كيفية تسمية مجموعة يوميات متعددة السنوات بأرقام المجلدات ونطاقات التواريخ
لتسهيل تصفح رف اليوميات، امنح كل مجلد رقماً فريداً ونطاق تواريخ واضحاً، ثم كرر تسلسل المجموعة على الصندوق إذا كنت تستخدم واحداً. ضع ملصقاً قابلاً للإزالة أو مخصصاً لهذا الغرض على الكعب فقط عندما يكون الغلاف قادراً على تحمله بأمان؛ أما إذا كانت اللمسة النهائية للغلاف رقيقة، فقم بتسمية الصندوق الخارجي بدلاً من ذلك. إن التنسيق المتسق وترتيب القراءة الثابت يجعلان الملصقات تعمل كفهرس عملي وليست مجرد زينة.
حدد ترتيب القراءة قبل الترقيم
قم أولاً بترتيب اليوميات وتحديد تسلسلها بناءً على التواريخ المكتوبة بداخلها. قم بترقيمها من الأقدم إلى الأحدث، باستخدام تسلسل واحد للمجموعة بأكملها: المجلد 1، المجلد 2، المجلد 3. لا تعد البدء من المجلد 1 مع كل سنة ميلادية؛ إذ يجعل ذلك رقم المجلد المجرد غامضاً وغير واضح. إذا كان التسلسل يحتوي على فجوات، فاحتفظ بالأرقام مرتبطة باليوميات الفعلية وسجل أي سنوات مفقودة بشكل منفصل بدلاً من إعادة ترقيم المجلدات اللاحقة.
استخدم نطاق التواريخ الذي تغطيه اليوميات فعلياً، وليس سنة الشراء أو السنة المكتوبة على الغلاف. بالنسبة لدفتر يوميات يمتد عبر سنتين ميلاديتين، اذكر كلتا السنتين: مجلد 4 | نوفمبر 2021–مارس 2022. إذا كانت التواريخ غير مكتملة أو غير مؤكدة، فتجنب الإيحاء بالدقة. يمكن لصيغ مثل (حوالي 1998) أو (1998–؟) أن توضح ما هو معروف وما هو غير معروف؛ اختر صيغة تدوين يمكنك تطبيقها باستمرار. هذه التنسيقات هي أعراف عملية وليست معايير أرشيفية ملزمة.
توصي إرشادات إدارة الأرشيف والوثائق الوطنية للمواد المجلدة بترتيب المجلدات حسب التاريخ عندما يناسب هذا الترتيب المجموعة. وبتطبيق هذا المبدأ على مجموعة اليوميات الشخصية، يوفر الترقيم الزمني تسلسلاً بسيطاً على الرف ويساعد في اكتشاف أي مجلد مفقود أو في غير مكانه بنظرة سريعة. المواد المجلدة
اختر ملصقاً قصيراً يظل سهل القراءة
يجيب ملصق الكعب المفيد عن سؤالين سريعين: أين يقع هذا المجلد في التسلسل، وما التواريخ التي يغطيها؟ من النماذج المدمجة والمناسبة وضع: يوميات 04 في السطر الأول، و2021–22 في السطر الثاني. إذا كانت الأشهر الدقيقة مهمة وتتسع بشكل مريح، فاستخدمها؛ وإذا كان الكعب ضيقاً، يمكن للنطاق الأقصر أن يشير إلى نطاق تاريخي أكثر تفصيلاً مسجل على الصندوق أو في قائمة مرافقة.
حافظ على نفس ترتيب المعلومات في كل مجلد. استخدم أصفاراً بادئة إذا كانت تُحسن المحاذاة (01، 02، …، 10)، وتجنب الخلط بين الأرقام الرومانية، والأرقام المعتمدة على السنوات، وأرقام التسلسل البسيطة. يمكن لعنوان المجموعة مثل (يوميات) أن يساعد في تمييز المجموعة عن الكتب الأخرى، ولكن تجاوزه إذا كان يجعل الملصق مزدحماً. احرص على وجود تباين واضح وخط كبير بما يكفي لقراءته من على الرف؛ واختبر عينة على مسافة المشاهدة الفعلية قبل إعداد المجموعة بالكامل.
