Zachowanie własnego spokoju, gdy emocje innych porywają cię ze sobą
Gdy ktoś mówi w pośpiechu lub otwarcie wyraża niezadowolenie, zachowanie własnego spokoju może zacząć się od tego, że nie zmienisz od razu swojej decyzji. Ustal, co się stało, zapytaj, czego ta osoba od ciebie oczekuje, a potem zdecyduj, czym możesz się zająć. Możesz troszczyć się o tę osobę, a jednocześnie zauważać, że atmosfera na ciebie wpływa. Spokój nie oznacza tu, że nic nie czujesz. Oznacza, że uszczypliwa uwaga, mina czy lawina wiadomości nie decydują automatycznie o twoim kolejnym działaniu.
Oddziel ton wypowiedzi od tego, co się wydarzyło
Znajomy pisze, że wydarzenie to kompletna katastrofa i ma już dość. Słyszysz niezadowolenie, ale nie znasz jeszcze całego przebiegu zdarzeń ani prośby. Odwołanie wszystkiego w jego imieniu może nie być tym, czego chce. Pytanie, co poszło nie tak w organizacji, lepiej przybliża do sedna niż natychmiastowe potępianie organizatora.
Omówienie słuchania przygotowane przez University of Pennsylvania wyjaśnia, że te same słowa mogą mieć różne znaczenie dla różnych osób. Dlatego warto zadawać pytania wyjaśniające, zanim wyciągnie się wnioski. Na przykład „za późno” może odnosić się do godziny spotkania albo do tego, jak niedawno ogłoszono zmianę. Pilny ton nie zwalnia z ustalenia, które znaczenie ma tu zastosowanie.
Uznanie czyjejś reakcji nie wymaga przytakiwania każdej ocenie
Możesz przyznać, że zmiana miejsca w ostatniej chwili utrudniła wieczór. W ten sposób uznajesz opisane skutki, nie zgadzając się z twierdzeniem, że nikomu zaangażowanemu nie można ufać. Program negocjacyjny Harvardu rozróżnia parafrazowanie, zadawanie pytań i uznanie odczuć oraz zauważa, że to ostatnie nie jest tym samym co zgoda. W tym artykule to rozróżnienie odniesiono do codziennych ustaleń; tekst nie przewiduje wyniku negocjacji.
Jeśli twoje informacje są inne, przedstaw je ostrożnie. Otrzymałeś wiadomość tego popołudnia, ale nie wiesz, co otrzymali pozostali. Nie musisz odpowiadać na ogólnikową ocenę inną ogólnikową oceną. Pozostawienie niepewnych szczegółów bez rozstrzygnięcia pokazuje, że słuchasz, a zarazem zostawia miejsce na twoją własną ocenę. Możesz rozumieć, dlaczego ta zmiana ma znaczenie, nie przyjmując całej relacji za ustalony fakt.
Wyjaśnij, o co ktoś prosi, zanim odpowiesz
Ta sama skarga może oznaczać, że znajomy chce krótko porozmawiać, potrzebuje pomocy w porównaniu dwóch opcji albo chce, by ktoś skontaktował się z organizatorem. Zapytaj, czy woli, żebyś przez chwilę posłuchał, czy wspólnie ustalił dalsze plany. Może jeszcze sam nie wiedzieć. Ta niepewność nie jest powodem, by przejmować wszystkie zadania, zanim cokolwiek zostanie uzgodnione.
Jeśli oferujesz pomoc, wskaż konkretne działanie. Możesz wspólnie sprawdzić drogę powrotną, nie kontaktując się ze wszystkimi pozostałymi gośćmi. Jeśli teraz nie możesz rozmawiać, podaj godzinę, którą naprawdę możesz zaoferować, albo powiedz, że dziś nie masz możliwości. Większa obietnica złożona po to, by natychmiast poprawić atmosferę, może później przysporzyć praktycznych problemów. Dopasuj zakres pomocy do tego, co rzeczywiście zamierzasz zrobić.
Nadaj przerwie cel i wskaż, co będzie dalej
Jeśli zauważysz, że ciągle przerywasz lub podnosisz głos, dalsza rozmowa może nie wnieść niczego pożytecznego. Możesz powiedzieć, że chcesz sprawdzić miejsce i godzinę, a potem wrócić do tych dwóch kwestii za pół godziny. Przerwa ma określony cel i realny termin powrotu do rozmowy. Druga osoba nie musi się zastanawiać, czy po cichu nie porzuciłeś rozmowy.
Wskazówki rzecznika University of Michigan zalecają wybranie odpowiedniego czasu i miejsca, przygotowanie się na podstawie faktów, wzięcie odpowiedzialności za własny wkład oraz podsumowanie na koniec. W wymianie wiadomości może to oznaczać wspólne zajęcie się nierozstrzygniętą kwestią zamiast tworzenia nowego wyjaśnienia do każdej kolejnej wiadomości. Jeśli nie potrafisz podać wiarygodnej godziny powrotu do rozmowy, nie wymyślaj jej tylko po to, by zakończyć wymianę.
Zajmij się swoją częścią, a potem wróć do codziennych spraw
Jeśli rzeczywiście zapomniałeś przekazać informację o zmianie miejsca, przyznaj się do tego konkretnego przeoczenia, wyślij poprawne informacje i zajmij się praktycznymi skutkami, które możesz jeszcze naprawić. Zachowanie własnego tempa nie oznacza odrzucania uwag ani przypisywania wszystkich trudności komuś innemu. Oddzielenie własnych działań od przypuszczeń pozwala przypisać odpowiedzialność zgodnie z dostępnymi faktami.
Gdy ustalenia będą jasne, krótko je potwierdź: pojedziecie osobno i spotkacie się o szóstej przy nowym wejściu. Jeśli coś pozostaje nierozstrzygnięte, wskaż brakującą informację i osobę, która ją sprawdzi. Potem wróć do gotowania, pracy albo zaplanowanej aktywności. Natychmiastowa poprawa nastroju drugiej osoby nie musi być jedynym warunkiem zakończenia rozmowy. Jasne informacje oraz dobrowolnie wybrane, wykonalne działania to kwestie, nad którymi rzeczywiście masz kontrolę.