Cara Memilih Matlamat Sendiri daripada Senarai “Patut”
Apabila senarai tugasan anda mencampurkan janji, matlamat peribadi dan jangkaan yang dipengaruhi orang lain, buat semakan ringkas sebelum memilih perkara yang hendak diusahakan. Bagi setiap item, tanyakan tujuan item itu, sama ada seseorang mengharapkannya daripada anda dan sama ada anda ada ruang untuk melakukannya sekarang. Kemudian pilih satu tindakan: kekalkan, semak semula, tangguhkan atau gugurkan. Tujuannya ialah menghasilkan senarai yang menggambarkan tujuan dan kemampuan anda sekarang, bukannya penilaian tentang cara anda sepatutnya menggunakan hidup anda.
Mulakan dengan perkara dalam senarai
Kumpulkan tugasan dan matlamat di satu tempat, termasuk item dalam nota, kalendar atau mesej. Satu paparan memudahkan anda membandingkan kerja dan melihat perkara yang perlu disiapkan. Panduan keutamaan tugasan Asana mengesyorkan agar anda mengumpulkan tugasan, merekodkan butiran berguna seperti tarikh akhir dan anggaran masa, serta memecahkan tugasan besar kepada tugasan yang lebih kecil. Untuk semakan peribadi, langkah yang sama membantu menjelaskan perkara yang sebenarnya perlu dilakukan bagi sesuatu item.
Tulis semula entri yang kabur sebagai tindakan. “Jadi lebih teratur” boleh ditukar kepada “susun kertas di atas meja selama 20 minit.” Tambahkan tarikh akhir hanya jika memang ada, dan catat siapa yang sedang menunggu hasilnya. Jika anda tidak tahu berapa lama sesuatu kerja mungkin mengambil masa, catat ketidakpastian itu dan bukannya menganggap anggaran tersebut sebagai fakta.
Asingkan komitmen, matlamat pilihan dan jangkaan yang ditiru
Labelkan setiap item mengikut sebab item itu ada dalam senarai anda. Kategori ini ialah alat praktikal untuk membuat semakan, bukannya jenis orang atau tugasan yang tetap.
Sesuatu tugasan boleh mempunyai lebih daripada satu label. Contohnya, belajar bahasa mungkin merupakan matlamat peribadi, manakala menempah kelas berjadual juga merupakan komitmen. Pastikan label bersifat deskriptif: label membantu anda membuat keputusan, tetapi tidak membuat keputusan bagi pihak anda.
Komitmen: Seseorang bergantung pada anda, tarikh akhir sebenar terpakai atau anda telah bersetuju secara jelas untuk melakukannya. Catat persetujuan dan langkah seterusnya. Jika keadaan sudah berubah, hubungi orang itu dan runding semula skop atau masa, bukannya menganggap komitmen itu sebagai pilihan secara senyap-senyap.
Matlamat pilihan: Anda masih menginginkan hasilnya atas sebab yang penting bagi anda sekarang. Nyatakan sebab itu dengan bahasa yang mudah, seperti “Saya mahu berlatih gitar kerana saya suka bermain.” Jika sebab itu tidak lagi sesuai, anda boleh menyemak semula atau melepaskan matlamat tersebut.
Jangkaan yang ditiru: Item itu ada terutamanya kerana anda fikir seseorang yang mempunyai jadual atau minat berbeza sepatutnya melakukannya. Tanyakan siapa yang menetapkan piawaian itu, sama ada mereka benar-benar mengharapkan perkara ini daripada anda dan apa yang akan anda pilih jika orang yang anda bayangkan itu tiada. Sesuatu jangkaan mungkin sebenarnya persetujuan yang nyata; semak dahulu sebelum membuat sebarang andaian.
Semak setiap item berdasarkan tujuan dan kemampuan
Bagi setiap item, jawab dua soalan: Adakah perkara ini menyokong sesuatu yang saya mahu atau perlu utamakan sekarang? dan Bolehkah saya menyediakan masa untuknya? Pertimbangkan komitmen tetap, masa yang ada, usaha yang diperlukan dan tugasan lain yang bersaing untuk mendapatkan perhatian anda. Kaedah blok masa mingguan Stanford menasihatkan anda supaya merancang secara realistik, menyediakan masa lapang dan menganggap kalendar sebagai sesuatu yang fleksibel apabila rancangan berubah. Semakan ini berguna apabila senarai tugasan kelihatan lebih panjang daripada kemampuan anda sepanjang minggu.
