Vilka gamla dagbokssidor bör du digitalisera?
Om du flyttar ditt dagboksskrivande till en digital app behöver du inte överföra varje sida för att förändringen ska vara användbar. Behåll sidor på papper när deras värde beror på handstilen, layouten eller den fysiska sidan. Digitalisera sidor som du tror att du kommer att vilja söka efter, återanvända eller koppla till aktuellt arbete. Lämna återkommande scheman kvar, såvida de inte innehåller något värt att bevara, och behåll originalanteckningsboken medan du granskar skanningar eller foton. Ett pilotförsök med en enda anteckningsbok kan visa vad som förtjänar en plats i ditt digitala system innan du tar dig an fler.
Bestäm utifrån hur du ska använda varje sida
Ställ en praktisk fråga: ”Skulle jag vilja hitta eller använda den här sidan digitalt?” Fundera sedan på vad som skulle gå förlorat om du bara behöll en digital kopia. Library of Congress vägledning om personliga digitala dokument rekommenderar att du avgör vilka dokument som har långsiktigt värde och påpekar att utkast ibland kan innehålla detaljer som saknas i slutversionerna. Den säger inte att du ska skanna eller spara allt. Tillämpat på en dagbok talar detta för att välja sidor utifrån deras framtida värde, i stället för att behandla anteckningsboken som en samling som måste digitaliseras i sin helhet.
Referens för en aktuell uppgift: en plan, checklista eller anteckningar som du fortfarande använder: Digitalisera den relevanta sidan eller de relevanta uppgifterna. Då kan du hitta dem och använda dem tillsammans med aktuellt arbete.
Viktig arkivsida: ett brev, en milstolpe, ett beslut eller en redogörelse som du kanske vill återvända till: Behåll pappret och överväg att göra en digital kopia. Innehållet kan vara viktigt senare, medan originalet bevarar sidans fysiska form.
Återkommande schema: rutinmässiga loggar eller kalendrar vars användbara information redan finns någon annanstans: Låt det vara kvar på papper eller hoppa över överföringen. Att kopiera upprepade anteckningar kan innebära mer arbete utan att informationen blir mer användbar.
Sida som är värdefull för sina papperskvaliteter: handstil, färg, layout, anteckningar eller ett inklistrat foto: Behåll originalet och skanna eller fotografera sidan vid behov. En digital bild kan göra innehållet lättare att komma åt, men den kanske inte bevarar känslan eller alla detaljer på sidan.
Det här är utgångspunkter, inte regler. En återkommande logg kan innehålla en ovanlig anteckning som är värd att spara. En sida som verkar arkiveringsvärd kan vara privat eller alltför personlig för att lägga in i en app. Välj utifrån ditt eget syfte, dina integritetspreferenser och dina lagringsvanor.
Behåll sidan på papper när den fysiska sidan är viktig
Papper kan rymma mer än ord: sidans layout, märken som tillkommit med tiden, handskriftens struktur eller ett fotografi som stuckits in. Om de egenskaperna är en del av varför du värdesätter sidan ska du behålla anteckningsboken även om du också gör en digital kopia. Se kopian som ett annat sätt att visa eller hitta materialet, inte som ett bevis på att pappersversionen blivit överflödig.
Det kan vara svårt att återge foton troget med en snabb mobilbild. Library of Congress guide till skanning av personliga samlingar förklarar hur val som upplösning och färg påverkar en skanning och tar upp skanning av dokument och fotografier för framtida åtkomst, utskrift eller delning. Guiden kan vara till hjälp om du bestämmer dig för att skanna; den innebär inte att skanning är ett krav. Om utseendet är viktigt bör du granska kopian i en lämplig storlek och jämföra den med originalet. Behåll pappersversionen om bilden saknar detaljer som du bryr dig om.
Digitalisera sidor som stöder arbete du fortfarande utför
En sida förtjänar en plats digitalt när den hjälper dig med en pågående uppgift: en lista du återkommer till, en projektplan eller anteckningar som du behöver kunna söka i. Du behöver inte nödvändigtvis återge hela sidan. Om bara några uppgifter fortfarande är användbara kan du föra in dem i den digitala dagboken och anteckna var originalet finns. Om sammanhanget, formuleringarna eller layouten är viktig bör du också behålla en skanning eller ett foto.
