Które strony ze starych dzienników warto zdigitalizować?

Zadaj sobie jedno praktyczne pytanie: „Czy chcę móc znaleźć tę stronę w wersji cyfrowej lub z niej skorzystać?”. Następnie zastanów się, co stracisz, zachowując tylko cyfrową kopię. Wskazówki Biblioteki Kongresu dotyczące osobistych dokumentów cyfrowych zalecają ustalenie, które dokumenty mają długoterminową wartość, i zwracają uwagę, że szkice mogą czasem zawierać szczegóły nieobecne w wersjach ostatecznych. Nie zalecają skanowania ani zachowywania wszystkiego. W przypadku dziennika przemawia to za wybieraniem stron ze względu na ich przyszłą wartość, zamiast traktowania notesu jako całości, którą trzeba w pełni zdigitalizować.

Materiał przydatny w bieżącej pracy: plan, lista kontrolna lub notatki, do których wciąż zaglądasz: Zdigitalizuj odpowiednią stronę lub potrzebne informacje. Dzięki temu znajdziesz je i wykorzystasz razem z bieżącymi materiałami.

Ważna strona archiwalna: list, ważne wydarzenie, decyzja lub relacja, do których możesz chcieć wrócić: Zachowaj papierową wersję; rozważ utworzenie kopii cyfrowej. Treść może mieć znaczenie w przyszłości, a oryginał zachowuje swoją fizyczną formę.

Powtarzający się harmonogram: rutynowe rejestry lub kalendarze, których przydatne informacje są już dostępne gdzie indziej: Zostaw je na papierze lub pomiń przenoszenie. Kopiowanie powtarzających się wpisów może oznaczać dodatkową pracę, nie zwiększając użyteczności informacji.

Strona cenna ze względu na papierową formę: odręczne pismo, kolor, układ, adnotacje lub dołączone zdjęcie: Zachowaj oryginał; w razie potrzeby wybiórczo zeskanuj lub sfotografuj stronę. Cyfrowy obraz ułatwia dostęp, ale może nie oddawać wrażenia obcowania ze stroną ani wszystkich jej szczegółów.

To punkty wyjścia, a nie sztywne zasady. Powtarzający się rejestr może zawierać jeden nietypowy wpis, który warto zachować. Strona wyglądająca na archiwalną może być prywatna lub zbyt osobista, by umieszczać ją w aplikacji. Wybieraj z myślą o własnym celu, preferencjach dotyczących prywatności i sposobie przechowywania.

Papier może zawierać coś więcej niż słowa: układ strony, ślady dodawane z czasem, charakter odręcznego pisma czy fotografię schowaną w środku. Jeśli te cechy są częścią tego, co cenisz w danej stronie, zachowaj notes, nawet jeśli tworzysz też kopię cyfrową. Traktuj kopię jako dodatkowy sposób oglądania materiału lub odnajdywania go, a nie dowód, że papier stał się zbędny.

Szybkie zdjęcie telefonem może niedokładnie odwzorować fotografie. Przewodnik Biblioteki Kongresu po skanowaniu zbiorów prywatnych wyjaśnia, że na skan wpływają takie decyzje jak rozdzielczość i kolor, a także omawia skanowanie dokumentów i fotografii w celu późniejszego przeglądania, ponownego wydruku lub udostępniania. Ten przewodnik może pomóc, jeśli zdecydujesz się na skanowanie; nie oznacza to jednak, że jest ono konieczne. Jeśli wygląd strony ma znaczenie, obejrzyj kopię w odpowiednim powiększeniu i porównaj ją z oryginałem. Zachowaj papierową wersję, jeśli obraz nie oddaje szczegółów, na których Ci zależy.

Strona zasługuje na miejsce w wersji cyfrowej, jeśli pomaga w bieżącym zadaniu: chodzi o listę, do której wracasz, plan projektu lub notatki, których potrzebujesz wyszukiwać. Nie musisz odtwarzać całej strony. Jeśli przydatnych pozostaje tylko kilka informacji, wpisz je do dziennika cyfrowego i zanotuj, gdzie znajduje się oryginał. Jeśli znaczenie mają kontekst, brzmienie lub układ, zachowaj również skan albo zdjęcie.

