आपको पुरानी डायरी के कौन-से पन्ने डिजिटाइज़ करने चाहिए?

तय करें कि आप प्रत्येक पन्ने का उपयोग कैसे करेंगे

एक व्यावहारिक सवाल पूछें: “क्या मैं इस पन्ने को डिजिटल रूप से खोजना या इस्तेमाल करना चाहूँगा?” फिर विचार करें कि यदि आप केवल डिजिटल कॉपी रखते हैं तो क्या खो जाएगा। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस का [व्यक्तिगत डिजिटल रिकॉर्ड मार्गदर्शन](https://digitalpreservation.gov/personalarchiving/records.html) यह तय करने की सलाह देता है कि किन दस्तावेज़ों का दीर्घकालिक मूल्य है और यह भी बताता है कि ड्राफ्ट में कभी-कभी ऐसे विवरण हो सकते हैं जो अंतिम संस्करणों में नहीं होते। यह सब कुछ स्कैन या सहेजने के लिए नहीं कहता। किसी डायरी पर लागू होने पर, यह पूरी नोटबुक को एक बार में डिजिटाइज़ करने के बजाय, उनके भविष्य के मूल्य के आधार पर पन्नों को चुनने का समर्थन करता है।

**वर्तमान कार्य संदर्भ: कोई योजना, चेकलिस्ट या नोट्स जिन्हें आप अभी भी देखते हैं:** संबंधित पन्ने या विवरण को डिजिटाइज़ करें। आप इसे वर्तमान काम के साथ ढूँढ सकते हैं और इस्तेमाल कर सकते हैं।

**सार्थक पुरालेख (आर्काइवल) पन्ना: कोई पत्र, मील का पत्थर, निर्णय या वृत्तांत जिसे आप दोबारा देखना चाहें:** कागज़ को रखें; एक डिजिटल प्रति बनाने पर विचार करें। यह सामग्री बाद में महत्वपूर्ण हो सकती है, जबकि मूल प्रति अपने भौतिक स्वरूप को सुरक्षित रखती है।

**दोहराव वाला शेड्यूल: नियमित लॉग या कैलेंडर जिनकी उपयोगी जानकारी पहले से ही कहीं और मौजूद है:** इसे कागज़ पर ही रहने दें या माइग्रेशन छोड़ दें। बार-बार आने वाली प्रविष्टियों की नकल करने से जानकारी अधिक उपयोगी बने बिना आपका काम बढ़ सकता है।

**अपने कागज़ी गुणों के लिए मूल्यवान पन्ना: लिखावट, रंग, लेआउट, नोट्स या कोई संलग्न फ़ोटो:** मूल प्रति रखें; यदि उपयोगी हो तो चुनिंदा रूप से स्कैन करें या फ़ोटो लें। एक डिजिटल छवि एक्सेस करने में मदद कर सकती है, लेकिन हो सकता है कि यह पन्ने के अनुभव या हर विवरण को सुरक्षित न रख सके।

ये शुरुआती बिंदु हैं, नियम नहीं। एक दोहराव वाले लॉग में कोई ऐसी अनोखी प्रविष्टि हो सकती है जिसे रखना ज़रूरी हो। पुरालेख जैसा दिखने वाला पन्ना बहुत निजी हो सकता है जिसे किसी ऐप में डालना ठीक न लगे। अपने उद्देश्य, गोपनीयता प्राथमिकताओं और स्टोरेज की आदतों के अनुसार चुनाव करें।

जब भौतिक पन्ना मायने रखता हो, तो उसे कागज़ पर ही रखें

कागज़ शब्दों से कहीं अधिक सहेज सकता है: किसी पन्ने का लेआउट, समय के साथ जोड़े गए निशान, लिखावट की बनावट, या अंदर रखी गई कोई तस्वीर। यदि वे गुण इस बात का हिस्सा हैं कि आप उस पन्ने को क्यों महत्व देते हैं, तो नोटबुक को अपने पास रखें, भले ही आप एक डिजिटल प्रति भी बना लें। उस प्रति को सामग्री को देखने या ढूँढने का एक अन्य तरीका मानें, न कि इस बात का प्रमाण कि कागज़ अब अनावश्यक हो गया है।

