Proje paydaşları nasıl analiz edilir: güç, ilgi ve katılımı değerlendirmenin pratik yolları
Üç ayrı soruyu yanıtlayarak proje paydaşlarını analiz edin: Bu kişi neyi etkileyebilir, sonuç onlar için neyi değiştiriyor ve şu anda nasıl katılım gösteriyorlar? Her yanıtın yanına kanıtları kaydedin. Unvan, toplantılardaki heves ve fiili katılım birbirinin yerine geçemez. Biri bu spesifik göreve çok az katkı sağlarken hatırı sayılır bir yetkiye sahip olabilir; başka bir kişinin ise onay rolü olmayabilir ancak her gün bu sonuca bağımlı olabilir.\n\nGüç-ilgi matrisi bulgularınızı özetleyebilir, ancak matrisi çizmek başlangıç noktası değildir. Öncelikle incelenen proje kararını veya aşamasını tanımlayın. Aynı kişinin önemi; bir yönü onaylama, bir taslağı inceleme ve tamamlanan işi teslim alma aşamaları arasında değişiklik gösterebilir.
Değerlendirmenin kapsamını belirleyin
Analizin hangi sonucu ve aşamayı ilgilendirdiğini yazın, ardından bununla bağlantılı kişileri veya net bir şekilde tanımlanmış grupları listeleyin. Deneyimli operatörler ile ara sıra kullananlar farklı şeylere ihtiyaç duyduğunda "Tüm kullanıcılar" ifadesi çok geniş kalabilir. Bir grubu yalnızca bu farklılık işi etkilediğinde bölün. Gözden kaçanları kontrol etmek için bu kişilerle hâlihazırda iletişimde olan iş arkadaşlarınıza danışın. Sırf bir şemadaki her kutuyu doldurmak için ek kategoriler uydurmayın.
APM, paydaşları bir projede yer alan veya projeden etkilenen kişi ya da gruplar olarak tanımlar. Bu, organizasyon şemasının ötesindeki ilişkileri de içerir. Bir tedarikçi irtibat kişisi, nihai bir kullanıcı veya ortaya çıkan sonucun bakımını üstlenen biri, projenin düzenli toplantılarında yer almasalar bile dikkate alınmayı gerektirebilir.
Gücü, izin verdiği eylemler üzerinden değerlendirin
Her kişi için bu durumda fiilen neyi yetkilendirebileceklerini, alıkoyabileceklerini, tahsis edebileceklerini veya değiştirebileceklerini sorun. Dayanağı belirleyin: üzerinde anlaşılmış bir onay sorumluluğu, gerekli bir kaynağın kontrolü veya ilgili bir karar üzerinde kanıtlanmış etki. Bunlar inceleme için yol gösterici ipuçlarıdır, adı geçen herkesin bu güce sahip olduğunun kanıtı değildir. Kesin olmayan yetkileri sorumlu irtibat kişisiyle teyit edin.
Kıdemli bir unvan, bu teslimatın onaylanması için tek başına yetersiz bir kanıttır. Benzer şekilde etki, resmi bir onaylama rolü olmadan da var olabilir. Somut eylemi ve sınırını yazın; örneğin bir uzmanın zamanını tahsis edebilmek ancak teslimat taahhüdünü değiştirememek gibi. Yetkiyi sessizce bir karardan diğerlerine yayan tek bir "yüksek güç" etiketinden kaçının.
İlgi, dikkat ve desteği birbirinden ayırın
Sonucun kişinin işini, sorumluluklarını veya beklenen faydasını nasıl değiştirdiğini açıklayın. Bu, ilginin kişisel heves veya para anlamına geldiğini varsaymaktan çok daha bilgilendiricidir. Projenin onlar için neyi korumasını veya neye olanak tanımasını istediklerini sorun. Ardından, kişilikleri hakkındaki izleniminiz yerine, dile getirilen bir endişeyi veya bilgi talebini kullanarak projeyi ne kadar aktif takip ettiklerini kaydedin.
APM; göreceli gücü, sergilenen ilgiyi ve destek olasılığını birbirinden ayırır. Birisi önerilen bir seçeneğe katılmasa bile bir sonucu derinden önemseyebilir. Başka biri ise hedefi destekleyebilir ancak güncellemeleri nadiren gereksinebilir. ONS kılavuzu, iletişimi şekillendirmek için güç ve ilgiyi kullanır; ancak çeyrek etiketleri her kuruluşun benimsemesi gereken evrensel isimler değildir.
Katılımı gözlemlenebilir katkılarla tanımlayın
Kişinin bu aşamada fiilen ne yaptığını kaydedin: gereksinimleri sağlamak, bir taslağı incelemek, bir karar toplantısına katılmak, bir devir teslimi test etmek veya sonucu teslim almak. Bunu, sonraki görev için gereken katkıyla karşılaştırın. Yalnızca toplantıya katılmış olmak, bir girdi sağlandığını göstermez. Yalnızca sessiz kalmak da muhalefet olduğunu göstermez. Kişi taslağı almamış olabilir, erişimi olmayabilir veya hangi yanıtın beklendiğini anlamamış olabilir.
Microsoft'un paydaş listesi kılavuzu; aktif olarak çalışan kişiler ile öncelikli olarak bilgilendirilmeye ihtiyaç duyan kişiler de dâhil olmak üzere, katılım ve sorumluluğu birbirinden ayırır. Bir kişinin değerini yargılamadan, eksik bir katkıyı tanımlamak için bu ayrımdan yararlanın. Katılım bilinmiyorsa, düşük bir puan atamak yerine "bilinmiyor" yazın ve bunu netleştirecek soruyu belirleyin.
Sonucu izlenebilir ve geçici kılın
Her kişi için kısa ve öz bir kayıt tutun: ilgili güç ve bunun kanıtı, etkilenen menfaat/ilgi, mevcut katılım, tarih ve henüz doğrulanmamış hususlar. Bir matris kullanıyorsanız kişileri ancak bu gerekçeleri kaydettikten sonra yerleştirin. ONS kılavuzu gerekçenin, değerlendirmeyi yapan kişinin ve karar tarihinin saklanmasını; ardından koşullar değiştikçe konumların gözden geçirilmesini önerir. Kesin görünen bir sayı, net bir cümleden daha güçlü bir kanıt değildir.
Değerlendirmenizi üç durum karşısında test edin: bu konu üzerinde yetkisi olmayan kıdemli bir kişi, resmi gücü az ancak önemli bir pratik menfaati olan bir kullanıcı ve toplantılara sık katılan ancak üzerinde anlaşılan bir girdiyi sağlamamış biri. Bunlar örnek teşkil eden kontrollerdir, kişileri sıralama aracı değildir. Aşama, rol veya mevcut kanıtlar değiştikçe kaydı güncelleyin. Çıktı, savunulabilir bir değerlendirmedir; bunu sürdürülebilir bir iletişim planına dönüştürmek sonraki ve ayrı bir görevdir.