प्रोजेक्ट संचार प्रबंधन योजना कैसे बनाएं: सही लोगों तक समय पर महत्वपूर्ण जानकारी पहुंचाएं

आगामी कार्रवाई के साथ शुरुआत करें

एक छोटी पुरालेख प्रदर्शनी (archive exhibition) का उदाहरण लें। यह एक काल्पनिक उदाहरण है: स्थल के संपर्क सूत्र (venue contact) को खुलने के पुष्ट समय की आवश्यकता है, इंस्टॉलेशन प्रमुख को प्रवेश की शर्तों की जांच करनी है, और प्रोजेक्ट प्रमुख को यह तय करना है कि क्या कोई अन्य प्रदर्शन क्षेत्र जोड़ना है। तीनों ही प्रगति की परवाह करते हैं, लेकिन उन्हें अलग-अलग सामग्री की आवश्यकता है। प्रत्येक व्यक्ति से पूछें कि वे अगले प्रोजेक्ट माइलस्टोन पर क्या तैयार करेंगे या क्या निर्णय लेंगे, और कौन सी जानकारी अभी भी गायब है।

यदि कोई हर बात से अवगत कराए जाने का अनुरोध करता है, तो यह पता लगाएं कि कौन से बदलाव वास्तव में उनके काम को प्रभावित करेंगे। उन्हें हर डिस्प्ले लेबल के बजाय खुलने के समय के अपडेट की आवश्यकता हो सकती है। केवल पदनामों (job titles) के आधार पर विवरण की मात्रा तय न करें। अगला कार्य करने वाले व्यक्ति को पूरे रेखाचित्रों (drawings) की आवश्यकता हो सकती है, भले ही किसी अधिक वरिष्ठ व्यक्ति को केवल एक संक्षिप्त अपडेट की आवश्यकता हो।

ज़रूरतों को ठोस व्यवस्थाओं में बदलें

एक प्रविष्टि केवल जानकारी से संबंधित हो सकती है: जब खुलने के समय की पुष्टि हो जाती है, तो समन्वयक वर्तमान समय-सारणी स्थल संपर्क को भेजता है ताकि कर्मचारियों की व्यवस्था की जा सके। दूसरी प्रविष्टि पुष्टि का अनुरोध करती है: इंस्टॉलेशन प्रमुख उपलब्ध क्षेत्रों और अनसुलझी प्रवेश शर्तों की समीक्षा करता है, फिर सहमत तिथि तक उत्तर देता है। तीसरी प्रविष्टि एक निर्णय का अनुरोध करती है: अधिकृत व्यक्ति को उपकरण बुक होने से पहले अतिरिक्त कार्य, स्थान की पाबंदियां और दूसरे प्रदर्शन क्षेत्र के लिए उपलब्ध विकल्प प्राप्त होते हैं।

ये केवल उदाहरण हैं, हर प्रोजेक्ट के लिए तीन अनिवार्य श्रेणियां नहीं। प्रत्येक व्यवस्था में प्राप्तकर्ता, उद्देश्य, विशिष्ट सामग्री, प्रेषक, भेजने का समय और अपेक्षित प्रतिक्रिया की पहचान होनी चाहिए। “प्रोजेक्ट टीम नियमित अपडेट साझा करती है” कहने से बहुत सी बातें अस्पष्ट रह जाती हैं। जहां कोई मौजूदा कार्य पहले से ही हैंडओवर को परिभाषित करता है, वहां उसी काम का दूसरा विवरण बनाए रखने के बजाय उस रिकॉर्ड का लिंक दें।

जानकारी के उपयोग के समय से उल्टी दिशा में योजना बनाएं

यदि उपकरण गुरुवार को बुक किया जाना है, तो शुक्रवार की रिपोर्ट में निर्णय पत्र आना बहुत देर हो जाना है। इसे तैयार करने, पढ़ने और उस पर चर्चा करने के लिए आवश्यक वास्तविक समय पर बात करें। भेजने और प्रतिक्रिया देने की तारीखों पर सहमति बनाएं, जिसमें प्रासंगिक होने पर समय क्षेत्र (time zone) भी शामिल हो। ज्ञात अनुपस्थिति को ध्यान में रखें। तुरंत जवाब देने के अस्पष्ट वादों से बचें, लेकिन यह जांचे बिना कि लोग इसका पालन कर सकते हैं या नहीं, दो घंटे के भीतर जवाब देने का नियम भी न थोपें।

PMI का 'प्रोजेक्ट कम्युनिकेशन—फाउंडेशन फॉर प्रोजेक्ट सक्सेस' नियमित समय-सारणी से इतर माइलस्टोन और निर्णय की आवश्यकताओं को संचार के ट्रिगर के रूप में पहचानता है। नियमित अपडेट को किसी पुष्ट बदलाव से प्रेरित नोटिस से अलग रखें। यहां प्रदर्शनी की व्यवस्थाएं संपादकीय उदाहरण हैं, उस शोध पत्र में दर्ज मामले नहीं।

