So überprüfen Sie vor dem Teilen eines Exports, ob private Tagebucheinträge ausgeschlossen sind
Wenn Sie nur einen Teil eines Tagebuchs teilen möchten, prüfen Sie zwei separate Dinge: welche Einträge der Export enthält und ob private Absätze innerhalb dieser Einträge tatsächlich entfernt wurden. Das Auswählen von Einträgen steuert den Export in der Regel auf Eintragsebene; es beweist für sich genommen nicht, dass ausgewählte Einträge geschwärzt oder bereinigt wurden. Erstellen Sie den Export, öffnen Sie genau die Datei, die Sie senden möchten, und überprüfen Sie sie von Anfang bis Ende, bevor Sie sie teilen.
Entscheiden Sie zunächst, ob Sie ausgewählte Einträge oder geschwärzte Absätze benötigen
Verwenden Sie einen Export auf Eintragsebene, wenn das Material, das Sie teilen möchten, bereits in separaten Einträgen vorliegt. Wählen Sie nur diese Einträge aus und stellen Sie dann sicher, dass die exportierte Datei die gewünschten Einträge und keine anderen enthält. Die Journal-Anleitung von Apple beschreibt das Auswählen eines Eintrags oder mehrerer Einträge für den PDF-Export, während Day One Auswahl- und Filteroptionen dokumentiert, die je nach Plattform variieren. Dies sind Beispiele für Produktfunktionen, keine Garantien für andere Tagebuch-Apps. Apple Support: Einträge in Journal auf dem iPhone drucken und exportieren Day One: Exporting entries
Wenn ein Eintrag sowohl teilbare als auch private Absätze enthält, reicht die Auswahl von Einträgen allein nicht aus. Sie benötigen eine unterstützte Methode zum Bearbeiten oder Schwärzen der exportierten Kopie, oder Sie müssen eine separate teilbare Kopie erstellen, die nur den Text enthält, den Sie senden möchten. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Tagebuch-App Absätze ausschließen kann, nur weil sie ausgewählte Einträge exportieren kann. Prüfen Sie die Dokumentation der App auf eine Schwärzungsfunktion auf Absatzebene; wenn die Funktion nicht beschrieben ist, betrachten Sie sie als nicht verfügbar, bis Sie das Gegenteil bestätigen können.
Überprüfen Sie, was die Export-Bedienelemente Ihrer App tatsächlich auswählen
Bestimmen Sie vor dem Exportieren die App, die Plattform, den Dateityp und die Auswahlebene. Schauen Sie in der offiziellen Hilfe nach, ob die Bedienelemente ein ganzes Tagebuch, einen Datumsbereich, mit Tags versehene Einträge, einzelne Einträge oder ausgewählte Einträge auswählen. Die Verfügbarkeit von Funktionen kann sich zwischen der mobilen App, der Desktop-App und der Webversion unterscheiden. Day One listet beispielsweise verschiedene Exportformate und Auswahloptionen über Plattformen hinweg auf, und die Anweisungen umfassen den Export einzelner Einträge auf einigen Plattformen sowie Mehrfachauswahl oder Filter auf macOS. Befolgen Sie die Anweisungen für die von Ihnen verwendete Version. Day One: Exporting entries
Lesen Sie die Zusammenfassung der Auswahl, bevor Sie bestätigen. Überprüfen Sie den Namen des Tagebuchs oder Ordners, den Datumsbereich, die Tags und die Anzahl der ausgewählten Einträge, sofern diese angezeigt werden. Erstellen Sie eine kurze Checkliste der spezifischen Einträge, die Sie im Ergebnis erwarten, z. B. anhand ihrer Titel oder Daten. Ein ausgewählter Datumsbereich oder Tag ist ein nützlicher Filter, erfordert aber dennoch einen Abgleich mit der Ausgabedatei: Ein Eintrag, der dem Filter entspricht, kann Absätze enthalten, die Sie nicht teilen möchten.
Erstellen und überprüfen Sie genau die exportierte Datei
Exportieren Sie zunächst an einen privaten Speicherort. Senden Sie die Datei nicht direkt aus dem Export-Dialog, wenn dadurch Ihre Überprüfung umgangen würde. Geben Sie der Datei einen eindeutigen temporären Namen und öffnen Sie die heruntergeladene oder gespeicherte Datei dann in einem geeigneten Anzeigeprogramm. Wenn der Export ein ZIP-Archiv ist, überprüfen Sie dessen Inhalt und öffnen Sie das relevante Dokument oder die Datendatei; verlassen Sie sich nicht allein auf den Namen des Archivs.
Gleichen Sie die Datei mit Ihrer Checkliste ab. Bestätigen Sie, dass jeder beabsichtigte Eintrag vorhanden ist und dass ausgeschlossene Einträge fehlen. Überfliegen Sie in jedem enthaltenen Eintrag alle Absätze, Überschriften, Bildunterschriften, Fußnoten und jeglichen Text in Anhängen oder eingebetteten Inhalten. Suchen Sie nach einem markanten Wort oder einer Formulierung aus einer Passage, die Sie weglassen wollten, lesen Sie das Dokument jedoch auch visuell: Eine Suchfunktion kann Text in einem Bild oder einem anders formatierten Abschnitt übersehen. Überprüfen Sie die ersten und letzten Seiten oder Einträge ebenso wie den Mittelteil, wo ein versehentliches Einfügen leicht übersehen werden kann.