फ़ोन से तुरंत ली गई तस्वीर में फ़ोटो को मूल रूप में हूबहू उतारना मुश्किल हो सकता है। व्यक्तिगत संग्रह के लिए लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस की [स्कैनिंग गाइड](https://digitalpreservation.gov/personalarchiving/documents/scanning_collections.pdf) बताती है कि रिज़ॉल्यूशन और रंग जैसे विकल्प स्कैन को कैसे प्रभावित करते हैं, और बाद में एक्सेस करने, दोबारा प्रिंट करने या साझा करने के लिए दस्तावेज़ों और तस्वीरों को स्कैन करने पर चर्चा करती है। यदि आप स्कैन करने का निर्णय लेते हैं तो वह गाइड मददगार हो सकती है; यह स्कैनिंग को अनिवार्य नहीं बनाती। जिस पन्ने का स्वरूप मायने रखता है, उसके लिए कॉपी को सही आकार में जाँचें और मूल से उसकी तुलना करें। यदि छवि में ऐसे विवरण खो जाते हैं जिनकी आपको परवाह है, तो कागज़ को अपने पास रखें।

उन पन्नों को डिजिटाइज़ करें जो आपके मौजूदा काम में मदद करते हैं

कोई पन्ना डिजिटल रूप में जगह पाने का हकदार तब बनता है जब वह किसी मौजूदा काम में मदद करता है: कोई ऐसी सूची जिस पर आप दोबारा जाते हैं, कोई प्रोजेक्ट योजना, या ऐसे नोट्स जिन्हें आपको खोजने की ज़रूरत है। आपको पूरी तरह से पूरे पन्ने को दोबारा उतारने की आवश्यकता नहीं है। यदि केवल कुछ ही विवरण उपयोगी रह गए हैं, तो उन विवरणों को डिजिटल जर्नल में दर्ज करें और नोट करें कि मूल कहाँ रखा है। यदि संदर्भ, शब्दावली या लेआउट मायने रखता है, तो एक स्कैन या फ़ोटो भी साथ रखें।

किसी पन्ने की प्रतिलिपि बनाने से पहले, यह तय करें कि वह कहाँ जाएगा और आप उसे कैसे ढूँढेंगे। दिनांक वाला फ़ाइल नाम या एक सुसंगत जर्नल अनुभाग काम कर सकता है; महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रति को बाद में पहचाना जा सके। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस चुने गए डिजिटल दस्तावेज़ों को वर्णनात्मक फ़ाइल नाम देने और उन्हें फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करने की सलाह देती है। डायरी सामग्री के लिए, “scan001” जैसे सामान्य नाम के बजाय “2019 नोटबुक, प्रोजेक्ट नोट्स, पृ. 18” जैसा एक सरल लेबल अधिक उपयोगी हो सकता है। फ़ाइल नामों में संवेदनशील विवरण डालने से बचें यदि उससे वे उस जगह उजागर हो सकते हैं जहाँ फ़ाइल संग्रहीत या सिंक की गई है।

एक पुरानी नोटबुक के साथ एक छोटा पायलट चलाएं

एक पायलट आपको यह जानने में मदद करता है कि इस प्रक्रिया को दोहराने से पहले माइग्रेशन वास्तव में कितना मददगार है। अलग-अलग तरह के पन्नों वाली एक ऐसी नोटबुक चुनें जिसे संभालना आसान हो, फिर इस क्रम में काम करें:

**एक उद्देश्य निर्धारित करें।** लिखें कि आप डिजिटल जर्नल से क्या खोजना या करना चाहते हैं। यह प्रोजेक्ट नोट्स को वापस पाना या चुने हुए मील के पत्थरों को फिर से देखना हो सकता है—पूरी नोटबुक को दोबारा तैयार करना नहीं।

**सरसरी तौर पर देखें और संभावित पन्नों पर निशान लगाएं।** उन पन्नों को चिह्नित करें जो उस उद्देश्य में मदद करते हैं, ऐसे पन्ने जिनका स्थायी व्यक्तिगत मूल्य है, और ऐसे पन्ने जिनके भौतिक गुण मायने रखते हैं। नियमित प्रविष्टियों को सिर्फ इसलिए कॉपी न करें क्योंकि उन्हें कैप्चर करना आसान है।

