Cara menangani tuntutan daripada pihak berkepentingan yang berpengaruh: mengimbangi hubungan dan batasan projek
Apabila pihak berkepentingan yang berpengaruh meminta sesuatu yang baharu, jelaskan hasil yang mereka inginkan, bandingkannya dengan pengaturan projek yang telah diluluskan dan terangkan perubahan yang akan berlaku pada kerja tambahan itu. Kemudian, kemukakan pilihan tersebut kepada pihak yang benar-benar mempunyai kuasa untuk membuat keputusan. Mendengar dengan teliti dan menerima komitmen untuk melaksanakan sesuatu ialah dua tindakan yang berbeza. Hubungan kerja dapat dikekalkan melalui balasan tepat pada masanya, pemahaman yang tepat dan tindakan susulan yang jelas.
Jadikan pernyataan tegas sebagai permintaan
“Kita mesti memasukkan perkara ini” masih belum menjadi huraian kerja yang boleh digunakan. Tanya siapa yang memerlukan hasil tersebut, dalam situasi apa, dan hasil yang telah dipersetujui yang manakah akan terjejas jika perkara itu tiada. Tentukan sama ada permintaan ini memperjelas keperluan sedia ada, membetulkan hasil serahan yang tidak memenuhi persetujuan, atau menambah skop. Kerja yang telah dijanjikan tetapi belum selesai tidak sepatutnya dilabel semula sebagai permintaan tambahan.
Di sini, “berpengaruh” merujuk kepada kedudukan seseorang atau tekanan dalam perbualan tertentu ini, bukannya label bagi perwatakan mereka. Catat permintaan itu, sebabnya dan tarikh keputusan yang dikehendaki. Elakkan pertimbangan tentang individu tersebut dalam rekod projek. Jika mereka mencadangkan satu cara pelaksanaan, tanya sama ada pendekatan lain boleh memenuhi tujuan yang sama.
Terangkan kesan berdasarkan persetujuan semasa
Semak skop, tarikh penghantaran dan huraian penerimaan yang telah disahkan. Kenal pasti kerja yang ditambah atau diubah oleh permintaan itu serta komitmen sedia ada yang terjejas. Jika usaha atau sumber belum dinilai, nyatakan demikian. Jangan mereka-reka anggaran tepat semata-mata untuk meneruskan perbualan. Mengatakan bahawa pasukan sibuk tidak menjelaskan pilihan sebenar.
Association for Project Management menerangkan kawalan perubahan sebagai proses merekod dan menilai perubahan pada garis dasar yang diluluskan sebelum perubahan itu diluluskan, ditolak atau ditangguhkan. Kategori kesannya merangkumi skop, kualiti, masa, sumber, kos dan risiko. Gunakan proses yang sedia ada dalam projek anda. Projek kecil tidak memerlukan jawatankuasa baharu yang direka khas hanya kerana seseorang meminta perubahan.
Kemukakan pilihan yang boleh dibandingkan
Contohnya, halaman yang sepatutnya siap pada hari Jumaat tiba-tiba perlu menyertakan pelaporan pendaftaran. Selepas menyemak fakta, bandingkan pilihan untuk mengekalkan penghantaran yang telah dipersetujui bagi hari Jumaat, memenuhi keperluan maklumat segera dengan alat sedia ada yang dibenarkan, atau mengubah skop dan masa untuk menambah pelaporan. Contoh ini tidak membenarkan penggunaan alat baharu atau cara pengendalian maklumat yang berbeza. Setiap pilihan mestilah mematuhi kebenaran dan keperluan sebenar projek.
Anda boleh berkata: “Saya faham bahawa anda memerlukan maklumat pendaftaran. Versi hari Jumaat tidak merangkumi pelaporan. Saya akan menyemak kerja tambahan dan pilihan sedia ada, kemudian mengemukakan pilihan esok petang. Itu ialah masa untuk penilaian, bukannya janji untuk menyerahkan ciri baharu tersebut.” Tujuannya diakui, sementara komitmen kekal khusus.
Semak siapa yang membuat keputusan dan siapa yang menyumbang
Kekananan, ketegasan dan kuasa meluluskan bukanlah perkara yang sama. Rujuk tanggungjawab atau pengaturan kelulusan yang direkodkan untuk projek tersebut. Jika pihak yang berkuasa tidak jelas, minta ketua projek menetapkannya sebelum membuat andaian. Pendekatan DACI Atlassian membezakan pihak yang menggerakkan keputusan, pelulus dan penyumbang yang memberikan kepakaran. Perbezaan ini dapat memperjelas perbualan tanpa menyusun semula pasukan.
Prinsip perundingan APM turut membincangkan hubungan kerja, batasan, ukuran kejayaan dan keperluan serah tugas. Jika perbincangan memerlukan penyertaan pihak yang lebih kanan, penaja projek sedia ada mungkin dapat membantu menjelaskan akibatnya. Tujuannya adalah untuk menyampaikan maklumat kepada pihak yang sesuai, bukan untuk memalukan peminta melalui proses eskalasi.
Kemas kini persetujuan selepas keputusan dibuat
Apabila diluluskan, kemas kini skop, tarikh, pemilikan dan butiran penerimaan yang terjejas, kemudian maklumkan kepada pihak yang bergantung pada pengaturan yang telah disemak itu. Jika ditolak, catat sebab semasa. Jika ditangguhkan, catat syarat atau tarikh untuk pertimbangan semula. Persetujuan tidak rasmi dalam sembang tidak sepatutnya wujud serentak dengan komitmen lapuk dalam sistem tugasan.
Jika permintaan untuk bertindak pantas berterusan, kembali kepada fakta yang belum diperoleh: penilaian manakah yang masih belum dibuat, siapa yang belum membuat keputusan dan bila kemas kini perlu diberikan. Elakkan membuat janji tambahan yang tidak dapat ditunaikan. Proses ini selesai apabila permintaan itu telah diberikan keputusan yang jelas dan pihak yang terjejas mengetahui versi terkini. Semua pihak tidak perlu berpuas hati dengan pertukaran yang dipersetujui.