Cara Membuat Rencana Manajemen Komunikasi Proyek: Menyampaikan Informasi Penting kepada Orang yang Tepat Secara Tepat Waktu

Mulailah dengan tindakan yang akan datang

Bayangkan sebuah pameran arsip kecil. Ini adalah contoh fiktif: kontak tempat acara memerlukan kepastian waktu pembukaan, penanggung jawab instalasi perlu memeriksa kondisi akses, dan pimpinan proyek harus memutuskan apakah akan menambah area pameran lain. Ketiganya peduli terhadap perkembangan proyek, tetapi mereka membutuhkan materi yang berbeda. Tanyakan kepada masing-masing orang apa yang akan mereka siapkan atau putuskan pada tonggak capaian (milestone) proyek berikutnya dan informasi apa yang masih kurang.

Jika seseorang meminta untuk terus diberi tahu tentang segala hal, cari tahu perubahan mana yang benar-benar akan memengaruhi pekerjaan mereka. Mereka mungkin memerlukan pembaruan tentang jam buka alih-alih setiap label pajangan. Jangan menentukan tingkat perincian hanya berdasarkan jabatan. Orang yang melakukan tugas berikutnya mungkin memerlukan gambar kerja lengkap, sementara seseorang yang lebih senior hanya memerlukan pembaruan singkat.

Ubah kebutuhan menjadi pengaturan konkret

Satu entri mungkin hanya mencakup informasi: ketika waktu pembukaan dikonfirmasi, koordinator mengirimkan jadwal terbaru ke kontak tempat acara agar pengaturan staf dapat dilakukan. Entri lain meminta konfirmasi: penanggung jawab instalasi meninjau area yang tersedia dan kondisi akses yang belum terselesaikan, lalu membalas sebelum tanggal yang disepakati. Entri ketiga meminta keputusan: pihak yang berwenang menerima rincian pekerjaan tambahan, pembatasan ruang, dan opsi yang tersedia untuk area pameran lain sebelum peralatan dipesan.

Ini adalah contoh, bukan tiga kategori wajib untuk setiap proyek. Setiap pengaturan harus mengidentifikasi penerima, tujuan, konten spesifik, pengirim, waktu pengiriman, dan respons yang diharapkan. Pernyataan "Tim proyek membagikan pembaruan rutin" menyisakan terlalu banyak hal yang tidak jelas. Jika tugas yang ada sudah menentukan serah terima, tautkan ke catatan tersebut daripada membuat deskripsi kedua untuk pekerjaan yang sama.

Bekerja mundur dari saat informasi digunakan

Jika peralatan harus dipesan pada hari Kamis, dokumen keputusan dalam laporan hari Jumat sudah terlambat. Diskusikan waktu sebenarnya yang dibutuhkan untuk menyiapkan, membaca, dan mendiskusikannya. Sepakati tanggal pengiriman dan tanggapan, termasuk zona waktu jika relevan. Pertimbangkan jadwal ketidakhadiran yang sudah diketahui. Hindari janji yang samar untuk merespons dengan segera, tetapi hindari juga memaksakan aturan respons dua jam tanpa memeriksa apakah orang-orang mampu memenuhinya.

Karya ilmiah PMI berjudul Project communication—foundation for project success mengidentifikasi tonggak capaian dan kebutuhan keputusan sebagai pemicu komunikasi di luar jadwal reguler. Pisahkan pembaruan rutin dari pemberitahuan yang dipicu oleh perubahan yang telah dikonfirmasi. Pengaturan pameran di sini merupakan ilustrasi editorial, bukan kasus yang dilaporkan dalam makalah tersebut.

Pastikan materi dapat diakses

Sebutkan lokasi dokumen dan saluran pengiriman yang sebenarnya, lalu minta penerima untuk membuka materi tersebut. Akses yang dimiliki anggota tim internal tidak menjamin bahwa kolaborator eksternal dapat membacanya. Bagikan hanya informasi yang diperlukan untuk tugas tersebut dan yang diizinkan untuk audiens tersebut. Kirimkan gambar kerja terlebih dahulu jika perlu diperiksa; jadwalkan diskusi saat orang-orang perlu mengeksplorasi pilihan bersama-sama.

Bedakan antara pengiriman dan penerimaan. Masuknya sebuah email bukan berarti penerimanya telah menyetujui pekerjaan tambahan. Undangan kalender bukanlah sebuah keputusan. Untuk permintaan konfirmasi atau persetujuan, tentukan respons yang diperlukan dan siapa yang menindaklanjuti jika respons tersebut belum ada. Manfaatkan tanggung jawab yang sudah ada daripada membuat badan persetujuan baru untuk rencana komunikasi.

Simulasikan perubahan sebelum mengandalkan rencana

Bayangkan jika pembukaan dimajukan satu hari lebih awal dan koordinator yang biasa bertugas sedang berhalangan. Tanpa mengubah proyek yang sebenarnya, tanyakan siapa yang mengonfirmasi perubahan tersebut, siapa yang dapat menyiapkan pemberitahuan, kapan tempat acara membutuhkannya, dan apakah kondisi instalasi perlu diperiksa ulang. Apakah keputusan mengenai peralatan masih akan tiba sebelum pemesanan dilakukan?

Minta peserta untuk menemukan entri dan jalur kontak yang relevan. Jika jawabannya sekadar bertanya-tanya di obrolan grup, berarti masih ada kesepakatan yang belum tercapai. Tutupi celah tersebut daripada menambahkan berlembar-lembar halaman untuk setiap pengecualian yang bisa dibayangkan. Simulasi ini juga dapat mengungkap laporan yang mubazir: jika tidak ada yang bisa menyebutkan penerima atau kegunaannya, pertimbangkan untuk menghapus laporan tersebut atau menggabungkannya dengan pembaruan yang sudah ada.

Tetapkan penanggung jawab pemeliharaan dan periksa penggunaan sebenarnya

Panduan Communicate dari APM merekomendasikan untuk merevisi rencana menggunakan umpan balik pemangku kepentingan. Setelah penggunaan pertama, tanyakan apakah materi tiba tepat waktu untuk ditindaklanjuti, apa yang kurang, dan apa yang berulang. Periksa kembali pengaturan tersebut saat terjadi pergantian orang atau tahapan proyek. Hitung tanggapan yang bermanfaat dan kebutuhan informasi yang terpenuhi, daripada menggunakan jumlah pesan sebagai bukti keberhasilan.

Karya ilmiah PMI berjudul Managing communications effectively and efficiently membahas penyesuaian detail rencana dengan kompleksitas proyek. Untuk pameran kecil ini, dokumen yang ada dapat mencatat penanggung jawab pemeliharaannya, tanggal pembaruan, dan perubahan signifikan. Rencana tersebut siap digunakan ketika para peserta dapat menemukan kesepakatan terbaru, memahami kapan mereka membutuhkan informasi, dan mengonfirmasi tanggung jawab yang mereka emban.

Lanjutkan topik ini