Asingkan bukti daripada andaian. “Permohonan ditutup pada hari Jumaat” ialah tarikh akhir yang perlu disahkan. “Saya patut memohon kerana semua orang dalam bidang saya berbuat demikian” ialah jangkaan yang perlu diteliti. Jika faktanya tidak jelas, jadikan tindakan seterusnya sebagai usaha mengumpulkan maklumat: semak tarikhnya, tanya orang yang terlibat atau cari tahu keperluan matlamat itu sebelum anda meluangkan lebih banyak masa.
Pilih untuk kekalkan, semak semula, tangguhkan atau gugurkan
Pilih tindakan yang sesuai dengan perkara yang telah anda ketahui. Anda boleh menilai semula keputusan apabila fakta atau keadaan berubah.
Menangguhkan sesuatu tanpa menetapkan masa untuk menyemaknya boleh menyebabkan item itu tergantung tanpa penghujung. Pilih tarikh atau syarat yang sesuai, seperti “pertimbangkan semula selepas berpindah” atau “semak bulan depan.” Menggugurkan tugasan tidak membatalkan persetujuan: jika orang lain bergantung padanya, beritahu mereka dan bincangkan langkah seterusnya.
Kekalkan: Item itu masih penting atau anda perlu menunaikan komitmen, dan anda boleh bertindak sekarang. Catat: Langkah seterusnya yang khusus dan sebarang tarikh akhir sebenar.
Semak semula: Tujuannya masih penting, tetapi skop, kaedah atau masa asal tidak sesuai. Catat: Versi yang lebih kecil atau berbeza yang anda sanggup lakukan.
Tangguhkan: Item itu penting, tetapi komitmen lain atau kemampuan yang terhad perlu diutamakan buat masa ini. Catat: Masa atau syarat yang akan mendorong anda menyemaknya semula.
Gugurkan: Item itu tidak lagi menyokong tujuan semasa, atau ia merupakan jangkaan yang anda pilih untuk tidak pikul. Catat: Sesiapa yang perlu dimaklumkan, jika ada orang yang mengharapkan anda melakukannya.
Jadikan senarai yang terhasil mudah digunakan
Tukar item yang dikekalkan kepada tindakan seterusnya yang jelas. Bagi matlamat yang disemak semula, tetapkan versi yang telah anda pilih. Bagi item yang ditangguhkan, catat masa semakan di tempat yang akan anda lihat. Alih keluar item yang digugurkan daripada senarai aktif supaya item itu tidak terus kelihatan sebagai kerja semasa. Jika senarai yang tinggal masih melebihi masa yang boleh anda luangkan, semak semula komitmen dan kemampuan anda; anda mungkin perlu merundingkan tarikh akhir atau mengecilkan matlamat sekali lagi.
Panduan perancangan dan penentuan keutamaan Open University juga menyenaraikan empat pilihan apabila masa suntuk: buat, buang, serahkan kepada orang lain atau lakukan dengan kurang sempurna. Bagi senarai peribadi, “serahkan kepada orang lain” mungkin bermaksud meminta seseorang mengambil alih bahagian tertentu, jika sesuai. Ini ialah pilihan untuk dipertimbangkan, bukannya arahan supaya setiap item mesti dimasukkan ke dalam satu kategori dengan serta-merta.
Semak semula apabila keadaan berubah
Senarai yang berguna ialah rekod kerja, bukannya susunan keutamaan yang kekal. Semak semula apabila tarikh akhir berubah, komitmen baharu muncul atau matlamat tidak lagi terasa relevan. Jika anda tidak dapat membuat keputusan, biarkan ketidakpastian itu kelihatan: tulis soalan yang perlu dijawab dan tetapkan masa untuk menyemaknya. Anda boleh memilih langkah seterusnya secara sementara tanpa mengubah jangkaan lama menjadi kewajipan.