Behåll ditt lugn utan att dras med i andras känslor
När någon låter stressad eller tydligt missnöjd kan du börja behålla ditt lugn genom att inte ändra ditt beslut direkt. Ta reda på vad som har hänt, fråga vad personen vill att du ska göra och välj sedan vilken del du kan ta på dig. Du kan bry dig om personen och ändå lägga märke till hur stämningen påverkar dig. Att behålla lugnet betyder inte att inte känna något. Det betyder att en vass kommentar, ett ansiktsuttryck eller en ström av meddelanden inte automatiskt avgör vad du gör härnäst.
Lyssna separat efter tonfall och vad som faktiskt har hänt
En vän skriver att evenemanget är en fullständig röra och att hen har fått nog. Du hör missnöjet, men har ännu inte fått hela bilden eller något önskemål. Att ställa in allt åt vännen kanske inte är vad hen vill. Att fråga vilken del av arrangemanget som gick fel för dig närmare problemet än att genast fördöma arrangören.
University of Pennsylvanias diskussion om lyssnande förklarar att samma ord kan betyda olika saker för olika personer. Därför är klargörande frågor användbara innan man drar slutsatser. Till exempel kan ”för sent” syfta på mötestiden eller på hur nyligen en ändring meddelades. Ett brådskande tonfall undanröjer inte behovet av att fastställa vilken betydelse som avses.
Att bekräfta en reaktion innebär inte att hålla med om alla omdömen
Du kan bekräfta att den sena ändringen av lokalen har gjort kvällen besvärlig. Då uppmärksammar du en beskriven konsekvens utan att hålla med om att ingen inblandad går att lita på. Harvard Program on Negotiation skiljer mellan parafrasering, frågor och bekräftelse, och påpekar att bekräftelse inte är detsamma som att hålla med. Den här artikeln tillämpar den skillnaden på vardagliga arrangemang; den förutsäger inget utfall av en förhandling.
Om du har annan information, lägg fram den varsamt. Du fick meddelandet på eftermiddagen, men du vet inte vad alla andra fick. Du behöver inte bemöta ett svepande omdöme med ett annat. Om du lämnar osäkra detaljer öppna visar du att du lyssnar och ger samtidigt plats åt din egen bedömning. Du kan förstå varför ändringen spelar roll utan att ta hela berättelsen som fastställda fakta.
Klargör önskemålet innan du svarar
Samma klagomål kan betyda att din vän vill prata en stund, ha hjälp med att jämföra två alternativ eller få någon att kontakta arrangören. Fråga om hen vill att du lyssnar en stund eller om ni ska komma fram till ett nytt arrangemang tillsammans. Hen kanske inte vet än. Den osäkerheten är ingen anledning att ta över alla uppgifter innan ni har kommit överens om något.
Om du erbjuder hjälp, ange en konkret handling. Du kan kontrollera hemresan tillsammans utan att kontakta alla andra gäster. Om du inte kan prata just nu, ange en tid du faktiskt kan erbjuda eller säg att du inte är tillgänglig i dag. Ett större löfte som ges för att genast förbättra stämningen kan skapa ett praktiskt problem senare. Anpassa erbjudandets omfattning efter vad du faktiskt tänker göra.
Ge pausen ett syfte och ett nästa steg
Om du märker att du avbryter gång på gång eller höjer rösten kanske det inte tillför något att fortsätta. Du kan säga att du vill kontrollera lokalen och tiden och sedan återkomma till de två frågorna om en halvtimme. Pausen får då ett syfte och en realistisk tid för att återuppta samtalet. Den lämnar inte den andra personen att undra om du tyst har övergett samtalet.
University of Michigans ombudsvägledning rekommenderar en lämplig tid och plats, förberedelser med fakta, ansvar för sitt eget bidrag och en avslutande sammanfattning. I en meddelandekonversation kan det innebära att ni tillsammans besvarar den olösta frågan i stället för att skriva en ny förklaring för varje avisering. Om du inte kan ange en pålitlig tid för att återkomma bör du inte hitta på en bara för att avsluta konversationen.
Ta hand om din del och fortsätt sedan med dagen
Om du faktiskt glömde att vidarebefordra ändringen av lokalen, bekräfta just den missen, skicka rätt information och hantera den praktiska konsekvens du fortfarande kan åtgärda. Att hålla sitt eget tempo betyder inte att avvisa återkoppling eller lägga varje svårighet på någon annan. När du skiljer dina handlingar från antaganden hamnar ansvaret där de tillgängliga fakta ger stöd för det.
När arrangemanget är klart kan du bekräfta det kort: ni åker var för sig och ses vid den nya entrén klockan sex. Om något fortfarande är oklart, ange vilken information som saknas och vem som ska kontrollera den. Gå sedan tillbaka till matlagningen, arbetet eller aktiviteten du hade planerat. Att den andra personen genast blir glad behöver inte vara det enda villkoret för att avsluta samtalet. Tydlig information och genomförbara handlingar som du själv valt är sådant du faktiskt kan påverka.