Welke pagina’s uit oude dagboeken moet je digitaliseren?
Als je je dagboek bijhoudt in een digitale app, hoef je niet elke pagina over te zetten om daar iets aan te hebben. Bewaar papieren pagina’s als hun waarde afhangt van het handschrift, de indeling of de fysieke pagina; digitaliseer pagina’s die je wilt kunnen doorzoeken, hergebruiken of koppelen aan je huidige werk. Laat terugkerende schema’s achterwege, tenzij ze iets bevatten dat het bewaren waard is, en bewaar het originele notitieboek terwijl je scans of foto’s controleert. Met een proef op basis van één notitieboek kun je bepalen wat een plek verdient in je digitale systeem voordat je aan meer begint.
Bepaal je keuze aan de hand van hoe je elke pagina gaat gebruiken
Stel jezelf één praktische vraag: “Zou ik deze pagina digitaal willen terugvinden of gebruiken?” Bedenk vervolgens wat je zou verliezen als je alleen een digitale kopie bewaart. In de richtlijnen voor persoonlijke digitale documenten adviseert de Library of Congress te bepalen welke documenten waarde op lange termijn hebben. Ook merkt de organisatie op dat concepten soms details bevatten die ontbreken in de definitieve versies. De richtlijnen zeggen niet dat je alles moet scannen of bewaren. Toegepast op een dagboek pleit dat ervoor pagina’s te kiezen op basis van hun toekomstige waarde, in plaats van het notitieboek te behandelen als één geheel dat volledig gedigitaliseerd moet worden.
Referentie voor een huidige taak: een plan, checklist of notities die je nog raadpleegt: Digitaliseer de relevante pagina of gegevens. Zo kun je die terugvinden en gebruiken naast je huidige werk.
Pagina van persoonlijke waarde: een brief, mijlpaal, besluit of verslag dat je misschien opnieuw wilt bekijken: Bewaar het papier en overweeg een digitale kopie te maken. De inhoud kan later van belang zijn, terwijl het origineel de fysieke vorm behoudt.
Terugkerend schema: routinematige logboeken of kalenders waarvan de nuttige informatie al ergens anders staat: Laat het op papier staan of sla de migratie over. Terugkerende gegevens kopiëren kan extra werk opleveren zonder de informatie bruikbaarder te maken.
Pagina die waardevol is vanwege het papier zelf: handschrift, kleur, indeling, aantekeningen of een ingeplakte foto: Bewaar het origineel en scan of fotografeer het alleen als dat nuttig is. Een digitale afbeelding kan de toegang vergemakkelijken, maar bewaart mogelijk niet het gevoel of alle details van de pagina.
Dit zijn uitgangspunten, geen regels. Een terugkerend logboek kan één bijzondere aantekening bevatten die het bewaren waard is. Een pagina die archiefwaardig lijkt, kan privé of te persoonlijk zijn om in een app te zetten. Kies op basis van je eigen doel, privacyvoorkeuren en manier van bewaren.
Bewaar een pagina op papier als de fysieke pagina belangrijk is
Papier bevat meer dan woorden: de manier waarop een pagina is ingedeeld, markeringen die in de loop der tijd zijn toegevoegd, het karakter van het handschrift of een foto die erin is gestoken. Als zulke eigenschappen een deel van de waarde van de pagina vormen, bewaar het notitieboek dan, ook als je daarnaast een digitale kopie maakt. Zie de kopie als een extra manier om het materiaal te bekijken of terug te vinden, niet als bewijs dat het papier overbodig is geworden.
Foto’s zijn soms lastig natuurgetrouw te reproduceren met een snelle opname met je telefoon. De scangids voor persoonlijke collecties van de Library of Congress legt uit dat keuzes zoals resolutie en kleur van invloed zijn op een scan. De gids bespreekt ook hoe je documenten en foto’s scant om ze later te bekijken, opnieuw af te drukken of te delen. Die gids kan je helpen als je besluit te scannen; scannen is daarmee geen verplichting. Bekijk de kopie op een geschikt formaat en vergelijk die met het origineel als het uiterlijk belangrijk is. Bewaar het papier als de afbeelding details verliest die je belangrijk vindt.
