Çok Yıllı Bir Günlük Koleksiyonu Cilt Numaraları ve Tarih Aralıklarıyla Nasıl Etiketlenir?
Bir günlük rafında aradığınızı kolayca bulmak için her cilde benzersiz bir numara ile net bir tarih aralığı verin; ardından kutu kullanıyorsanız koleksiyonun bu sırasını kutu üzerinde de tekrarlayın. Kitap sırtına çıkarılabilir veya amaca özel üretilmiş bir etiketi yalnızca kapak buna güvenle uygunsa yapıştırın; yüzey hassassa bunun yerine dış kutuyu etiketleyin. Tutarlı bir biçim ve sabit bir okuma sırası, etiketlerin sadece bir süs değil, bir dizin işlevi görmesini sağlar.
Numaralandırmadan önce okuma sırasına karar verin
Öncelikle günlükleri dizin ve içlerinde yazan tarihlere göre sıralarını belirleyin. Tüm koleksiyon için tek bir sıra takip ederek en eskiden en yeniye doğru numaralandırın: Cilt 1, Cilt 2, Cilt 3. Her takvim yılında Cilt 1'e geri dönmeyin; bunu yapmak yalın bir cilt numarasını belirsiz hale getirir. Sıralamada boşluklar varsa, sonraki ciltleri yeniden numaralandırmak yerine numaraları fiziksel günlüklere bağlı tutun ve eksik yılları ayrı bir yere not edin.
Günlüğün satın alındığı yılı veya kapağında yazan yılı değil, fiilen kapsadığı tarih aralığını kullanın. İki takvim yılına yayılan bir günlük için her iki yılı da gösterin: Cilt 4 | Kas 2021–Mar 2022. Tarihler eksik veya belirsizse kesinlik varmış gibi göstermekten kaçının. yakl. 1998 veya 1998–? neyin bilindiğini neyin bilinmediğini belirtebilir; tutarlı bir şekilde uygulayabileceğiniz bir gösterim seçin. Bu biçimler arşiv standartları değil, pratik uzlaşılardır.
Ulusal Arşivler'in (National Archives) ciltli materyallere yönelik kılavuzu, koleksiyona uygun olduğunda ciltlerin tarihe göre düzenlenmesini önerir. Bu ilke kişisel bir günlük setine uygulandığında, kronolojik numaralandırma rafta basit bir sıralama sağlar ve eksik ya da yanlış yere konmuş bir cildin bir bakışta fark edilmesine yardımcı olur. Bound Materials
Okunabilir kalan kısa bir etiket seçin
Kullanışlı bir sırt etiketi iki hızlı soruya yanıt verir: Bu cilt sıralamada nerede duruyor ve hangi tarihleri kapsıyor? İlk satırda GÜNLÜK 04 ve ikinci satırda 2021–22 şeklinde kompakt bir düzen uygundur. Tam aylar önemliyse ve rahatça sığıyorsa bunları kullanın; sırt darsa, daha kısa olan bu aralık kutuda veya beraberindeki bir listede kayıtlı daha kapsamlı bir tarih aralığına işaret edebilir.
Her ciltte aynı bilgi sırasını koruyun. Hizalamayı iyileştiriyorsa baştaki sıfırları kullanın (01, 02, …, 10) ve Romen rakamlarını, yıla dayalı numaraları ve basit sıra numaralarını birbirine karıştırmayın. GÜNLÜKLER gibi bir koleksiyon başlığı seti diğer kitaplardan ayırmaya yardımcı olabilir, ancak etiketi sıkışık hale getirecekse bundan kaçının. Net bir kontrastı ve raftan okunabilecek büyüklükte bir yazı tipini tercih edin; tüm seti hazırlamadan önce gerçek görüş mesafesinden bir örneği test edin.
Kütüphane etiketleme talimatları olası bir yerleşim düzeni sunar: Kitabın üzerinde zaten basılı olan bilgileri kapatmaktan kaçınarak sırt etiketini alttan yaklaşık 1,25 inç (yaklaşık 3,2 cm) yukarıda ortalayın. Bu bir kütüphane iş akışıdır, kişisel günlükler için evrensel bir kural değildir; bu nedenle bunu yalnızca sırt yeterince geniş olduğunda ve etiket bir başlığı, süslemeyi veya mevcut bir tarihi kapatmayacağında bir başlangıç noktası olarak değerlendirin. Attaching Labels to Books
Etiketin sırtta mı yoksa kutuda mı olması gerektiğine karar verin
Herhangi bir şey uygulamadan önce kapağı inceleyin. Malzemesini ve durumunu, normal kullanım sırasında sırtın bükülüp bükülmediğini ve bir etiketin basılı ya da anlamlı detayları kapatıp kapatmayacağını göz önünde bulundurun. Bir etiket o yüzey için açıkça uygun değilse, cildi işaretsiz bırakın ve tüm tanımlayıcı bilgileri bir kutuya veya koruyucu kılıfa yazın. Bu yöntem özellikle günlüğün kırılgan, süslü, dokulu veya zaten soyulmaya başlamış bir kapağı olduğunda yararlıdır.
