Jak ustalić praktyczne granice dotyczące wiadomości na telefonie i w pracy
Aby ustalić przydatne granice dotyczące wiadomości na telefonie i w pracy, zdecyduj, kiedy będziesz sprawdzać każdy kanał, które powiadomienia mogą Ci przerwać i co zespół powinien zrobić, gdy wiadomość nie może czekać. Następnie dostosuj do tych ustaleń powiadomienia w telefonie i aplikacjach. Wyciszenie alertów może ograniczyć liczbę przerw, ale nie informuje współpracowników, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi ani jak skontaktować się z Tobą w rzeczywiście pilnej sprawie.
Zacznij od określenia, na jaki czas odpowiedzi możesz sobie pozwolić
Wybierz sposób odpowiadania, który pasuje do Twojej roli i dnia pracy. Możesz na przykład sprawdzać zwykłe wiadomości służbowe o ustalonych porach w godzinach pracy, a na pilne prośby odpowiadać przez osobny kanał. Poza tymi godzinami możesz odpowiadać następnego dnia roboczego. To przykładowe rozwiązania, a nie uniwersalne zasady odpowiadania: dyżury, harmonogramy i obowiązki są różne.
Określ dokładnie trzy rzeczy: zwykły czas odpowiedzi, godziny pracy lub dostępność oraz sposób kontaktu w wyjątkowych sytuacjach. „Odpiszę wkrótce” nie daje innym jasnych wskazówek. „Sprawdzam czat o 10:00 i 14:00 w dni robocze; w pilnej sprawie zadzwoń na telefon dyżurny” pozwala innym wiedzieć, czego się spodziewać, o ile zespół rzeczywiście uzgodnił takie pory i sposób kontaktu.
Jeśli pracujesz na zmiany, dzielisz dyżury z innymi osobami lub w ramach swojej roli musisz monitorować określony kanał, uzgodnij granice z odpowiednimi współpracownikami lub przełożonym, zanim zaczniesz na nich polegać. Ustawienia powiadomień w Twoim telefonie nie zmieniają obowiązków zespołu. Sposób kontaktu w wyjątkowych sytuacjach powinien być znany zespołowi i przez niego monitorowany, a także możliwy do użycia; nie wymyślaj specjalnej ścieżki kontaktu i nie zakładaj, że inni o niej wiedzą.
Uzgodnij sposób kontaktu w wyjątkowych sytuacjach, zanim wyciszysz alerty
Określ, co uznajecie za pilne, biorąc pod uwagę sprawy, które nie mogą czekać do następnego zaplanowanego sprawdzenia wiadomości. Zespół powinien też ustalić, kogo dotyczy dyżur, w jakich godzinach i którego kanału używać. Zależnie od faktycznych procedur zespołu może to być telefon, kontakt z osobą na dyżurze albo inny monitorowany kanał. Ustalcie, co zrobić, jeśli pierwsza osoba nie odpowie. Zasada powinna być na tyle krótka, żeby łatwo ją zapamiętać.
Na przykład zespół może uzgodnić, że zwykłe pytania trafiają na czat i mogą poczekać do kolejnego sprawdzenia wiadomości, a sprawę wpływającą na przekazanie obsługi klienta na żywo należy zgłosić osobie aktualnie pełniącej dyżur, korzystając z uzgodnionego numeru telefonu. To tylko przykład, a nie zalecenie, by każde przekazanie obowiązków traktować jako nagły wypadek. Zespół powinien ustalić własne kryteria i zakres dyżuru.
Zapiszcie ustalenia w miejscu, w którym zespół zwykle szuka informacji o pracy, i upewnijcie się, że odpowiadają one rzeczywistej obsadzie oraz godzinom pracy. Uwzględnijcie dni wolne, nieobecność danej osoby i sytuacje, gdy główny kontakt jest niedostępny. Jeśli nie ma monitorowanego kanału kontaktu w wyjątkowych sytuacjach, powiedzcie o tym i uzgodnijcie taki kanał, zanim uznacie, że wyciszenie alertów jest bezpieczne przy sprawach wymagających szybkiej reakcji.
Dostosuj powiadomienia do ustaleń
Gdy oczekiwania dotyczące odpowiedzi będą jasne, dostosuj ustawienia urządzenia i aplikacji, które określają, co Ci przerywa pracę. W przewodniku Apple dotyczącym iPhone’a opisano ustawienia powiadomień dla poszczególnych aplikacji, a przewodnik po trybie Skupienie wyjaśnia, jak skonfigurować go dla wybranych osób lub aplikacji i zaplanować, kiedy ma być aktywny (Apple: zmiana ustawień powiadomień; Apple: konfigurowanie trybu Skupienie). W pomocy Androida opisano również ustawienia powiadomień, w tym zmianę ustawień aplikacji i korzystanie z trybu Nie przeszkadzać; dostępne opcje mogą się różnić w zależności od telefonu (Google: zarządzanie powiadomieniami na Androidzie).
