Så hanterar du krav från inflytelserika intressenter: balansera relationer och projektets ramar
När en inflytelserik intressent begär något nytt bör du klargöra vilket resultat personen vill uppnå, jämföra det med projektets godkända upplägg och förklara hur det ytterligare arbetet skulle förändra situationen. Lägg sedan fram valet för den som faktiskt har mandat att fatta beslut. Att lyssna noga och att åta sig att leverera är två skilda saker. En fungerande arbetsrelation kan upprätthållas genom snabba svar, korrekt förståelse och tydlig uppföljning.
Gör ett bestämt uttalande till en konkret begäran
”Vi måste ta med det här” är ännu ingen användbar arbetsbeskrivning. Fråga vem som behöver resultatet, i vilken situation och vilket överenskommet resultat som påverkas om det uteblir. Ta reda på om detta förtydligar ett befintligt krav, rättar till en leverans som inte uppfyller en överenskommelse eller utökar omfattningen. Arbete som redan har utlovats men inte slutförts ska inte omklassificeras som en extra begäran.
Här beskriver inflytelserik personens position eller styrkan i just det här samtalet, inte en egenskap hos personens karaktär. Dokumentera begäran, skälet till den och önskat beslutsdatum. Undvik att ta med omdömen om personen i projektdokumentationen. Om personen föreslår en viss lösning kan du fråga om en annan metod skulle kunna fylla samma syfte.
Förklara påverkan utifrån den aktuella överenskommelsen
Ta fram den bekräftade omfattningen, leveransdatumet och beskrivningen av vad som ska godkännas. Identifiera vilket arbete begäran tillför eller ändrar och vilka befintliga åtaganden som påverkas. Om arbetsinsatsen eller resurserna inte har bedömts, säg det. Hitta inte på en exakt uppskattning bara för att hålla samtalet igång. Att säga att teamet har mycket att göra förklarar inte det faktiska valet.
Association for Project Management beskriver ändringskontroll som att fånga upp och utvärdera ändringar i en godkänd baslinje innan de godkänns, avslås eller skjuts upp. Bland påverkansområdena finns omfattning, kvalitet, tid, resurser, kostnad och risk. Följ den process som redan finns för projektet. Ett litet projekt behöver inte ett nyuppfunnet råd bara för att någon har begärt en ändring.
Presentera alternativ som går att jämföra
Till exempel förväntas en sida som ska vara klar på fredag plötsligt även innehålla rapportering om registreringar. När du har kontrollerat fakta kan du jämföra alternativen att hålla fast vid den överenskomna leveransen på fredag, tillgodose det omedelbara informationsbehovet med ett befintligt godkänt verktyg eller ändra omfattning och tidsplan för att lägga till rapporteringen. Exemplet innebär inget godkännande av ett nytt verktyg eller ett annat sätt att hantera information. Varje alternativ måste följa projektets faktiska behörigheter och krav.
Du kan till exempel säga: ”Jag förstår att du behöver information om registreringarna. Fredagsversionen omfattar inte rapportering. Jag undersöker det tillkommande arbetet och befintliga alternativ och presenterar förslag i morgon eftermiddag. Det är då bedömningen ska vara klar, inte ett löfte om att leverera den nya funktionen.” Behovet bekräftas samtidigt som åtagandet förblir tydligt avgränsat.
Ta reda på vem som fattar beslut och vilka som bidrar
Hög befattning, påstridighet och mandat att godkänna är inte samma sak. Kontrollera projektets dokumenterade ansvar eller godkännandearrangemang. Om mandatet är oklart kan du be projektledaren klargöra det innan du drar några slutsatser. Atlassians DACI-metod skiljer mellan den som driver ett beslut framåt, den som godkänner och de medverkande som bidrar med sakkunskap. Dessa skillnader kan tydliggöra samtalet utan att teamet behöver organiseras om.
APM:s princip om samråd tar också upp arbetsrelationer, gränser, framgångsmått och krav vid överlämning. Om samtalet kräver att en mer senior person deltar kan projektets befintliga sponsor hjälpa till att förklara konsekvenserna. Syftet är att ge rätt person den information som behövs, inte att genera den som har begärt ändringen genom en eskalering.
Uppdatera överenskommelsen efter beslutet
När ändringen har godkänts uppdaterar du berörda delar av omfattningen, datumen, ansvarsområdena och godkännandekraven, och informerar sedan dem som berörs av det nya upplägget. Om ändringen avslås dokumenterar du det aktuella skälet. Om den skjuts upp dokumenterar du villkoret eller datumet för omprövning. Ett informellt ”ja” i en chatt ska inte finnas kvar samtidigt som ett föråldrat åtagande ligger kvar i uppgiftssystemet.
Om kraven på snabbhet fortsätter bör du återkomma till de fakta som saknas: vilken bedömning som inte är klar, vem som ännu inte har fattat beslut och när en uppdatering ska komma. Undvik att lägga till löften som inte går att hålla. Processen är klar när begäran har fått ett tydligt besked och berörda personer känner till den aktuella versionen. Alla behöver inte vara nöjda med avvägningen.