كيفية إنشاء خطة إدارة التواصل في المشروع: إيصال المعلومات المهمة إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب

ابدأ بإجراء قادم

فكّر في معرض أرشيفي صغير. هذا مثال خيالي: تحتاج جهة الاتصال في موقع الفعالية إلى وقت الافتتاح المؤكد، ويحتاج مسؤول التركيب إلى التحقق من شروط الدخول والوصول، ويجب على قائد المشروع أن يقرر ما إذا كان سيضيف منطقة عرض أخرى. يهتم الثلاثة جميعاً بسير العمل، لكنهم بحاجة إلى مواد مختلفة. اسأل كل شخص عما سيعدّه أو يقرره في المحطة الرئيسية القادمة للمشروع، وعن المعلومات التي لا تزال ناقصة لديه.

إذا طلب شخص ما إبقاءه على اطلاع بكل شيء، فتحقق من التغييرات التي قد تؤثر فعلياً على عمله؛ فقد يحتاج إلى تحديثات حول ساعات العمل بدلاً من كل بطاقة تعريفية للمقتنيات المعروضة. لا تحدد مستوى التفاصيل بناءً على المسميات الوظيفية وحدها؛ فالشخص الذي ينفذ المهمة التالية قد يحتاج إلى المخططات الكاملة حتى لو كان هناك شخص أعلى منه رتبة يحتاج فقط إلى تحديث موجز.

حوّل الاحتياجات إلى ترتيبات ملموسة

قد يغطي أحد المدخلات الجانب المعلوماتي فقط: عند تأكيد وقت الافتتاح، يرسل المنسق الجدول الزمني الحالي إلى مسؤول الموقع حتى يتسنى ترتيب الكوادر العاملة. ويطلب مدخلٌ آخر التأكيد: يراجع مسؤول التركيب المساحات المتاحة وشروط الوصول العالقة، ثم يرد بحلول تاريخ متفق عليه. بينما يطلب مدخل ثالث اتخاذ قرار: يتلقى الشخص المخوّل تفاصيل العمل الإضافي وقيود المساحة والخيارات المتاحة لمنطقة عرض أخرى قبل حجز المعدات.

هذه أمثلة وليست ثلاث فئات إلزامية لكل مشروع. يجب أن يحدد كل ترتيب المتلقي، والغرض، والمحتوى المحدد، والمرسِل، ونقطة الإرسال، والاستجابة المتوقعة. إن عبارة «يشارك فريق المشروع التحديثات بانتظام» تترك الكثير من الأمور دون تحديد. وعندما تحدد مهمة حالية بالفعل آلية التسليم، اربط السجل بها بدلاً من الاحتفاظ بوصف ثانٍ للعمل نفسه.

اعمل بصورة عكسية انطلاقاً من وقت استخدام المعلومات

إذا كان يجب حجز المعدات يوم الخميس، فإن ورقة القرار الواردة في تقرير يوم الجمعة ستكون متأخرة جداً. ناقش الوقت الفعلي اللازم لإعدادها وقراءتها ومناقشتها. اتفق على تواريخ الإرسال والرد، بما في ذلك المنطقة الزمنية عند الاقتضاء. ضع في الحسبان فترات الغياب المعروفة. تجنب الوعود الغامضة بالرد السريع، وتجنب أيضاً فرض قاعدة الرد خلال ساعتين دون التأكد أولاً من قدرة الأشخاص على الالتزام بها.

تحدد ورقة معهد إدارة المشاريع (PMI) المعنونة «التواصل في المشروع — أساس نجاح المشروع» المحطات الرئيسية واحتياجات اتخاذ القرار بوصفها محفزات للتواصل تتجاوز الجدول الزمني المعتاد. افصل بين التحديثات الروتينية والإخطارات الناتجة عن تغيير مؤكد. وترتيبات المعرض المذكورة هنا هي نماذج توضيحية تحريرية، وليست حالات واردة في تلك الورقة.

تأكد من إمكانية الوصول إلى المواد

حدد موضع المستند الفعلي وقناة التسليم، واطلب من المتلقي فتح المادة. إن وصول أحد أفراد الفريق الداخلي للمستند لا يضمن قدرة متعاون خارجي على قراءته. شارك فقط المعلومات اللازمة للمهمة والمصرح بها لهذا الجمهور. أرسل المخططات مسبقاً عندما تتطلب فحصاً وتدقيقاً، ورتّب جلسة نقاش عندما يحتاج الأشخاص إلى بحث أحد الخيارات معاً.

ميّز بين التسليم والموافقة؛ فوصول رسالة بريد إلكتروني لا يعني أن متلقيها قد وافق على تولي عمل إضافي، كما أن دعوة التقويم لا تُعد قراراً. بالنسبة لطلبات التأكيد أو الاعتماد، حدد الرد المطلوب ومن يقوم بالمتابعة في حال تأخره. اعتمد على المسؤوليات الحالية بدلاً من إنشاء هيئة اعتماد جديدة لخطة التواصل.

تدرّب على سيناريو تغيير قبل الاعتماد على الخطة

تخيل أن موعد الافتتاح قد قُدّم يوماً واحداً وأن المنسق المعتاد غائب. دون إجراء تغيير على المشروع الفعلي، اسأل: من يؤكد هذا التغيير؟ ومن يمكنه إعداد الإشعار؟ ومتى يحتاجه موقع الفعالية؟ وهل تحتاج شروط التركيب إلى فحص مجدداً؟ وهل سيصل قرار حجز المعدات قبل موعد الحجز؟

اطلب من المشاركين تحديد البند المناسب وقناة التواصل المخصصة له. وإذا كان الحل هو مجرد السؤال في مجموعة الدردشة، فهذا يعني أن هناك اتفاقاً مفقوداً لا يزال قائماً. عالج هذه الفجوة بدلاً من إضافة صفحات لكل استثناء يمكن تخيله. قد تكشف هذه التجربة أيضاً عن تقارير زائدة عن الحاجة؛ فإذا لم يتمكن أحد من تسمية متلقٍ أو فائدة للتقرير، ففكر في حذفه أو دمجه مع تحديث حالي.

عيّن مسؤولاً للتحديث وراقب الاستخدام الفعلي

يوصي دليل «التواصل» (Communicate) الصادر عن جمعية إدارة المشاريع (APM) بتعديل الخطط بالاعتماد على ملاحظات أصحاب المصلحة. بعد الاستخدام الأول، اسأل عما إذا كانت المواد قد وصلت في الوقت المناسب لاتخاذ الإجراء، وما الذي كان مفقوداً، وما الذي تكرر دون داعٍ. راجع الترتيبات مجدداً عند تغيير الأفراد أو مراحل المشروع. واعتمد في قياس النجاح على عدد الاستجابات المفيدة وتلبية احتياجات المعلومات، بدلاً من استخدام عدد الرسائل كدليل على ذلك.

تناقش ورقة معهد إدارة المشاريع (PMI) المعنونة «إدارة التواصل بفعالية وكفاءة» مسألة ملاءمة تفاصيل الخطة لمدى تعقيد المشروع. وبالنسبة لهذا المعرض الصغير، يمكن للمستند الحالي أن يسجل المسؤول عن صيانته، وتاريخ التحديث، والتغييرات الجوهرية. وتصبح الخطة جاهزة للاستخدام عندما يتمكن المشاركون من العثور على الاتفاق الحالي، ومعرفة أوقات حاجتهم إلى المعلومات، وتأكيد المسؤوليات التي يتولونها.

متابعة استكشاف الموضوع