Dokumentera en befintlig daglig handling från utlösande händelse till avslut

Välj en händelse som kan placeras på ett specifikt datum med en ungefärlig start och ett slut. Den måste innefatta en liten handling som redan förekom i ditt vanliga flöde innan du öppnade den här artikeln. Använd spår som redan finns, till exempel ett daterat meddelande, kvitto, filändring, anteckning, kalenderpost, ett föremåls placering eller en tidpunkt du minns för att den var kopplad till en annan verifierad händelse. Slå inte ihop flera dagar, välj inte bara ett särskilt lyckat exempel ur en serie och uppskatta inte hur ofta handlingen utförs. Om du inte kan skilja ett enskilt tillfälle från resten av dagen, avbryt och välj en annan dokumentation i stället för att konstruera ett representativt exempel.

Skriv den konkreta händelse, det föremål, den plats eller det synliga tillstånd som omedelbart föregick handlingen vid det här tillfället. Det kan vara något du redan stött på, en befintlig övergång mellan två kända uppgifter eller någon annan saklig del av rutinen. Dessa exempel förklarar vad som menas med konkret; de är inte förslag på vad någon bör göra. Dokumentera vad som faktiskt hände i stället för att i efterhand välja en föredragen signal. Om flera saker fanns, ange den sista du kan verifiera innan handlingen började. Om den tidpunkten är okänd, markera den som okänd. Skapa ingen avisering, flytta inget föremål, köp ingen utrustning och lägg inte till någon ny påminnelse under det här dokumentationssteget.

Beskriv den första fullständiga enhet du verkligen utförde med ett konkret verb och dess verkliga objekt. Håll enheten inom vad underlaget stöder. Om tillfället fortsatte med fler steg, skilj den första enheten från de valfria återstående stegen i stället för att skriva om hela förloppet som minimum. Om det avbröts mitt i, ange den exakta punkten där du slutade. Syftet är inte att få handlingen att verka imponerande eller ovanligt lätt, utan att bevara det som går att kontrollera utifrån just den här händelsen. Minska inte en nödvändig skyldighet så att den inte längre uppfyller de verkliga villkoren för att vara slutförd, och gör inte en orelaterad aktivitet till en ersättning.

Dokumentera var handlingen ägde rum och ungefär när den började och slutade. Platsen ska vara tillräckligt specifik för att du ska känna igen den senare, men får inte röja en annan persons privata information. Använd den tillgängliga tidsstämpeln eller den direkt observerade gränsen; fyll inte i saknade minuter utifrån antaganden. En kort händelse kan ha samma minut som start och slut, och det är acceptabelt när det stämmer. Om handlingen avbröts, dokumentera den sista slutförda punkten och avbrottet separat. Dessa fält beskriver endast en avgränsad händelse. De mäter inte dagen, jämför inte handlingen med andra personers och fastställer inte någon standardlängd.

Välj ett tecken som redan uppstod vid det här tillfället: det angivna föremålet hamnade på avsedd plats, en saklig uppgift sparades, en specifik yta rensades, ett nödvändigt reglage återställdes till sin kända position eller något annat synligt resultat som stämmer för din handling. Exemplen beskriver möjliga belägg, inte rekommenderade aktiviteter. Formulera tecknet så att en senare genomläsning av anteckningen kan skilja mellan finns, saknas och okänt utan att bedöma kvaliteten. Använd inte en känsla, poäng, belöning, antal dagar i rad eller ett påstående om framtida upprepning. Om handlingen inte har något observerbart tecken, dokumentera i stället den faktiska slutpunkten, utan att hitta på ett.

Samla fälten på en rad eller ett kort: datum och tid, befintlig utlösande händelse, utförd handling, plats, slut och avslutstecken. Kontrollera att varje påstående gäller samma tillfälle. Ta bort framtida scheman, upprepade påminnelser, sammanlagda framsteg och formuleringar som förutspår att handlingen kommer att fortsätta. Dokumentationen är komplett även om handlingen inte nådde fram till avslutstecknet eller om den utlösande händelsen är okänd. Ett nästa tillfälle är valfritt och skapas inte automatiskt. Bevara bara fakta som behövs för att förstå den här händelsen och avsluta sedan anteckningen. Gör den inte till en instrumentpanel, en serie checklistor, en utmaning eller en permanent metod för att hantera vardagen.