**सही प्रकार की कॉपी चुनें।** उस जानकारी के लिए संक्षिप्त विवरण दर्ज करें जिसका आप दोबारा उपयोग करेंगे; जब पन्नों की शब्दावली, टिप्पणियाँ या लेआउट मायने रखते हों, तो उन्हें स्कैन करें या उनकी तस्वीर लें। उन पन्नों के लिए कागज़ रखें जिन्हें आप उनके मूल स्वरूप में बनाए रखना चाहते हैं।

**प्रतियों की जाँच करें।** प्रत्येक फ़ाइल या प्रविष्टि को खोलें और पुष्टि करें कि वह पूर्ण, पढ़ने योग्य, सही दिशा में उन्मुख (ओरिएंटेड) है, और वहीं सहेजी गई है जहाँ आप उम्मीद करते हैं। फ़ोटो या रंगीन पन्नों के लिए, उन विवरणों को देखें जो खो गए हों। किसी खराब प्रति पर निर्भर होने से पहले उसे ठीक करें या दोबारा कैप्चर करें।

**परिणाम की समीक्षा करें।** खुद से पूछें कि क्या डिजिटल प्रविष्टियों को ढूँढना आसान है और क्या उन्हें बनाए रखना सार्थक है। यदि नहीं, तो दूसरी नोटबुक पर काम करने से पहले अपनी श्रेणियों को सरल बनाएं या जिन पन्नों को आप ट्रांसफर कर रहे हैं उनके प्रकार को सीमित करें।

जब तक आप डिजिटल प्रतियों की जाँच न कर लें, तब तक कम से कम मूल नोटबुक को अपने पास रखें। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस का स्कैनिंग मार्गदर्शन स्कैन की गुणवत्ता की जाँच करने और डिजिटल संग्रहों को व्यवस्थित करने व बैकअप लेने के बारे में बताता है; व्यक्तिगत रिकॉर्ड संबंधी उसकी सलाह चुने हुए डिजिटल दस्तावेज़ों की कई प्रतियां रखने और फ़ाइलें पढ़ने योग्य बनी रहने के लिए समय-समय पर जाँच करने की सिफारिश करती है। ये उन प्रतियों के लिए संरक्षण अभ्यास हैं जिन्हें आप रखना चुनते हैं। इनका मतलब यह नहीं है कि आपको कागज़ के स्रोत को फेंक देना चाहिए। यदि नोटबुक में महत्वपूर्ण सामग्री है, तो उसे बनाए रखने से आपको एक बैकअप भी मिलता है, यदि कोई स्कैन अधूरा रह जाए या कोई फ़ाइल अनुपलब्ध हो जाए।

रखने, कॉपी करने या छोड़ने का अंतिम निर्णय लें

पायलट के अंत में, पन्नों को तीन व्यावहारिक विकल्पों में छाँटें: **कागज़ पर रखें**, **कागज़ पर रखें और डिजिटल प्रति बनाएं**, या **माइग्रेशन छोड़ दें**। उन पन्नों के लिए “छोड़ें” का उपयोग करें जो आपके वर्तमान डिजिटल-जर्नल के काम में मदद नहीं करते हैं और जिनमें कॉपी करने लायक व्यक्तिगत या पुरालेखीय मूल्य नहीं है। आप उन्हें नष्ट करने का निर्णय लिए बिना नोटबुक में छोड़ सकते हैं।

यदि किसी पन्ने को वर्गीकृत करना कठिन है, तो उसे अभी के लिए कागज़ पर ही रखें। चयनात्मक माइग्रेशन प्रतिवर्ती (रिवर्सिबल) है: यदि कोई वास्तविक आवश्यकता सामने आती है तो आप बाद में और अधिक डिजिटाइज़ कर सकते हैं। लक्ष्य एक ऐसी डिजिटल डायरी बनाना है जो चुने हुए कार्यों में मदद करे, साथ ही सार्थक पन्नों—और किसी भी प्रति के पीछे के मूल दस्तावेज़ों—को आपके पसंदीदा स्वरूप में उपलब्ध रहने दे।

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