تقدم تعليمات وضع الملصقات في المكتبات أحد خيارات الموضع الممكنة: توسيط ملصق الكعب على بعد حوالي 1.25 بوصة من الحافة السفلية، مع تجنب تغطية المعلومات المطبوعة مسبقاً على الكتاب. يعد هذا أسلوب عمل مكتبي وليس قاعدة عامة لليوميات الشخصية، لذا اعتبره نقطة انطلاق فقط عندما يكون الكعب عريضاً بما فيه الكفاية ولن يغطي الملصق عنواناً أو زخرفة أو تاريخاً موجوداً بالفعل. تثبيت الملصقات على الكتب
قرر ما إذا كان الملصق مكانه على الكعب أم على الصندوق
افحص الغلاف قبل لصق أي شيء. ضع في اعتبارك مادته وحالته، وما إذا كان الكعب ينثني أثناء الاستخدام العادي، وما إذا كان الملصق سيغطي تفاصيل مطبوعة أو ذات معنى. إذا لم يكن الملصق مناسباً بوضوح لهذا السطح، فاترك المجلد دون علامات وضع معلومات التعريف الكاملة على صندوق أو حافظة منزلقة (slipcase). يكون هذا مفيداً بشكل خاص عندما يكون لدفتر اليوميات غلاف هش أو زخرفي أو منقوش أو معرض للتلف والانفصال.
بالنسبة لليوميات التي تستخدمها بانتظام وتكون أغلفتها في حالة جيدة، قد يكون الملصق الصغير المصمم لمادة الغلاف المحددة خياراً عملياً معقولاً. اتبع تعليمات صانع الملصقات واختبر ملصقاً إضافياً على سطح مماثل وغير ظاهر أولاً. لا يمكن للاختبار أن يضمن كيف ستتقادم المادة اللاصقة بمرور الوقت، لذا تجنب التطبيق المباشر عندما يكون الحفاظ على مظهر الغلاف أهم من وجود الرقم على الكتاب نفسه. تجنب تغطية الكتاب بشريط لاصق أو إضافة الغراء لتثبيت الملصق: تحذر مكتبة الكونغرس من الأشرطة ذاتية اللصق والغراء على الكتب لأنها يمكن أن تسبب أضراراً على المدى الطويل. ترميم كتبك
إذا كان دفتر اليوميات قيماً بشكل خاص بالنسبة لك، أو هشاً بشكل واضح، أو ذا ملمس وتشطيب لا يمكنك تحديد نوعه، فاستخدم حافظة أو غلافاً واقياً بدلاً من ذلك. تنصح إدارة الأرشيف والوثائق الوطنية بوسم صندوق التخزين بقلم رصاص أو استخدام ملصق يفي بمواصفاتها، وتحذر من الملصقات ذات الجودة المكتبية للمجلدات الأرشيفية لأنها قد تنفصل بمرور الوقت. هذه إرشادات مخصصة للمواد الأرشيفية وليست ضماناً لكل صندوق تخزين شخصي؛ والخلاصة الحذرة هي وسم الصندوق، وليس دفتر اليوميات، عندما يكون توافق المادة اللاصقة غير مؤكد. السجلات الورقية
قم بوسم الصندوق بحيث يحدد المجلدات التي بداخله
يجب أن يُعرّف ملصق الصندوق بالمجموعة ومحتوياتها دون إجبارك على تفريغها لمعرفة ما بداخلها. بالنسبة لصندوق واحد يحتوي على عدة دفاتر يوميات، استخدم اسم المجموعة، ونطاق أرقام المجلدات، ونطاق التواريخ — على سبيل المثال، يوميات شخصية | المجلدات 1–5 | 2017–2022. إذا كان هناك مجلد فردي يحتوي على فجوات أو يتداخل مع مجلد آخر، فاذكر نطاقات المجلدات الفردية على الصندوق أو على بطاقة محتويات صغيرة تُحفظ معه، بدلاً من حشر كل التفاصيل على الغلاف الخارجي.