Praktyczna konfiguracja może obejmować słyszalne połączenia od wybranych osób, wyciszenie nieistotnych powiadomień aplikacji podczas pracy wymagającej skupienia i zaplanowanie cichszego profilu poza godzinami pracy. Zanim wybierzesz ustawienia, upewnij się, że uzgodniony kanał kontaktu w pilnych sprawach nadal będzie dostępny dla osoby, która ma go monitorować. Jeśli wyjątkowa ścieżka kontaktu opiera się na telefonie, sprawdź na przykład, czy obecne ustawienia pozwalają odebrać takie połączenie. Nie zakładaj, że wyciszenie jednej aplikacji wyciszy również wszystkie jej powiadomienia na innych urządzeniach.
W aplikacjach służbowych ogranicz powiadomienia według aktywności lub rozmowy, jeśli aplikacja to umożliwia. Na przykład instrukcje Microsoft Teams opisują opcje zarządzania powiadomieniami i wybierania rodzajów aktywności, które wywołują alerty (Microsoft: zarządzanie powiadomieniami w aplikacji Teams). Ustawienia aplikacji mogą zmieniać to, co widzisz lub słyszysz; nie tworzą jednak ustaleń dotyczących czasu odpowiedzi, nie informują nadawcy, kiedy sprawdzisz wiadomości, ani nie gwarantują, że pilna wiadomość dotrze do właściwego odbiorcy.
Prosta pomoc w podejmowaniu decyzji
Skorzystaj z poniższych kroków, gdy zastanawiasz się nad zmianą alertu lub ustaleniem granicy:
Czy ta wiadomość może poczekać do następnego zaplanowanego sprawdzenia? Jeśli tak, wycisz powiadomienie lub grupuj je i poinformuj innych, kiedy zwykle przeglądasz wiadomości. Jeśli nie, przejdź dalej.
Czy zespół uznał tego rodzaju sprawę za pilną? Jeśli nie, uzgodnijcie przykłady i kryteria zamiast oczekiwać, że każda osoba sama się tego domyśli.
Czy w danym czasie istnieje rzeczywisty, monitorowany kanał kontaktu w wyjątkowych sytuacjach? Jeśli tak, zadbaj o jego dostępność i wskaż osobę pełniącą dyżur. Jeśli nie, uzgodnijcie dyżur i sposób kontaktu, zanim zaczniecie na nim polegać.
Czy Twoje ustawienia pozwalają na połączenie przez ten kanał? Sprawdź odpowiednie urządzenie i aplikację, a następnie, jeśli to możliwe, przetestuj kanał z zespołem.
Czy ustalone granice działają zgodnie z oczekiwaniami? Jeśli zwykłe wiadomości nadal Ci przerywają, dostosuj alerty lub harmonogram sprawdzania. Jeśli pilna wiadomość została przeoczona, wspólnie przeanalizujcie kanał kontaktu i ustawienia, zanim zmienicie ustalone granice.
Przykład: wiadomość po godzinach
Załóżmy, że kończysz pracę o 17:00, a zespół uzgodnił, że zwykłe pytania na czacie mogą poczekać do następnego dnia roboczego. Osoba pełniąca dyżur w pilnych sprawach korzysta z określonego numeru telefonu dyżurnego do 20:00. Możesz wyciszyć zwykłe powiadomienia z czatu po 17:00, pozostawić uzgodniony kanał dyżurny dostępny dla osoby odpowiedzialnej za dyżur, a w udostępnionych materiałach zespołu zamieścić informację o czasie odpowiedzi następnego dnia oraz sposobie kontaktu w pilnych sprawach. To tylko przykład; wykorzystaj go wyłącznie wtedy, gdy odpowiada Twojemu rzeczywistemu harmonogramowi i ustaleniom zespołu.
Jeśli pełnisz dyżur, Twoje granice mogą wyglądać inaczej: w czasie dyżuru utrzymuj dostępność przez uzgodniony kanał, a wycisz zwykłe kanały, które zgodnie z ustaleniami zespołu mogą poczekać. Po zakończeniu dyżuru upewnij się, że przekazanie obowiązków i wskazanie kolejnego kontaktu są jasne, zanim zmienisz ustawienia. Jeśli ustalenia nie są jasne, poproś zespół o doprecyzowanie dyżurów, zamiast uznawać każde powiadomienie za pilne lub wyciszać wszystko bez zapewnienia zastępstwa.
Weryfikuj ustalone granice, gdy zmienia się praca
Wróć do ustaleń, jeśli zmienią się Twoje godziny, obowiązki, dyżury zespołu lub używane narzędzia. Ustawienia odpowiednie dla jednej roli mogą blokować coś, co osoba na innym stanowisku musi monitorować. Sprawdź, czy zespół rozumie zwykły czas odpowiedzi i sposób kontaktu w wyjątkowych sytuacjach oraz czy ustawienia telefonu i aplikacji służbowych nadal są z nimi zgodne. Zachowaj prostą zasadę: przewidywalne pory sprawdzania zwykłych wiadomości, określony i rzeczywiście obsadzony kanał dla uzgodnionych pilnych spraw oraz powiadomienia skonfigurowane zgodnie z tymi ustaleniami.