كيفية تحليل أصحاب المصلحة في المشروع: طرق عملية لتقييم القوة والاهتمامات والمشاركة
حلّل أصحاب المصلحة في المشروع من خلال الإجابة على ثلاثة أسئلة منفصلة: ما الذي يمكن لهذا الشخص التأثير عليه، وما الذي تغيره النتيجة بالنسبة له، وكيف يشارك حالياً؟ سجّل الأدلة بجانب كل إجابة. فالمسمى الوظيفي، والحماس في الاجتماعات، والمشاركة العملية ليست أموراً قابلة للتبادل. قد يمتلك شخص ما سلطة كبيرة بينما يقدم مساهمة ضئيلة في هذه المهمة بالذات؛ وقد لا يكون لشخص آخر أي دور في الاعتماد والموافقة ولكنه يعتمد على النتيجة يومياً.\n\nيمكن لشبكة القوة والاهتمام أن تلخص النتائج التي توصلت إليها، ولكن رسم الشبكة ليس نقطة البداية. حدد أولاً قرار المشروع أو المرحلة قيد الفحص. يمكن لأهمية نفس الشخص أن تتغير بين الموافقة على توجه ما، ومراجعة مسودة، وتلقي العمل المنجز.
تحديد نطاق التقييم
اكتب النتيجة والمرحلة اللتين يتعلق بهما التحليل، ثم اذكر الأشخاص أو المجموعات محددة التعريف المرتبطة بذلك. قد تكون عبارة "جميع المستخدمين" واسعة للغاية عندما يحتاج المشغلون ذوو الخبرة والمستخدمون العرضيون إلى أشياء مختلفة. قسّم المجموعة فقط عندما يؤثر هذا الاختلاف على العمل. اطلب من الزملاء المتواصلين بالفعل مع هؤلاء الأشخاص التحقق من أي إغفال. لا تبتكر فئات إضافية لمجرد ملء كل مربع في المخطط.
تصف جمعية إدارة المشاريع (APM) أصحاب المصلحة بأنهم أشخاص أو مجموعات مشاركة في المشروع أو متأثرة به. ويشمل ذلك العلاقات التي تتجاوز الهيكل التنظيمي. فقد تتطلب جهة اتصال لدى أحد الموردين، أو مستخدم نهائي، أو شخص يتولى صيانة المخرجات مراعاتهم والاهتمام بهم حتى لو لم يكن لهم مكان في الاجتماعات المنتظمة للمشروع.
تقييم القوة من خلال الإجراء الذي تسمح به
لكل شخص، اسأل عما يمكنه تفويضه أو حجبه أو تخصيصه أو تغييره فعلياً في هذا الموقف. حدد الأساس: مسؤولية موافقة متفق عليها، أو التحكم في مورد مطلوب، أو تأثير ملموس على قرار ذي صلة. هذه محفزات للتحري والتقصي، وليست دليلاً على امتلاك كل شخص مذكور لتلك القوة. تأكد من السلطة غير المؤكدة مع جهة الاتصال المسؤولة.
المسمى الوظيفي الرفيع ليس دليلاً كافياً للموافقة على هذا التسليم. وبالمثل، يمكن أن يوجد التأثير دون وجود دور اعتماد رسمي. اكتب الإجراء الملموس وحدوده، مثل القدرة على تخصيص وقت أحد المتخصصين ولكن مع عدم القدرة على تغيير الالتزام بموعد التسليم. تجنب وضع تصنيف موحد بـ "قوة عالية" ينقل السلطة ضمناً من قرار واحد إلى جميع القرارات الأخرى.
الفصل بين الاهتمامات والانتباه والدعم
صف كيف تغير النتيجة عمل الشخص أو مسؤولياته أو المنفعة المستهدفة له. هذا أكثر فائدة من افتراض أن الاهتمام يعني الحماس الشخصي أو المال. اسأل عما يحتاجون من المشروع الحفاظ عليه أو تمكينه. ثم سجّل مدى متابعتهم له بنشاط، باستخدام التعبير عن القلق أو طلب المعلومات بدلاً من انطباعك عن شخصيتهم.
تميز APM بين القوة النسبية، والاهتمام الملموس، واحتمالية الدعم. يمكن لشخص ما أن يهتم بشدة بنتيجة معينة مع معارضته لخيار مقترح. وقد يدعم شخص آخر الهدف ولكنه نادراً ما يحتاج إلى تحديثات. تستخدم إرشادات مكتب الإحصاءات الوطنية (ONS) القوة والاهتمام لتوجيه التواصل، لكن تسميات الأرباع الخاصة بها ليست أسماء عامة يجب على كل منظمة تبنيها.
وصف المشاركة من خلال مساهمات قابلة للملاحظة
سجّل ما يفعله الشخص فعلياً في هذه المرحلة: يزود المتطلبات، يراجع مسودة، يحضر اتخاذ قرار، يختبر عملية تسليم، أو يستلم النتيجة. قارن ذلك بالمساهمة المطلوبة للمهمة التالية. الحضور وحده لا يُظهر أنه تم تقديم مدخلات. والصمت وحده لا يُظهر المعارضة. قد لا يكون الشخص قد استلم المسودة، أو قد يفتقر إلى صلاحية الوصول، أو قد لا يفهم الرد المطلوب منه.
تميز إرشادات Microsoft لقائمة أصحاب المصلحة بين المشاركة والمسؤولية، بما في ذلك الأشخاص الذين يعملون بنشاط والأشخاص الذين يحتاجون في المقام الأول إلى التواصل. استخدم هذا التمييز لوصف المساهمة المفقودة دون الحكم على قيمة الشخص. إذا كانت المشاركة غير معروفة، فاكتب غير معروف وحدد السؤال الذي من شأنه توضيحها، بدلاً من تعيين تقييم منخفض.
اجعل الاستنتاج قابلاً للتتبع ومؤقتاً
احتفظ بسجل موجز لكل شخص: القوة المعنية وأدلتها، والاهتمام المتأثر، والمشاركة الحالية، والتاريخ، والنقطة التي لم يتم التحقق منها بعد. إذا كنت تستخدم شبكة، فضع الأشخاص فيها فقط بعد تسجيل تلك الأسباب. توصي إرشادات ONS بالاحتفاظ بالمنطق المسند إليه، والمُقيّم، وتاريخ القرار، ثم مراجعة المواضع مع تغير الظروف. فالرقم الذي يبدو دقيقاً ليس دليلاً أقوى من جملة واضحة.
اختبر تقييمك في مواجهة ثلاثة مواقف: شخص في منصب رفيع لا يملك أي سلطة على هذا البند، ومستخدم ذو سلطة رسمية ضئيلة ولكن لديه مصلحة عملية جوهرية، وحاضر متكرر لم يقدم مدخلات متفقاً عليها. هذه فحوصات توضيحية، وليست تصنيفاً للأشخاص. قم بتحديث السجل عندما تتغير المرحلة أو الدور أو الأدلة المتاحة. المخرج هو تقييم يمكن الدفاع عنه؛ وتحويله إلى خطة تواصل مستمرة هو المهمة التالية والمنفصلة.