Så skapar du en plan för projektkommunikation: Se till att viktig information når rätt personer i tid

Föreställ dig en liten utställning på ett arkiv. Det här är ett fiktivt exempel: kontaktpersonen på lokalen behöver få den bekräftade öppningstiden, installationsansvarig behöver kontrollera tillträdesvillkoren och projektledaren måste besluta om ytterligare en utställningsyta ska läggas till. Alla tre bryr sig om hur det går, men de behöver olika underlag. Fråga var och en vad hen ska förbereda eller besluta vid nästa milstolpe i projektet och vilken information som fortfarande saknas.

Om någon ber om att få information om allt kan du undersöka vilka förändringar som faktiskt skulle påverka personens arbete. Personen kanske behöver uppdateringar om öppettider, inte om varje utställningsskylt. Avgör inte detaljnivån enbart utifrån befattningstitlar. Den som ska utföra nästa uppgift kan behöva hela ritningsunderlaget, även om någon mer senior bara behöver en kort uppdatering.

En punkt kan enbart gälla information: när öppningstiden är bekräftad skickar samordnaren det aktuella schemat till kontaktpersonen på lokalen, så att bemanningen kan planeras. En annan punkt kan begära en bekräftelse: installationsansvarig går igenom tillgängliga ytor och olösta tillträdesfrågor och svarar sedan senast ett överenskommet datum. En tredje punkt kan begära ett beslut: den behöriga personen får information om tilläggsarbetet, begränsningarna för lokalen och alternativen för en ytterligare utställningsyta innan utrustning bokas.

Det här är exempel, inte tre obligatoriska kategorier för varje projekt. Varje överenskommelse bör ange mottagare, syfte, specifikt innehåll, avsändare, tidpunkt för utskick och förväntat svar. ”Projektgruppen delar regelbundet uppdateringar” lämnar för mycket osagt. Om en befintlig uppgift redan beskriver en överlämning kan du länka till den dokumentationen i stället för att underhålla en andra beskrivning av samma arbete.

Om utrustningen måste bokas på torsdag är en beslutsrapport som kommer på fredag för sent. Prata om hur lång tid det faktiskt tar att ta fram, läsa och diskutera underlaget. Kom överens om datum för utskick och svar, inklusive tidszon när det är relevant. Ta hänsyn till känd frånvaro. Undvik vaga löften om att svara skyndsamt, men inför inte heller en svarstid på två timmar utan att först kontrollera om personerna kan hålla den.

I Project communication—foundation for project success lyfter PMI fram milstolpar och beslut som kommunikationstriggers utöver ett regelbundet schema. Skilj rutinmässiga uppdateringar från meddelanden som utlöses av en bekräftad förändring. Överenskommelserna för utställningen här är redaktionella illustrationer, inte fall som återges i den rapporten.

Ange var dokumentet faktiskt finns och vilken kanal som ska användas för leverans, och be en mottagare att öppna materialet. Att en intern teammedlem har åtkomst visar inte att en extern samarbetspartner kan läsa det. Dela bara den information som behövs för uppgiften och som får delas med den målgruppen. Skicka ritningar i förväg om de behöver granskas; ordna ett möte när personer behöver utforska ett val tillsammans.

Skilj på leverans och godkännande. Att ett mejl kommer fram betyder inte att mottagaren har accepterat ytterligare arbete. En kalenderinbjudan är inget beslut. Vid en begäran om bekräftelse eller godkännande ska du ange vilket svar som behövs och vem som följer upp om det uteblir. Utgå från befintliga ansvarsområden i stället för att skapa ett nytt godkännandeorgan för kommunikationsplanen.

Föreställ dig att öppningen flyttas fram en dag och att den vanliga samordnaren är frånvarande. Ändra inget i det verkliga projektet, utan fråga vem som bekräftar ändringen, vem som kan förbereda meddelandet, när lokalen behöver få det och om installationsvillkoren måste kontrolleras på nytt. Skulle beslutet om utrustning fortfarande komma innan bokningen?

Be deltagarna leta reda på den relevanta punkten och kontaktvägen. Om svaret bara är att fråga runt i en gruppchatt saknas en överenskommelse. Fyll den luckan i stället för att lägga till sidor för varje tänkbar avvikelse. Övningen kan också avslöja onödiga rapporter: om ingen kan ange en mottagare eller användning kan rapporten tas bort eller slås ihop med en befintlig uppdatering.

APM:s vägledning Communicate rekommenderar att planer revideras med hjälp av återkoppling från intressenter. Efter första användningen kan du fråga om materialet kom i tid för att det skulle gå att agera, vad som saknades och vad som upprepades. Kontrollera överenskommelserna igen när personer eller projektfaser ändras. Räkna användbara svar och uppfyllda informationsbehov i stället för att använda antalet meddelanden som mått på framgång.

I Managing communications effectively and efficiently diskuterar PMI hur planens detaljnivå bör anpassas till projektets komplexitet. För den här lilla utställningen kan det befintliga dokumentet ange vem som underhåller det, datum för uppdatering och viktiga ändringar. Planen är klar att användas när deltagarna kan hitta den aktuella överenskommelsen, förstå när de behöver information och bekräfta vilket ansvar de tar på sig.