परियोजना हितधारकों का विश्लेषण कैसे करें: प्रभाव, रुचियों और भागीदारी का आकलन करने के व्यावहारिक तरीके
तीन अलग-अलग प्रश्नों के उत्तर देकर परियोजना हितधारकों का विश्लेषण करें: यह व्यक्ति किस चीज़ को प्रभावित कर सकता है, परिणाम उनके लिए क्या बदलाव लाता है, और वे वर्तमान में किस प्रकार भाग ले रहे हैं? प्रत्येक उत्तर के साथ साक्ष्य दर्ज करें। पदनाम, बैठकों में उत्साह और व्यावहारिक भागीदारी आपस में बदले जाने योग्य नहीं हैं। किसी व्यक्ति के पास काफी अधिकार हो सकते हैं, जबकि वह इस विशेष कार्य में बहुत कम योगदान दे रहा हो; किसी अन्य व्यक्ति की कोई अनुमोदन भूमिका नहीं हो सकती है, लेकिन वह हर दिन इसके परिणाम पर निर्भर हो सकता है।\n\nएक प्रभाव–रुचि ग्रिड (power–interest grid) आपके निष्कर्षों को संक्षेप में प्रस्तुत कर सकता है, लेकिन ग्रिड बनाना प्रारंभिक बिंदु नहीं है। सबसे पहले जाँचे जा रहे परियोजना निर्णय या चरण को परिभाषित करें। किसी दिशा को अनुमोदित करने, किसी मसौदे की समीक्षा करने और पूर्ण कार्य प्राप्त करने के बीच एक ही व्यक्ति की प्रासंगिकता बदल सकती है।
आकलन का दायरा निर्धारित करें
लिखें कि विश्लेषण किस परिणाम और चरण से संबंधित है, फिर उससे जुड़े लोगों या स्पष्ट रूप से परिभाषित समूहों को सूचीबद्ध करें। जब अनुभवी ऑपरेटरों और कभी-कभार उपयोग करने वालों को अलग-अलग चीज़ों की आवश्यकता होती है, तो \"सभी उपयोगकर्ता\" लिखना बहुत व्यापक हो सकता है। किसी समूह को केवल तभी विभाजित करें जब वह अंतर काम को प्रभावित करता हो। उन लोगों के संपर्क में पहले से मौजूद सहयोगियों से छूट गई चीज़ों की जाँच करने को कहें। केवल किसी आरेख के प्रत्येक बॉक्स को भरने के लिए अतिरिक्त श्रेणियाँ न बनाएं।
APM हितधारकों को किसी परियोजना में शामिल या उससे प्रभावित होने वाले लोगों या समूहों के रूप में वर्णित करता है। इसमें संगठन चार्ट (organisation chart) से परे के संबंध भी शामिल हैं। एक आपूर्तिकर्ता संपर्क, एक अंतिम उपयोगकर्ता या परिणाम का रखरखाव करने वाले किसी व्यक्ति पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है, भले ही परियोजना की नियमित बैठकों में उनका कोई स्थान न हो।
अनुमति देने वाली कार्रवाई के माध्यम से प्रभाव का आकलन करें
प्रत्येक व्यक्ति के लिए पूछें कि वे इस स्थिति में वास्तव में क्या अधिकृत कर सकते हैं, रोक सकते हैं, आवंटित कर सकते हैं या बदल सकते हैं। इसके आधार की पहचान करें: एक सहमत अनुमोदन जिम्मेदारी, एक आवश्यक संसाधन पर नियंत्रण, या किसी प्रासंगिक निर्णय पर प्रदर्शित प्रभाव। ये जाँच के संकेत हैं, इस बात का प्रमाण नहीं कि नामित प्रत्येक व्यक्ति के पास वह शक्ति है। अनिश्चित प्राधिकार की पुष्टि जिम्मेदार संपर्क से करें।
इस डिलिवरेबल (deliverable) के अनुमोदन के लिए केवल एक वरिष्ठ पद ही पर्याप्त साक्ष्य नहीं है। इसी प्रकार, औपचारिक हस्ताक्षर भूमिका के बिना भी प्रभाव मौजूद हो सकता है। ठोस कार्रवाई और उसकी सीमा लिखें, जैसे कि किसी विशेषज्ञ का समय आवंटित करने में सक्षम होना लेकिन डिलीवरी प्रतिबद्धता को बदलने में असमर्थ होना। एकल \"उच्च प्रभाव\" वाले लेबल से बचें जो गुपचुप तरीके से अधिकार को एक निर्णय से अन्य सभी निर्णयों में फैला देता है।
रुचियों, ध्यान और समर्थन को अलग करें