Behandeln Sie Medien und Metadaten als Teil der Exportprüfung. Einige Formate enthalten Anhänge oder andere Eintragsdaten. Apple gibt an, dass ein Export von Journal-Einträgen Fotos, Standorte und andere Medien umfasst, die jedem Eintrag hinzugefügt wurden; die Formatbeschreibungen von Day One unterscheiden ebenfalls zwischen reinen Textexporten und Formaten, die Medien enthalten können. Wenn die Datei Bilder, Audioaufnahmen, Standortdaten oder strukturierte Daten enthält, prüfen Sie, ob davon etwas Inhalte preisgibt, die Sie eigentlich weglassen wollten. Apple Support: Journal-Einträge auf dem iPhone sichern, exportieren und drucken Day One: Exporting entries
Entfernen Sie private Absätze aus einer Kopie, anstatt sie nur zu verdecken
Wenn Sie einen Teil eines Eintrags teilen müssen, arbeiten Sie an einem Duplikat oder einer separaten, teilbaren Kopie, damit das Originaltagebuch intakt bleibt. Löschen Sie die unerwünschte Passage aus der Kopie, speichern Sie sie als neue Datei und öffnen Sie diese gespeicherte Datei erneut, um zu bestätigen, dass der Text verschwunden ist. Ein farbiger Kasten, eine Textmarkierung oder eine weiße Form über dem Text ist kein ausreichender Beweis dafür, dass die darunter liegenden Wörter tatsächlich entfernt wurden.
Verwenden Sie bei einer PDF-Datei eine Schwärzungsfunktion, die die Schwärzung auch anwendet (fest einbrennt), speichern Sie dann das resultierende bereinigte Dokument und überprüfen Sie diese gespeicherte Version. Die Anweisungen für Adobe Acrobat Pro unterscheiden das Auswählen von Text oder Bildern zum Schwärzen vom eigentlichen Anwenden der Schwärzung; sie bieten auch eine Option zum Bereinigen und Entfernen verborgener Informationen vor dem Speichern. Wenn die exportierte Datei ein Textverarbeitungsdokument ist, erfordern verborgene Inhalte oder Eigenschaften möglicherweise eine separate Prüfung: Microsoft empfiehlt, eine Kopie zu überprüfen und die Ergebnisse durchzugehen, bevor ausgewählte verborgene Daten entfernt werden. Die Dokumentprüffunktion keines der beiden Tools ersetzt die manuelle Überprüfung des sichtbaren Textes und der beabsichtigten Einträge in Ihrer eigenen Datei. Adobe Acrobat: Vertrauliche Inhalte in PDFs mit Acrobat Pro schwärzen Microsoft Support: Verborgene Daten und persönliche Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsblättern entfernen
Nach jeder Änderung erneut exportieren und überprüfen
Jede Bearbeitung, Konvertierung, jeder Schritt über „Als PDF drucken“ oder jede Änderung des Exportformats erzeugt eine Datei, die sich von der zuvor überprüften unterscheiden kann. Überprüfen Sie nach dem Erstellen einer geschwärzten Kopie die neu gespeicherte Datei erneut. Stellen Sie sicher, dass das Entfernen eines Absatzes keinen Titel, keine Bildunterschrift, keinen Anhang oder sonstigen Verweis hinterlassen hat, der die Information doch noch verrät, und dass der beabsichtigte Text weiterhin verständlich zu lesen ist. Wenn Sie die Datei nach der Prüfung ersetzen, überprüfen Sie auch die Ersatzdatei.
Eine praktische Endkontrolle besteht darin, genau den Anhang aus dem Ordner oder Nachrichtenentwurf zu öffnen, über den Sie ihn teilen werden. Bestätigen Sie Dateinamen und Format, Seiten- oder Eintragsanzahl sowie den Inhalt. Wenn eine andere Person Zugriff auf einen freigegebenen Ordner oder Link hat, vergewissern Sie sich, dass Sie die geprüfte Kopie teilen und dass die Zugriffseinstellungen Ihrer Absicht entsprechen. Dies sind allgemeine Empfehlungen zur Überprüfung: Die zitierte Produktdokumentation erläutert spezifische Export- und Schwärzungsfunktionen, kann jedoch die Inhalte oder Berechtigungen Ihrer spezifischen Datei nicht bestätigen.
Abschließende Checkliste vor dem Teilen
Bestätigen Sie vor dem Senden alle folgenden Punkte:
Der Export enthält nur die beabsichtigten Einträge.
Jeder enthaltene Eintrag wurde auf private Absätze und zugehörige Details überprüft.
Jede aus einer Kopie entfernte Passage fehlt in der gespeicherten, erneut geöffneten Datei tatsächlich, anstatt nur optisch verdeckt zu sein.
Anhänge, Bilder, Audiodateien, Standortdaten und andere exportierte Inhalte wurden, sofern relevant, überprüft.
Die Datei, die Sie teilen möchten, ist genau die Version, die Sie nach der letzten Bearbeitung oder Konvertierung überprüft haben.
Wenn Sie nicht sicher feststellen können, dass eine private Passage aus der finalen Datei entfernt wurde, teilen Sie diese Version nicht. Kehren Sie zur Quelle zurück, erstellen Sie mit einer überprüfbaren Methode eine neue teilbare Kopie und prüfen Sie die resultierende Datei erneut.