Zanim skopiujesz stronę, zdecyduj, gdzie ją umieścisz i jak ją odnajdziesz. Możesz używać nazw plików z datą lub stałej sekcji dziennika; najważniejsze, by później dało się rozpoznać kopię. Biblioteka Kongresu zaleca nadawanie wybranym dokumentom cyfrowym opisowych nazw plików i porządkowanie ich w folderach. W przypadku materiałów z dziennika prosty opis, taki jak „notes z 2019 r., notatki do projektu, s. 18”, może być bardziej przydatny niż ogólna nazwa, na przykład „skan001”. Nie umieszczaj w nazwach plików poufnych szczegółów, jeśli mogłyby być widoczne w miejscu przechowywania lub synchronizacji pliku.

Pilotaż pozwala sprawdzić, jak wiele daje przenoszenie treści, zanim powtórzysz ten proces. Wybierz jeden notes z możliwą do opanowania mieszanką stron, a następnie pracuj według poniższej kolejności:

Określ cel. Zapisz, co chcesz móc znaleźć lub zrobić dzięki cyfrowemu dziennikowi. Może chodzić o odnajdywanie notatek do projektów lub wracanie do wybranych ważnych wydarzeń, a nie odtwarzanie całego notesu.

Przejrzyj notes i zaznacz kandydatów. Oznacz strony przydatne w realizacji celu, strony mające trwałą wartość osobistą oraz te, których fizyczna forma ma znaczenie. Nie kopiuj rutynowych wpisów tylko dlatego, że łatwo je sfotografować.

Wybierz odpowiednią formę kopii. Wpisz zwięzłe informacje, które będziesz ponownie wykorzystywać; skanuj lub fotografuj strony, jeśli znaczenie mają ich brzmienie, adnotacje lub układ. Zachowaj papierowe oryginały stron, które chcesz mieć w pierwotnej formie.

Sprawdź kopie. Otwórz każdy plik lub wpis i upewnij się, że jest kompletny, czytelny, prawidłowo ustawiony oraz zapisany w oczekiwanym miejscu. W przypadku zdjęć lub kolorowych stron sprawdź, czy nie utracono szczegółów. Popraw lub ponownie wykonaj kopię, zanim zaczniesz na niej polegać.

Oceń rezultat. Zastanów się, czy łatwo odnaleźć wpisy cyfrowe i czy warto je utrzymywać. Jeśli nie, uprość kategorie lub ogranicz rodzaje przenoszonych stron, zanim zajmiesz się kolejnym notesem.

Zachowaj oryginalny notes przynajmniej do czasu sprawdzenia cyfrowych kopii. Wskazówki Biblioteki Kongresu dotyczące skanowania opisują kontrolę jakości skanów oraz porządkowanie i tworzenie kopii zapasowych zbiorów cyfrowych; zalecenia dotyczące dokumentów osobistych sugerują przechowywanie kilku kopii wybranych dokumentów cyfrowych i okresowe sprawdzanie, czy pliki nadal można odczytać. To praktyki służące ochronie kopii, które zdecydujesz się zachować. Nie oznaczają, że należy wyrzucić papierowy oryginał. Jeśli notes zawiera ważne materiały, zachowanie go daje też zabezpieczenie na wypadek, gdyby skan był niekompletny lub plik stał się niedostępny.

Po zakończeniu pilotażu przyporządkuj strony do jednej z trzech praktycznych kategorii: zachować na papierze, zachować na papierze i utworzyć kopię cyfrową lub pominąć przenoszenie. Wybierz „pominąć” w przypadku stron, które nie przydadzą się do bieżących zadań w dzienniku cyfrowym i nie mają wystarczającej wartości osobistej ani archiwalnej, by je kopiować. Możesz zostawić je w notesie bez podejmowania decyzji o ich zniszczeniu.

Jeśli trudno sklasyfikować daną stronę, na razie zachowaj ją na papierze. Selektywne przenoszenie można odwrócić: w razie rzeczywistej potrzeby możesz później zdigitalizować więcej stron. Celem jest stworzenie cyfrowego dziennika, który pomaga w wybranych zadaniach, a zarazem pozostawia ważne strony — i oryginały kryjące się za wszelkimi kopiami — dostępne w preferowanej przez Ciebie formie.