangan anggap bahawa membisukan satu aplikasi turut membisukan setiap salinan maklumannya pada peranti lain.
Dalam aplikasi kerja, kurangkan pemberitahuan mengikut aktiviti atau perbualan jika aplikasi itu menyokongnya. Contohnya, panduan Teams Microsoft mendokumenkan pilihan untuk mengurus pemberitahuan Teams dan memilih jenis aktiviti yang mencetuskan makluman (Microsoft: urus pemberitahuan dalam Teams). Kawalan aplikasi boleh mengubah perkara yang anda lihat atau dengar; kawalan itu tidak mewujudkan persetujuan tentang masa balasan, memberitahu pengirim bila anda akan menyemak mesej, atau menjamin bahawa mesej mendesak sampai kepada penerima yang dimaksudkan.
Panduan keputusan ringkas
Gunakan urutan ini apabila memutuskan sama ada hendak menukar makluman atau menetapkan batas:
Bolehkah mesej ini menunggu sehingga waktu semakan anda yang seterusnya? Jika ya, bisukan atau kumpulkan pemberitahuannya dan beritahu orang bila anda biasanya menyemaknya. Jika tidak, teruskan.
Adakah pasukan telah menetapkan isu seperti ini sebagai mendesak? Jika belum, persetujui contoh dan ambang dan bukannya mengharapkan setiap orang meneka.
Adakah terdapat saluran pengecualian yang benar-benar dipantau untuk waktu berkenaan? Jika ya, pastikan saluran itu tersedia dan kenal pasti siapa yang bertugas. Jika tidak, tetapkan liputan dan laluan hubungan sebelum bergantung padanya.
Adakah tetapan anda membenarkan mesej melalui saluran itu? Semak peranti dan aplikasi yang terlibat, kemudian uji saluran itu bersama pasukan jika praktikal.
Adakah batas itu berfungsi seperti yang dijangkakan? Jika mesej rutin masih mengganggu, laraskan makluman atau jadual semakan. Jika mesej mendesak terlepas, semak semula saluran dan tetapan pasukan bersama-sama sebelum mengubah batas.
Contoh situasi: mesej selepas waktu kerja
Katakan anda selesai bekerja pada pukul 5 petang dan pasukan telah bersetuju bahawa soalan sembang biasa boleh menunggu sehingga hari kerja berikutnya. Orang yang mengendalikan isu mendesak menggunakan saluran telefon petugas yang dinamakan sehingga pukul 8 malam. Anda boleh menetapkan makluman sembang rutin supaya senyap selepas pukul 5, memastikan saluran telefon petugas yang dipersetujui tersedia untuk orang yang bertanggungjawab membuat liputan, dan meletakkan jangkaan balasan hari berikutnya serta saluran kecemasan dalam panduan bersama pasukan. Butiran ini sekadar ilustrasi; gunakan hanya jika sepadan dengan jadual dan aturan pasukan sebenar anda.
Jika anda orang yang sedang bertugas, batasnya mungkin berbeza: pastikan saluran yang dipersetujui boleh dihubungi sepanjang tempoh liputan, sambil membisukan saluran rutin yang telah dipersetujui oleh pasukan boleh menunggu. Apabila syif tamat, pastikan serah tugas dan orang hubungan seterusnya jelas sebelum menukar tetapan. Jika aturan itu tidak jelas, minta pasukan menyelesaikan liputan terlebih dahulu daripada menganggap setiap bunyi pemberitahuan sebagai mendesak atau membisukan semuanya tanpa saluran sokongan.
Semak semula batas apabila kerja berubah
Semak semula aturan jika waktu, tugas, liputan pasukan atau alat kerja anda berubah. Tetapan yang sesuai untuk satu peranan mungkin menyekat sesuatu yang perlu dipantau oleh peranan lain. Pastikan pasukan memahami tempoh balasan biasa dan saluran pengecualian, serta tetapan telefon dan aplikasi kerja anda masih sepadan dengannya. Pastikan batasnya ringkas: semakan yang boleh dijangka untuk mesej rutin, saluran yang ditetapkan dan benar-benar diliputi untuk hal mendesak yang dipersetujui, serta makluman yang dikonfigurasikan untuk mencerminkan kedua-duanya.