حافظ على نفس أرقام المجلدات وصيغة التواريخ على الكعوب، والصندوق، وأي قائمة تحتفظ بها. إذا كان الصندوق يحتوي على المجلدات 1–5، فيجب أن توضح القائمة نطاق التواريخ الذي يخص كل رقم. هذا تدقيق عملي مفيد: عند إعادة دفتر اليوميات إلى الرف، قارن ملصقه بالتسلسل؛ وعند حفظه في صندوق، قارنه بالنطاق المكتوب على الصندوق. توضح إرشادات الملصقات الأرشيفية بجامعة نورث وسترن كيف يمكن لملصقات الصناديق أن تحمل معرف المجموعة ورقم الصندوق، مع وصف المحتويات الفردية عند الحاجة. قم بتكييف هذا المبدأ مع مجموعتك الخاصة دون نسخ تفاصيل مؤسسية لا تنطبق عليك. طباعة ملصقات المجلدات والصناديق للمواد الأرشيفية
استخدم صندوقاً متيناً يتسع لليوميات دون حشرها بقوة أو تركها تميل وترتخي. تشير إرشادات الأرشيف الوطني إلى أن الصناديق الممتلئة أكثر من اللازم تجعل الاسترجاع صعباً، وتلك غير الممتلئة قد تؤدي إلى ثني المحتويات أو انحنائها؛ وتوصي باستخدام دعامة عندما يكون الصندوق الأرشيفي غير ممتلئ بالكامل. بالنسبة لمجموعة شخصية عادية، فإن الاختبار العملي المفيد بسيط: يجب أن تخرج الكتب وتعود دون احتكاك شديد أو ضغط أو سقوط. مواصفات المواد: الحافظات الوقائية للسجلات الأرشيفية
قم بإعداد الملصقات والتحقق منها كمجموعة واحدة
قبل الكتابة على أي غلاف أو صندوق، قم بصياغة جميع الملصقات في قائمة واحدة. تحقق من تواريخ كل يوميات من واقع محتواها، وحدد رقمها، وتأكد من أن التسلسل يسير دون تكرار غير مقصود. اصنع ملصقاً تجريبياً واحداً بالحجم الكامل، وضعه بجانب دفتر اليوميات على الرف، وتأكد من أن النص مقروء ولا يحجب أي معلومات موجودة مسبقاً. بعد ذلك فقط، ابدأ بإنتاج الباقي.
بعد وضع الملصقات، رتب المجلدات من اليسار إلى اليمين بترتيب تصاعدي، أو استخدم نفس الترتيب بشكل متسق إذا كان تنسيق الرف يتطلب اتجاهاً آخر. ضع ملصق الصندوق في مكان يجعله متجهاً للخارج في وضعه الطبيعي. إذا تم نقل دفتر يوميات بين الرف والصندوق، فاحتفظ برقمه ونطاق تاريخه دون تغيير؛ وقم فقط بتحديث وصف محتويات الصندوق. وإذا اكتشفت لاحقاً تصحيحاً في التاريخ، فقم بتعديل الكعب المطابق والصندوق وقائمة المحتويات معاً لتظل متوافقة.
بالنسبة للغلاف الرقيق، قد يكون أبسط فهرس دائم هو صندوق موسوم مع ترك دفتر اليوميات بدون علامات. أما بالنسبة للغلاف المتين الذي يقبل ملصقاً مناسباً، فإن علامة الكعب المدمجة يمكن أن تجعل العثور على المجلدات الفردية أسهل. في كلتا الحالتين، حافظ على تسلسل ترقيم زمني واحد، واستخدم نطاقات تواريخ يمكنك تأكيدها من اليوميات، وكرر نفس المعلومات أينما تم تخزين المجلدات.