Einen Kommunikationsmanagementplan für ein Projekt erstellen: Wichtige Informationen rechtzeitig an die richtigen Personen weitergeben
Ein Kommunikationsmanagementplan für ein Projekt beginnt mit der Frage, was eine Person nach Erhalt einer Information tun muss. Erst danach vereinbaren Sie Inhalt, Absender, Zeitpunkt und Kanal. Halten Sie die wesentlichen Absprachen in einem bereits verwendeten Projektdokument fest und prüfen Sie diese mit Absendern und Empfängern. Eine kleine, nutzbare Tabelle kann als Einstieg ausreichen. Es geht um Informationen für die nächsten Handlungen und Entscheidungen. Für jede alltägliche Nachricht ist kein eigener Ablauf erforderlich.
Von einer anstehenden Handlung ausgehen
Stellen Sie sich eine kleine Ausstellung mit Archivmaterial vor. Das Beispiel ist erfunden: Die Ansprechperson des Veranstaltungsorts benötigt die bestätigte Öffnungszeit, die Montageleitung muss die Zugangsbedingungen prüfen und die Projektleitung muss über einen zusätzlichen Ausstellungsbereich entscheiden. Alle interessieren sich für den Fortschritt, brauchen aber unterschiedliche Unterlagen. Fragen Sie jeweils, was beim nächsten Meilenstein vorbereitet oder entschieden werden muss und welche Information dazu fehlt.
Möchte jemand über alles informiert bleiben, klären Sie, welche Änderungen die eigene Arbeit tatsächlich beeinflussen. Vielleicht werden nur neue Öffnungszeiten benötigt und nicht die Texte sämtlicher Beschriftungen. Bestimmen Sie den Detailgrad nicht allein anhand der Position. Wer den nächsten Arbeitsschritt ausführt, braucht möglicherweise vollständige Zeichnungen, während eine andere Person mit einer Übersicht arbeiten kann.
Informationsbedarf in konkrete Absprachen übersetzen
Ein Eintrag könnte vorsehen, dass die Koordination nach Bestätigung der Öffnungszeit den aktuellen Zeitplan an den Veranstaltungsort sendet, damit dort Personal eingeplant wird. Ein weiterer könnte die Montageleitung auffordern, zugängliche Bereiche und offene Bedingungen bis zu einem vereinbarten Datum zu bestätigen. Für die Entscheidung über mehr Ausstellungsfläche erhält die befugte Person Angaben zum zusätzlichen Arbeitsaufwand, zu räumlichen Grenzen und zu möglichen Varianten, bevor die Ausstattung reserviert wird.
Diese Einträge sind Beispiele und keine vorgeschriebenen drei Kategorien. Erkennbar sein sollten Empfänger, Zweck, konkreter Inhalt, Absender, Versandzeitpunkt und erwartete Antwort. Die Aussage, das Team teile regelmäßig Neuigkeiten, lässt zu viel offen. Ist eine Übergabe bereits im Aufgabenplan beschrieben, verweisen Sie darauf. Eine zweite Beschreibung derselben Arbeit müsste später zusätzlich gepflegt werden.
Vom Nutzungszeitpunkt rückwärts planen
Muss die Ausstattung am Donnerstag gebucht werden, kommen Entscheidungsunterlagen im Freitagsbericht zu spät. Klären Sie mit den Beteiligten, wie viel Zeit Vorbereitung, Lesen und Besprechen tatsächlich benötigen. Vereinbaren Sie Versand und Rückmeldung und nennen Sie bei Bedarf die Zeitzone. Berücksichtigen Sie bekannte Abwesenheiten. Vermeiden Sie sowohl das unbestimmte Wort zeitnah als auch eine ohne Absprache auferlegte Antwortfrist von zwei Stunden.
Der PMI-Beitrag Project communication—foundation for project success nennt Meilensteine und Entscheidungen als Kommunikationsanlässe außerhalb regelmäßiger Termine. Trennen Sie deshalb wiederkehrende Berichte von Mitteilungen nach einer bestätigten Änderung. Die Ausstellung hier dient der redaktionellen Veranschaulichung und ist kein Fall aus diesem Beitrag.
Zugriff und Übernahme auseinanderhalten
Benennen Sie den tatsächlichen Speicherort und den Übermittlungskanal. Lassen Sie eine empfangende Person die Unterlagen öffnen. Der interne Zugriff eines Teammitglieds sagt nichts über die Berechtigung externer Mitwirkender aus. Geben Sie nur benötigte und für diesen Empfängerkreis freigegebene Informationen weiter. Zeichnungen sollten vorab zur Prüfung vorliegen; für gemeinsam abzuwägende Möglichkeiten kann ein Gespräch vorgesehen werden.
Der Eingang einer Nachricht ist keine Übernahme zusätzlicher Arbeit. Auch eine Termineinladung bedeutet nicht, dass bereits entschieden wurde. Wenn eine Bestätigung oder Freigabe erforderlich ist, nennen Sie die erwartete Antwort und die Person, die bei ausbleibender Rückmeldung nachfasst. Nutzen Sie vorhandene Zuständigkeiten, statt für den Kommunikationsplan ein neues Freigabegremium aufzubauen.
Eine Terminänderung probeweise durchspielen
Nehmen Sie an, die Eröffnung werde um einen Tag vorgezogen und die übliche Koordination sei abwesend. Gehen Sie den Plan durch, ohne das echte Projekt zu verändern: Wer bestätigt die Änderung, wer bereitet die Mitteilung vor und wann muss der Veranstaltungsort informiert sein? Müssen Montagebedingungen erneut geprüft werden? Kann die Entscheidung zur Ausstattung weiterhin vor der Buchung fallen?
Lassen Sie die Beteiligten den passenden Eintrag und Kontaktweg suchen. Lautet die Antwort nur, man werde dann im Gruppenchat herumfragen, fehlt noch eine Absprache. Ergänzen Sie diese Lücke, statt für jede denkbare Ausnahme neue Seiten hinzuzufügen. Ein Bericht ohne erkennbaren Empfänger oder Verwendungszweck kann entfallen oder in eine vorhandene Mitteilung integriert werden.
Pflege und tatsächliche Nutzung prüfen
Die APM-Leitlinie Communicate empfiehlt, Rückmeldungen der Beteiligten für Planänderungen zu nutzen. Fragen Sie nach der ersten Anwendung, ob Unterlagen rechtzeitig zum Handeln vorlagen, was fehlte und was doppelt war. Wiederholen Sie die Prüfung bei personellen Veränderungen oder einer neuen Projektphase. Die Anzahl versandter Nachrichten belegt für sich genommen keine nützliche Kommunikation.
Der PMI-Beitrag Managing communications effectively and efficiently behandelt einen zur Projektkomplexität passenden Detailgrad. Für die kleine Ausstellung kann das bestehende Dokument die pflegende Person, das Aktualisierungsdatum und wesentliche Änderungen nennen. Einsatzbereit ist der Plan, wenn Beteiligte die aktuelle Absprache finden, ihre Informationszeitpunkte verstehen und die übernommenen Aufgaben bestätigen können.