プロジェクトのステークホルダー分析の進め方：権力、利害、参加度を判断する実用的な方法
分析では三つの問いを分けます。その人は何に影響できるか、成果によってどの仕事や利害が変わるか、現在どのように参加しているかです。各回答には根拠を添えます。役職、会議での熱心さ、実際の貢献は同じではありません。広い権限を持っていても今回の作業には関わらない人も、承認権はなくても成果を毎日使う人もいます。 権力と関心のグリッドは結果をまとめる道具であり、最初に描くものではありません。まず分析対象の判断や段階を明確にします。方向の承認、草稿確認、完成品の受け取りでは、同じ人の重要な役割が変わる可能性があります。
対象と段階を絞る
対象の成果と段階を記し、関わる個人や範囲の明確な集団を挙げます。熟練者と時々使う人の必要が違うなら、「全利用者」では大まかすぎるかもしれません。現在の仕事に影響する違いがある場合だけ分けます。既に関係のある同僚に抜けを見てもらい、図の空欄を埋めるための分類は増やしません。
APM は関与する、または影響を受ける個人や集団を対象とします。供給者の窓口、将来の利用者、成果の保守担当者も、定例会議に参加しなくても検討対象になり得ます。組織図だけで範囲を決めないでください。
できる行動から権力を確かめる
この場面で実際に承認、保留、配分、変更できることを尋ねます。根拠は合意された承認責任、必要な資源の配分権、関連する決定への確認可能な影響などです。これらは調べる方向であり、名前を挙げただけで権力を証明するものではありません。不明な権限は担当者に確認します。
高い役職だけでは今回の成果を承認できる証拠になりません。正式な署名役がなくても影響はあり得ます。専門家の時間は配分できるが、約束済みの納期は変えられない、といった行動と限界を書きます。「権力が高い」だけでは、一つの決定の権限をすべてに広げてしまいます。
利害、関心、支持を混同しない
成果が相手の仕事、責任、期待する便益をどう変えるかを説明します。利害は金銭だけではなく、関心は好き嫌いだけではありません。何を維持したいか、何を可能にしたいかを尋ねます。さらにどの情報を気にしているかを、本人の要求や質問から記し、性格の印象で推測しません。
APM は相対的な権力、積極的な関心、支持の可能性を分けています。結果を強く気にしていても提案に反対する人や、目標を支持していても細部を追わない人がいます。ONS の象限の呼び名も全組織共通の唯一の標準ではありません。言葉の意味を確かめてから使います。
参加度は具体的な貢献で見る
今の段階で行ったことを記録します。要件提供、草稿確認、判断への参加、引き継ぎの確認、結果の受領などを、次の作業に必要な貢献と比較します。出席だけでは情報提供を証明せず、沈黙だけでは反対を証明しません。草稿が届いていない、閲覧できない、必要な返答が分からない場合もあります。
Microsoft は参加と責任の違いを説明し、積極的に仕事をする人と主に情報を必要とする人を区別します。この違いで不足する貢献を表し、人の価値を評価しません。状況が不明なら未確認と記し、何を聞けば分かるかを添えます。低い点数で未知を埋めないことです。
理由を残し、変化に合わせて更新する
各人について権力と証拠、影響を受ける利害、現在の参加、日付、未確認事項を短く記します。図を使う場合も理由を先に書きます。ONS は理由、判断した人、日付を残し、状況が変われば配置を見直すよう勧めています。精密そうな数字は、証拠のある一文より確かとは限りません。
高い役職だが今回の権限がない人、正式な権力は小さいが利用への影響が大きい人、よく出席するが約束した情報をまだ出していない人という仮の状況で確認します。人の公開順位ではなく、尺度の混同を見つけるための例です。段階、役割、証拠が変わったら更新します。ここで完成するのは理由のある分析で、継続的な連絡計画は次の別の作業です。