Jak radzić sobie z żądaniami wpływowych interesariuszy: równoważenie relacji i granic projektu
Gdy wpływowy interesariusz zgłasza nowe żądanie, doprecyzuj oczekiwany rezultat, porównaj go z zatwierdzonymi ustaleniami projektu i wyjaśnij, jakie dodatkowe prace byłyby z nim związane. Następnie przedstaw wybór osobie, która faktycznie ma uprawnienia do podjęcia decyzji. Uważne słuchanie i zobowiązanie do realizacji to dwie odrębne czynności. Dobre relacje można podtrzymywać dzięki terminowym odpowiedziom, trafnemu zrozumieniu i jasnym działaniom następczym.
Przekształć stanowcze stwierdzenie w konkretne żądanie
„Musimy to uwzględnić” nie jest jeszcze użytecznym opisem pracy. Zapytaj, kto potrzebuje tego rezultatu, w jakiej sytuacji i na jakie uzgodnione efekty wpłynie jego brak. Ustal, czy chodzi o doprecyzowanie istniejącego wymagania, poprawienie realizacji niespełniającej ustaleń, czy rozszerzenie zakresu. Pracy, która została już obiecana, ale nie jest ukończona, nie należy nazywać dodatkowym żądaniem.
W tym kontekście określenie „wpływowy” opisuje pozycję danej osoby lub siłę oddziaływania tej konkretnej rozmowy, a nie cechę jej charakteru. Zapisz żądanie, jego uzasadnienie i oczekiwany termin podjęcia decyzji. W dokumentacji projektu nie zamieszczaj ocen dotyczących tej osoby. Jeśli proponuje ona konkretny sposób realizacji, zapytaj, czy ten sam cel można osiągnąć inaczej.
Wyjaśnij wpływ w odniesieniu do aktualnych ustaleń
Sprawdź potwierdzony zakres, termin dostawy i opis kryteriów akceptacji. Określ, jakie prace żądanie dodaje lub zmienia oraz na które istniejące zobowiązania wpływa. Jeśli nakład pracy lub zasoby nie zostały oszacowane, powiedz o tym. Nie wymyślaj dokładnego szacunku tylko po to, by podtrzymać rozmowę. Stwierdzenie, że zespół jest zajęty, nie wyjaśnia, na czym polega rzeczywisty wybór.
Association for Project Management opisuje kontrolę zmian jako rejestrowanie i ocenę zmian w zatwierdzonej bazie odniesienia przed ich zatwierdzeniem, odrzuceniem lub odroczeniem. Wśród kategorii wpływu wymienia zakres, jakość, czas, zasoby, koszty i ryzyko. Stosuj proces, który już obowiązuje w projekcie. Nie trzeba tworzyć nowego komitetu na potrzeby małego projektu tylko dlatego, że ktoś zgłosił zmianę.
Przedstaw opcje, które można ze sobą porównać
Na przykład strona, której dostawę zaplanowano na piątek, ma teraz nagle zawierać raportowanie rejestracji. Po sprawdzeniu faktów porównaj utrzymanie uzgodnionego terminu piątkowego, zaspokojenie bieżącej potrzeby informacyjnej za pomocą istniejącego, zatwierdzonego narzędzia albo zmianę zakresu i terminu, by dodać raportowanie. Ten przykład nie upoważnia do użycia nowego narzędzia ani do innego sposobu przetwarzania informacji. Każda opcja musi być zgodna z rzeczywistymi uprawnieniami i wymaganiami projektu.
Możesz powiedzieć: „Rozumiem, że potrzebujesz informacji o rejestracji. Wersja piątkowa nie obejmuje raportowania. Sprawdzę dodatkowe prace i dostępne alternatywy, a jutro po południu przedstawię opcje. To termin przedstawienia oceny, a nie obietnica dostarczenia nowej funkcji”. Potrzeba zostaje uwzględniona, a zobowiązanie pozostaje konkretne.
Ustal, kto podejmuje decyzję, a kto wnosi wkład
Starszeństwo, stanowczość i uprawnienia do zatwierdzania to różne kwestie. Sprawdź zapisany podział obowiązków lub zasady zatwierdzania w projekcie. Jeśli nie wiadomo, kto ma takie uprawnienia, poproś kierownika projektu o ich ustalenie, zanim cokolwiek założysz. Podejście DACI firmy Atlassian rozróżnia osobę prowadzącą proces decyzyjny, osobę zatwierdzającą i osoby wnoszące wiedzę ekspercką. Te rozróżnienia mogą uporządkować rozmowę bez reorganizowania zespołu.
Zasada konsultacji APM obejmuje także relacje robocze, granice, mierniki sukcesu i wymagania dotyczące przekazania pracy. Jeśli do rozmowy potrzebna jest osoba wyższego szczebla, obecny sponsor projektu może pomóc wyjaśnić konsekwencje. Chodzi o przekazanie informacji właściwej osobie, a nie o zawstydzenie wnioskodawcy przez eskalację.
Zaktualizuj ustalenia po podjęciu decyzji
Po zatwierdzeniu zaktualizuj dotyczące sprawy informacje o zakresie, terminach, odpowiedzialności i kryteriach akceptacji, a następnie poinformuj osoby, których dotyczą zmienione ustalenia. Jeśli żądanie zostanie odrzucone, zapisz aktualne uzasadnienie. Jeśli zostanie odroczone, zapisz warunek lub datę ponownego rozpatrzenia. Nieformalna zgoda na czacie nie powinna współistnieć z nieaktualnym zobowiązaniem w systemie zadań.
Jeśli naciski na szybszą realizację będą trwać, wróć do brakujących informacji: której oceny brakuje, kto jeszcze nie podjął decyzji i kiedy należy przekazać aktualizację. Unikaj składania obietnic, których nie da się dotrzymać. Proces jest zakończony, gdy żądanie ma jasne rozstrzygnięcie, a osoby, których dotyczy, znają aktualne ustalenia. Powszechna akceptacja kompromisu nie jest wymagana.