Cara menganalisis pemangku kepentingan proyek: langkah praktis menilai kekuasaan, kepentingan, dan partisipasi
Analisislah pemangku kepentingan proyek dengan menjawab tiga pertanyaan terpisah: apa yang dapat dipengaruhi orang ini, apa perubahan yang dibawa oleh hasil proyek bagi mereka, dan bagaimana mereka saat ini berpartisipasi? Catat buktinya di samping setiap jawaban. Jabatan, antusiasme dalam rapat, dan keterlibatan praktis bukanlah hal yang dapat disamaratakan. Seseorang mungkin memiliki wewenang besar namun berkontribusi sedikit pada tugas khusus ini; orang lain mungkin tidak memiliki peran persetujuan tetapi bergantung pada hasilnya setiap hari.\n\nMatriks kekuasaan–kepentingan dapat merangkum temuan Anda, tetapi menggambar matriks bukanlah langkah awal. Pertama, tentukan keputusan atau tahapan proyek yang sedang diteliti. Relevansi orang yang sama dapat berubah antara menyetujui arah, meninjau draf, dan menerima hasil akhir pekerjaan.
Tentukan cakupan penilaian
Tuliskan hasil dan tahapan mana yang menjadi fokus analisis, lalu buat daftar orang atau kelompok yang terdefinisi dengan jelas yang terhubung dengannya. “Semua pengguna” mungkin terlalu luas ketika operator berpengalaman dan pengguna sesekali memerlukan hal yang berbeda. Pisahkan kelompok hanya jika perbedaan tersebut memengaruhi pekerjaan. Mintalah rekan kerja yang sudah berhubungan dengan orang-orang tersebut untuk memeriksa hal yang terlewat. Jangan membuat kategori tambahan hanya demi mengisi setiap kotak dalam diagram.
APM menggambarkan pemangku kepentingan sebagai orang atau kelompok yang terlibat dalam atau terpengaruh oleh suatu proyek. Ini mencakup hubungan di luar bagan organisasi. Kontak pemasok, pengguna akhir, atau seseorang yang memelihara hasil pekerjaan mungkin perlu dipertimbangkan meskipun mereka tidak memiliki tempat dalam rapat rutin proyek.
Nilai kekuasaan melalui tindakan yang diizinkannya
Untuk setiap orang, tanyakan apa yang sebenarnya dapat mereka beri wewenang, tahan, alokasikan, atau ubah dalam situasi ini. Identifikasi dasarnya: tanggung jawab persetujuan yang telah disepakati, kendali atas sumber daya yang dibutuhkan, atau pengaruh nyata pada keputusan yang relevan. Ini adalah pemicu untuk investigasi, bukan bukti bahwa setiap orang yang disebutkan memiliki kekuasaan tersebut. Konfirmasikan wewenang yang belum pasti dengan pihak kontak yang bertanggung jawab.
Jabatan senior bukanlah bukti yang cukup untuk persetujuan hasil kerja ini. Begitu pula, pengaruh dapat ada tanpa peran persetujuan resmi. Tuliskan tindakan konkret dan batasannya, seperti kemampuan mengalokasikan waktu spesialis tetapi tidak dapat mengubah komitmen pengiriman. Hindari label tunggal "kekuasaan tinggi" yang secara terselubung memperluas wewenang dari satu keputusan ke semua keputusan lainnya.
Pisahkan antara kepentingan, perhatian, dan dukungan
Jelaskan bagaimana hasil mengubah pekerjaan, tanggung jawab, atau manfaat yang diharapkan orang tersebut. Hal itu lebih informatif daripada mengasumsikan kepentingan berarti antusiasme pribadi atau uang. Tanyakan apa yang mereka butuhkan agar proyek ini pertahankan atau mungkinkan. Kemudian catat seberapa aktif mereka mengikutinya, menggunakan kekhawatiran yang diutarakan atau permintaan informasi, alih-alih kesan Anda terhadap kepribadian mereka.
APM membedakan kekuasaan relatif, kepentingan yang ditunjukkan, dan kemungkinan dukungan. Seseorang dapat sangat peduli terhadap suatu hasil namun tidak setuju dengan opsi yang diusulkan. Orang lain mungkin mendukung tujuan tersebut tetapi jarang membutuhkan pembaruan informasi. Panduan ONS menggunakan kekuasaan dan kepentingan untuk menginformasikan kontak, tetapi label kuadrannya bukanlah nama universal yang harus diadopsi oleh setiap organisasi.
Gambarkan partisipasi melalui kontribusi yang dapat diamati
Catat apa yang sebenarnya dilakukan orang tersebut pada tahap ini: memberikan persyaratan, meninjau draf, menghadiri pengambilan keputusan, menguji serah terima, atau menerima hasil. Bandingkan hal itu dengan kontribusi yang dibutuhkan untuk tugas berikutnya. Kehadiran semata tidak menunjukkan bahwa masukan telah diberikan. Keheningan semata tidak menunjukkan penentangan. Seseorang mungkin belum menerima draf, tidak memiliki akses, atau mungkin tidak memahami tanggapan mana yang diperlukan.
Panduan daftar pemangku kepentingan Microsoft membedakan partisipasi dan tanggung jawab, termasuk orang-orang yang bekerja secara aktif dan orang-orang yang terutama membutuhkan komunikasi. Gunakan perbedaan ini untuk menggambarkan kontribusi yang hilang tanpa menilai harga diri orang tersebut. Jika partisipasi tidak diketahui, tulis tidak diketahui dan identifikasi pertanyaan yang dapat memastikannya, daripada langsung memberikan nilai rendah.
Jadikan kesimpulan dapat dilacak dan bersifat sementara
Simpan catatan ringkas untuk setiap orang: kekuasaan yang relevan beserta buktinya, kepentingan yang terpengaruh, partisipasi saat ini, tanggal, dan poin yang masih belum terverifikasi. Jika Anda menggunakan matriks, tempatkan orang-orang hanya setelah mencatat alasan-alasan tersebut. Panduan ONS merekomendasikan untuk menyimpan alasan, penilai, dan tanggal keputusan, lalu meninjau kembali posisi tersebut seiring perubahan keadaan. Angka yang terlihat presisi bukanlah bukti yang lebih kuat daripada kalimat yang jelas.
Ujilah penilaian Anda terhadap tiga situasi: orang senior tanpa wewenang atas hal ini, pengguna dengan sedikit kekuasaan formal tetapi memiliki andil praktis yang besar, dan peserta yang sering hadir tetapi belum memberikan masukan yang telah disepakati. Ini adalah pemeriksaan ilustratif, bukan pemeringkatan orang. Perbarui catatan saat tahapan, peran, atau bukti yang tersedia berubah. Hasil akhirnya adalah penilaian yang dapat dipertanggungjawabkan; mengubahnya menjadi rencana komunikasi berkelanjutan adalah tugas berikutnya yang terpisah.