Digitaliseer pagina’s die je huidige werk ondersteunen
Een pagina verdient een plek in je digitale systeem als die je helpt bij een actuele taak: een lijst die je opnieuw raadpleegt, een projectplan of notities die je moet kunnen doorzoeken. Je hoeft niet per se de hele pagina over te nemen. Als slechts enkele gegevens nog nuttig zijn, voeg die dan toe aan het digitale dagboek en noteer waar het origineel ligt. Bewaar ook een scan of foto als de context, bewoording of indeling belangrijk is.
Bepaal voordat je een pagina kopieert waar die terechtkomt en hoe je die terugvindt. Een bestandsnaam met datum of een vaste dagboekrubriek kan volstaan; het belangrijkste is dat je de kopie later kunt herkennen. De Library of Congress adviseert geselecteerde digitale documenten een beschrijvende bestandsnaam te geven en ze in mappen te ordenen. Voor dagboekmateriaal kan een eenvoudig label als “notitieboek uit 2019, projectnotities, p. 18” nuttiger zijn dan een algemene naam als “scan001”. Zet geen gevoelige gegevens in bestandsnamen als daardoor zichtbaar wordt wat er in het bestand staat op de opslaglocatie of bij het synchroniseren.
Doe een kleine proef met één oud notitieboek
Met een proef kun je ontdekken hoeveel de migratie oplevert voordat je het proces herhaalt. Kies één notitieboek met een overzichtelijke mix van pagina’s en doorloop het in deze volgorde:
Bepaal een doel. Schrijf op wat je met het digitale dagboek wilt kunnen terugvinden of doen. Dat kan zijn: projectnotities terugvinden of bepaalde mijlpalen opnieuw bekijken, niet het hele notitieboek namaken.
Blader door het notitieboek en markeer geschikte pagina’s. Markeer pagina’s die je doel ondersteunen, pagina’s met blijvende persoonlijke waarde en pagina’s waarvan de fysieke eigenschappen belangrijk zijn. Kopieer geen routinematige aantekeningen alleen omdat ze makkelijk vast te leggen zijn.
Kies het juiste soort kopie. Voer beknopte gegevens in voor informatie die je opnieuw gaat gebruiken; scan of fotografeer pagina’s waarvan de bewoording, aantekeningen of indeling belangrijk is. Bewaar het papier van pagina’s waarvan je het origineel wilt behouden.
Controleer de kopieën. Open elk bestand of elke notitie en controleer of die compleet, leesbaar, goed georiënteerd en op de verwachte plek opgeslagen is. Let bij foto’s of kleurenpagina’s op details die verloren kunnen zijn gegaan. Herstel een slechte kopie of maak die opnieuw voordat je erop vertrouwt.
Beoordeel het resultaat. Vraag jezelf af of de digitale notities makkelijk terug te vinden zijn en de moeite waard zijn om bij te houden. Zo niet, vereenvoudig dan je categorieën of beperk de soorten pagina’s die je overzet voordat je een ander notitieboek probeert.
Bewaar het originele notitieboek ten minste totdat je de digitale kopieën hebt gecontroleerd. In de scangids van de Library of Congress wordt beschreven hoe je de scankwaliteit controleert en digitale collecties ordent en er back-ups van maakt. Het advies over persoonlijke documenten raadt aan meerdere kopieën van geselecteerde digitale documenten te bewaren en geregeld te controleren of bestanden leesbaar blijven. Dit zijn bewaartips voor de kopieën die je besluit te houden. Ze betekenen niet dat je de papieren bron moet weggooien. Als het notitieboek belangrijk materiaal bevat, geeft het bewaren ervan je ook een terugvaloptie als een scan onvolledig is of een bestand niet meer beschikbaar is.
Beslis definitief: bewaren, kopiëren of overslaan
Verdeel de pagina’s aan het einde van de proef in drie praktische keuzes: op papier bewaren, op papier bewaren en een digitale kopie maken of migratie overslaan. Kies voor ‘overslaan’ bij pagina’s die niet van pas komen voor je huidige taak met het digitale dagboek en niet genoeg persoonlijke of archiefwaarde hebben om te kopiëren. Je kunt ze in het notitieboek laten zitten zonder te besluiten ze te vernietigen.
Bewaar een pagina voorlopig op papier als je niet goed kunt bepalen in welke categorie die hoort. Selectieve migratie is omkeerbaar: je kunt later meer digitaliseren als daar echt behoefte aan is. Het doel is een digitaal dagboek dat je helpt bij gekozen taken, terwijl betekenisvolle pagina’s en de originelen van eventuele kopieën beschikbaar blijven in de vorm van je voorkeur.