जांचें कि सामग्री सुलभ है या नहीं

वास्तविक दस्तावेज़ के स्थान और डिलीवरी के माध्यम का नाम बताएं, और प्राप्तकर्ता से सामग्री खोलने के लिए कहें। आंतरिक टीम के सदस्य की पहुंच यह सुनिश्चित नहीं करती कि कोई बाहरी सहयोगी भी इसे पढ़ सकता है। केवल वही जानकारी साझा करें जो कार्य के लिए आवश्यक हो और उस दर्शक वर्ग के लिए अनुमत हो। जब रेखाचित्रों के निरीक्षण की आवश्यकता हो, तो उन्हें पहले से भेजें; जब लोगों को मिलकर किसी विकल्प पर विचार करने की आवश्यकता हो, तो एक चर्चा की व्यवस्था करें।

डिलीवरी और स्वीकृति के बीच अंतर समझें। ईमेल आने का मतलब यह नहीं है कि उसके प्राप्तकर्ता ने अतिरिक्त काम स्वीकार कर लिया है। कैलेंडर आमंत्रण कोई निर्णय नहीं होता। पुष्टि या अनुमोदन के अनुरोध के लिए, आवश्यक प्रतिक्रिया निर्दिष्ट करें और यह तय करें कि यदि प्रतिक्रिया न मिले तो कौन फॉलो-अप करेगा। संचार योजना के लिए कोई नया अनुमोदन निकाय बनाने के बजाय मौजूदा जिम्मेदारियों का उपयोग करें।

योजना पर भरोसा करने से पहले बदलाव का पूर्वाभ्यास करें

कल्पना करें कि उद्घाटन एक दिन पहले हो जाता है और सामान्य समन्वयक अनुपस्थित है। वास्तविक प्रोजेक्ट में बदलाव किए बिना, पूछें कि उस बदलाव की पुष्टि कौन करता है, नोटिस कौन तैयार कर सकता है, स्थल को इसकी आवश्यकता कब है, और क्या इंस्टॉलेशन स्थितियों की दोबारा जांच करने की आवश्यकता है। क्या उपकरण संबंधी निर्णय अभी भी बुकिंग से पहले आ जाएगा?

प्रतिभागियों से संबंधित प्रविष्टि और संपर्क मार्ग का पता लगाने के लिए कहें। यदि उत्तर केवल एक ग्रुप चैट में पूछना है, तो एक अनसुलझी सहमति अभी भी बाकी है। हर कल्पनीय अपवाद के लिए पृष्ठ जोड़ने के बजाय उस कमी को दूर करें। पूर्वाभ्यास से अनावश्यक रिपोर्टों का भी पता चल सकता है: यदि कोई प्राप्तकर्ता या उपयोग का नाम नहीं बता सकता है, तो रिपोर्ट को हटाने या इसे किसी मौजूदा अपडेट के साथ मिलाने पर विचार करें।

रखरखाव का दायित्व सौंपें और वास्तविक उपयोग की जांच करें

APM का 'कम्युनिकेट' मार्गदर्शन स्टेकहोल्डर फीडबैक का उपयोग करके योजनाओं को संशोधित करने की सलाह देता है। पहले उपयोग के बाद, पूछें कि क्या सामग्री कार्रवाई करने के लिए समय पर पहुंची, क्या छूट गया था और क्या दोहराया गया था। लोगों या प्रोजेक्ट के चरणों के बदलने पर व्यवस्थाओं की फिर से जांच करें। सफलता के प्रमाण के रूप में संदेशों की संख्या का उपयोग करने के बजाय, उपयोगी प्रतिक्रियाओं और पूरी की गई सूचना आवश्यकताओं की गणना करें।

PMI का 'मैनेजिंग कम्युनिकेशंस इफेक्टिवली एंड एफिशिएंटली' योजना के विवरण को प्रोजेक्ट की जटिलता से मिलाने पर चर्चा करता है। इस छोटी प्रदर्शनी के लिए, मौजूदा दस्तावेज़ इसके अनुरक्षक (maintainer), अपडेट की तारीख और महत्वपूर्ण बदलावों को दर्ज कर सकता है। योजना उपयोग के लिए तब तैयार होती है जब प्रतिभागी वर्तमान सहमति को ढूंढ सकें, यह समझ सकें कि उन्हें जानकारी की आवश्यकता कब है और वे जो जिम्मेदारियां ले रहे हैं उनकी पुष्टि कर सकें।

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