Så kontrollerar du om text i en skannad dagboksbilaga är sökbar
Om du vill hitta en gammal dagboksanteckning med hjälp av ett ord i den skannade bilagan kan du söka efter ett ord som du vet finns där och sedan kontrollera att träffen pekar på bilagan och inte på den skrivna anteckningen eller filnamnet. En skanning kan bestå enbart av en bild, en PDF med ett befintligt textlager eller en bild som appen måste behandla med OCR. Det är olika sätt att göra text sökbar, och stödet varierar mellan appar, filtyper, abonnemang och enheter.
Vad innebär det att en bilaga är ”sökbar”?
En sökning i appen kan ge träffar på flera olika saker: den skrivna texten i dagboksanteckningen, bilagans filnamn, markerbar text som redan är inbäddad i en PDF eller ord som identifierats i en bild med optisk teckenigenkänning (OCR). En träff i sig visar inte vilken metod som gav resultatet. Om du till exempel söker efter ”Station” säger det inte mycket om anteckningen innehåller ”Stationsbiljett” eller filen heter Station.pdf.
En skannad PDF kan se ut som ett vanligt dokument trots att den bara består av sidbilder. Om du inte kan markera ett tryckt ord i en PDF-läsare är det ett tecken på att PDF-filen kanske saknar ett textlager. Det bevisar däremot inte vad anteckningsappen kan OCR-tolka. Omvänt kan markerbar PDF-text vara sökbar utan bildigenkänning. Kontrollera filen i en PDF-läsare och testa appen separat.
Gör ett kontrollerat test med ett ord du känner till
Använd om möjligt en kopia av bilagan eller en tillfällig anteckning. Välj ett utmärkande ord som tydligt syns i skanningen och kontrollera att det inte förekommer i anteckningens titel, skrivna text eller filnamn. Gör sedan följande:
Detta är en beskrivning av en metod, inte en redogörelse för testning av något specifikt konto. En misslyckad sökning är inte i sig ett slutgiltigt besked: OCR kan vara avstängt, bearbetningen kan fortfarande pågå, formatet kanske inte stöds eller så saknar enheten det aktuella indexet.
Sök efter det valda ordet med appens vanliga sökfunktion.
Granska träffen och kontrollera, om appen anger varifrån träffen kommer, att anteckningen identifieras tack vare bilagan.
Öppna bilagan. Om det är en PDF kan du försöka markera och kopiera det valda ordet i en PDF-läsare.
Sök igen efter ett annat ord som bara förekommer i den skrivna anteckningen. Jämför vad respektive träff hänvisar till.
Om det går kan du granska den igenkända OCR-texten eller använda appens dokumenterade OCR-funktion. Kontrollera att det valda ordet faktiskt har känts igen och inte bara antagits utifrån träffen.
Kontrollera formatet och textlagret först
Notera om bilagan är en JPEG/PNG, en skannad PDF eller en PDF med markerbar text. Kontrollera sedan appens aktuella dokumentation separat för varje format. Joplins OCR-dokumentation anger att OCR-funktionen skannar PNG- och JPEG-bilder samt PDF-filer och att bild- och PDF-behandling är tillgänglig i datorappen. Där beskrivs också ett alternativ för att visa OCR-text för en PDF-länk eller bild. Då kan du kontrollera både den extraherade texten och om det förväntade ordet finns med.
Microsofts instruktioner för OCR i OneNote beskriver hur du kopierar text från bilder och dokumentutskrifter. För en utskrift med flera sidor kan du enligt instruktionerna kopiera från en sida eller alla sidor, och de varnar för att vissa resultat kan ta 24–48 timmar. Det gäller igenkänning och textextrahering från bilder eller utskrifter i OneNote. Utgå inte från att alla typer av bifogade filer behandlas på samma sätt.
Skilj appens stöd från villkor för konto och enhet
En app kan i allmänhet ha stöd för OCR, samtidigt som ditt konto, abonnemang, dina inställningar eller den aktuella enheten påverkar om det fungerar för en viss bilaga. Evernotes sida om sökfunktionen anger för närvarande att abonnemangen Personal, Professional och Enterprise kan söka efter text i PDF-filer, Office-dokument, bilder, presentationer och skannade dokument. Kontrollera de uppdaterade abonnemangsuppgifterna och ditt eget abonnemang innan du förlitar dig på funktionen.
Joplin dokumenterar en annan viktig skillnad: OCR-skanning körs i datorappen, medan mobilappar kan komma åt OCR-data via synkronisering. En utebliven träff på en telefon visar alltså inte att filen inte kan indexeras. Kontrollera först bearbetningen i datorappen och om synkroniserade data är tillgängliga. Mer allmänt bör du kontrollera appversion, relevant abonnemang, OCR-inställning, filtyp, bearbetningsstatus och synkroniseringsstatus mot aktuell dokumentation. Utgå inte från att uppladdning av en fil automatiskt extraherar dess text eller att varje enhet skapar ett lokalt index.
Granska sökresultatet noga och felsök uteblivna träffar
Om det kända ordet finns i appens OCR-text men sökningen inte hittar anteckningen ligger problemet troligen längre fram i sök- eller synkroniseringskedjan. Kontrollera appens sökdokumentation och försök igen när bearbetningen eller synkroniseringen är klar. Om ordet saknas i OCR-texten bör du kontrollera skanningens skärpa, orientering och språkinställningar samt om texten är tryckt eller handskriven. Joplin uppger att det nuvarande systemet är tillförlitligt för tryckt text och tydliga bilder, men inte stöder handskrift. Microsoft påpekar också att OCR-resultatet beror på bildkvaliteten. Fel i teckenigenkänningen är därför en tänkbar orsak till uteblivna träffar.
Om ordet går att markera i PDF-filen men inte hittas i anteckningsappen bör du kontrollera att appen indexerar PDF-filer med inbäddad text såväl som skanningar som bara består av bilder. Om enbart filnamnet eller den skrivna anteckningen ger träffar bekräftar det att de fälten är sökbara, men säger inget om orden i bilagan. Håll isär dessa kontroller när du dokumenterar resultatet.
För en kort dokumentation av funktionerna
Anteckna för varje app du utvärderar vilken app och enhet du använder, kontots abonnemang om det är relevant, bilagans format, om texten i PDF-filen går att markera, OCR-inställning och bearbetningsstatus, synkroniseringsstatus samt det exakta testresultatet. Notera om träffen kom från anteckningen, filnamnet, PDF-filens befintliga textlager eller OCR-texten. Då blir ”sökningen verkar fungera” ett test som du kan upprepa efter att du bytt enhet, abonnemang, inställningar eller filformat.