Bestäm vart sidan ska placeras och hur du ska hitta den innan du kopierar den. Ett daterat filnamn eller ett konsekvent avsnitt i dagboken kan fungera; det viktiga är att du kan identifiera kopian senare. Library of Congress rekommenderar att du ger utvalda digitala dokument beskrivande filnamn och organiserar dem i mappar. För dagboksmaterial kan en enkel etikett som ”2019 års anteckningsbok, projektnoteringar, s. 18” vara mer användbar än ett generiskt namn som ”scan001”. Undvik att ta med känsliga uppgifter i filnamn om det skulle röja dem där filen lagras eller synkroniseras.
Gör ett litet pilotförsök med en gammal anteckningsbok
Med ett pilotförsök kan du ta reda på hur mycket överföringen faktiskt hjälper innan du upprepar processen. Välj en anteckningsbok med en hanterbar blandning av sidor och gå sedan igenom den i den här ordningen:
Bestäm ett syfte. Skriv ner vad du vill att den digitala dagboken ska hjälpa dig att hitta eller göra. Det kan handla om att hitta projektnoteringar eller återvända till utvalda milstolpar, inte om att återskapa hela anteckningsboken.
Bläddra igenom och markera kandidater. Markera sidor som stöder syftet, sidor med bestående personligt värde och sidor vars fysiska egenskaper är viktiga. Kopiera inte rutinanteckningar bara för att de är enkla att fånga digitalt.
Välj rätt typ av kopia. För in kortfattade uppgifter för information du kommer att återanvända. Skanna eller fotografera sidor när formuleringarna, anteckningarna eller layouten är viktig. Behåll pappersversionen av sidor du vill bevara i originalform.
Kontrollera kopiorna. Öppna varje fil eller post och bekräfta att den är komplett, läsbar, rättvänd och sparad där du förväntar dig. För foton eller färgsidor bör du kontrollera om några detaljer har gått förlorade. Åtgärda eller ta om en dålig kopia innan du förlitar dig på den.
Utvärdera resultatet. Fundera på om de digitala posterna är lätta att hitta och värda att underhålla. Om inte, förenkla kategorierna eller begränsa vilka typer av sidor du för över innan du provar med en annan anteckningsbok.
Behåll originalanteckningsboken åtminstone tills du har kontrollerat de digitala kopiorna. Library of Congress vägledning om skanning beskriver hur man kontrollerar skanningskvaliteten samt organiserar och säkerhetskopierar digitala samlingar. Dess råd om personliga dokument rekommenderar flera kopior av utvalda digitala dokument och regelbundna kontroller av att filerna fortfarande går att läsa. Det här är bevarandemetoder för de kopior du väljer att behålla. De innebär inte att du bör göra dig av med pappersoriginalet. Om anteckningsboken innehåller viktigt material ger den dig dessutom en reservlösning om en skanning är ofullständig eller en fil blir otillgänglig.
Fatta ett slutgiltigt beslut: behåll, kopiera eller hoppa över
När pilotförsöket är klart sorterar du sidorna i tre praktiska alternativ: behåll på papper, behåll på papper och gör en digital kopia eller hoppa över överföringen. Välj ”hoppa över” för sidor som inte fyller någon funktion i dina aktuella uppgifter i den digitala dagboken och inte har tillräckligt personligt eller arkivmässigt värde för att kopieras. Du kan låta dem vara kvar i anteckningsboken utan att bestämma dig för att förstöra dem.
Om en sida är svår att klassificera kan du tills vidare behålla den på papper. En selektiv överföring går att göra om: du kan digitalisera fler sidor senare om ett verkligt behov uppstår. Målet är en digital dagbok som hjälper dig med utvalda uppgifter, samtidigt som viktiga sidor – och originalen bakom eventuella kopior – förblir tillgängliga i den form du föredrar.