वर्णन करें कि परिणाम उस व्यक्ति के काम, जिम्मेदारियों या इच्छित लाभ को कैसे बदलता है। यह मानने की तुलना में अधिक जानकारीपूर्ण है कि रुचि का अर्थ व्यक्तिगत उत्साह या पैसा है। पूछें कि उन्हें परियोजना से क्या बनाए रखने या सक्षम करने की आवश्यकता है। फिर रिकॉर्ड करें कि वे कितनी सक्रियता से इसका अनुसरण कर रहे हैं, इसके लिए उनके व्यक्तित्व के प्रति आपकी धारणा के बजाय व्यक्त की गई चिंता या जानकारी के अनुरोध का उपयोग करें।
APM सापेक्ष शक्ति, प्रदर्शित रुचि और समर्थन की संभावना के बीच अंतर करता है। कोई व्यक्ति किसी प्रस्तावित विकल्प से असहमत होते हुए भी परिणाम की गहराई से परवाह कर सकता है। कोई अन्य व्यक्ति लक्ष्य का समर्थन कर सकता है लेकिन उसे शायद ही कभी अपडेट की आवश्यकता होती है। ONS मार्गदर्शन संपर्क को सूचित करने के लिए शक्ति और रुचि का उपयोग करता है, लेकिन इसके चतुर्थांश (quadrant) लेबल ऐसे सार्वभौमिक नाम नहीं हैं जिन्हें हर संगठन को अपनाना ही चाहिए।
अवलोकन योग्य योगदान के माध्यम से भागीदारी का वर्णन करें
रिकॉर्ड करें कि व्यक्ति वास्तव में इस चरण में क्या करता है: आवश्यकताओं की आपूर्ति करता है, किसी मसौदे की समीक्षा करता है, किसी निर्णय में भाग लेता है, हैंडओवर का परीक्षण करता है या परिणाम प्राप्त करता है। अगले कार्य के लिए आवश्यक योगदान के साथ इसकी तुलना करें। केवल उपस्थिति यह नहीं दर्शाती है कि कोई इनपुट प्रदान किया गया था। केवल मौन रहना विरोध को नहीं दर्शाता है। हो सकता है कि किसी व्यक्ति को मसौदा न मिला हो, उसकी पहुँच न हो या वह यह न समझ पा रहा हो कि किस प्रतिक्रिया की आवश्यकता है।
Microsoft का हितधारक-सूची मार्गदर्शन भागीदारी और जिम्मेदारी में अंतर करता है, जिसमें सक्रिय रूप से काम करने वाले लोग और वे लोग शामिल हैं जिन्हें मुख्य रूप से संचार की आवश्यकता होती है। व्यक्ति के महत्व का आकलन किए बिना किसी अनुपस्थित योगदान का वर्णन करने के लिए इस अंतर का उपयोग करें। यदि भागीदारी अज्ञात है, तो कम अंक देने के बजाय अज्ञात लिखें और उस प्रश्न की पहचान करें जो इसे स्थापित करेगा।
निष्कर्ष को追跡 योग्य (traceable) और अस्थायी बनाएं
प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक संक्षिप्त रिकॉर्ड रखें: प्रासंगिक प्रभाव और उसका साक्ष्य, प्रभावित रुचि, वर्तमान भागीदारी, तिथि और वह बिंदु जो अभी भी असत्यापित है। यदि आप ग्रिड का उपयोग करते हैं, तो उन कारणों को रिकॉर्ड करने के बाद ही लोगों को उसमें स्थान दें। ONS मार्गदर्शन तर्क, आकलनकर्ता और निर्णय की तारीख को बनाए रखने और फिर परिस्थितियों के बदलने पर स्थितियों की समीक्षा करने की सिफारिश करता है। एक सटीक दिखने वाली संख्या एक स्पष्ट वाक्य की तुलना में अधिक मजबूत सबूत नहीं होती है।
तीन स्थितियों के विरुद्ध अपने आकलन का परीक्षण करें: एक वरिष्ठ व्यक्ति जिसके पास इस वस्तु पर कोई अधिकार नहीं है, एक उपयोगकर्ता जिसके पास बहुत कम औपचारिक शक्ति है लेकिन पर्याप्त व्यावहारिक हिस्सेदारी है, और एक बार-बार उपस्थित होने वाला व्यक्ति जिसने सहमत इनपुट की आपूर्ति नहीं की है। ये उदाहरणात्मक जाँचें हैं, लोगों की रैंकिंग नहीं। चरण, भूमिका या उपलब्ध साक्ष्य बदलने पर रिकॉर्ड को अपडेट करें। इसका आउटपुट एक उचित आकलन है; इसे एक सतत संचार योजना में बदलना अगला, अलग कार्य है।