Düzenli olarak kullandığınız ve kapakları iyi durumda olan günlükler için, ilgili kapak malzemesine özel olarak tasarlanmış küçük bir etiket makul ve pratik bir seçim olabilir. Etiket üreticisinin talimatlarını izleyin ve önce benzer, göze çarpmayan bir yüzeyde yedek bir etiketi test edin. Bir test, yapışkanın zamanla nasıl eskiyeceğini garanti edemez; bu nedenle yüzeyi korumak numaranın kitabın üzerinde olmasından daha önemliyse doğrudan uygulamaktan kaçının. Kitabı bantla kaplamaktan veya bir etiketi sabitlemek için yapıştırıcı eklemekten kaçının: Kongre Kütüphanesi (Library of Congress), zamanla hasara yol açabileceği için kitaplarda kendinden yapışkanlı bant ve tutkal kullanımına karşı uyarıda bulunur. Repairing Your Books
Günlük sizin için özellikle değerliyse, gözle görülür şekilde kırılgansa veya tanımlayamadığınız bir yüzey kaplamasına sahipse, bunun yerine bir muhafaza kabı kullanın. Ulusal Arşivler (National Archives), saklama kutusunun kurşun kalemle etiketlenmesini veya kendi teknik özelliklerine uygun bir etiket kullanılmasını önerir ve arşiv klasörleri için ofis tipi yapışkan etiketlerin zamanla ayrılabileceği gerekçesiyle kullanılmaması konusunda uyarır. Bu, kişisel her saklama kutusu için bir garanti olmaktan ziyade arşiv materyallerine yönelik bir kılavuzdur; buradan çıkarılacak temkinli ders, yapışkan uyumluluğu belirsiz olduğunda günlüğü değil kutuyu işaretlemektir. Paper-Based Records
İçindeki ciltleri tanıtacak şekilde bir kutuyu etiketleyin
Bir kutu etiketi, içini boşaltmak zorunda bırakmadan koleksiyonu ve içeriğini tanımlamalıdır. Birden fazla günlük içeren tek bir kutu için koleksiyon adını, cilt numarası aralığını ve tarih aralığını kullanın; örneğin: Kişisel Günlükler | Cilt 1–5 | 2017–2022. Tek bir ciltte boşluklar varsa veya başka bir ciltle çakışıyorsa, her ayrıntıyı dışarıya sıkıştırmak yerine münferit cilt aralıklarını kutunun üzerine ya da kutunun içinde tutulan küçük bir içerik kartına listeleyin.
Sırtlarda, kutuda ve tuttuğunuz herhangi bir listede aynı cilt numaralarını ve tarih gösterimini koruyun. Kutu 1–5 arası Ciltleri içeriyorsa, liste her numaraya hangi tarih aralığının ait olduğunu göstermelidir. Bu pratik bir çapraz kontroldür: Bir günlüğü rafa geri koyarken etiketini sırayla karşılaştırın; kutuya kaldırırken ise kutudaki aralıkla karşılaştırın. Northwestern Üniversitesi'nin arşiv etiketleme kılavuzu, kutu etiketlerinin bir koleksiyon tanımlayıcısı ve kutu numarası taşıyabileceğini, yararlı olan yerlerde münferit içeriklerin de açıklanabileceğini gösterir. Bu ilkeyi, geçerli olmayan kurumsal ayrıntıları kopyalamadan kendi setinize uyarlayın. Printing folder and box labels for archival materials
Günlükleri zorla içeri sokmadan veya yana yatıp ezilmelerine izin vermeden bir arada tutan sağlam bir kutu kullanın. Ulusal Arşivler kılavuzu, aşırı doldurulmuş kutuların materyali çıkarmayı zorlaştırdığını, az doldurulmuş olanların ise içeriğin bükülmesine veya eğrilmesine neden olabileceğini belirtir; arşiv kutusunun az doldurulduğu durumlarda bir destek kullanılmasını önerir. Sıradan bir kişisel koleksiyon için yararlı kontrol basittir: Kitaplar sürtünmeden, sıkışmadan veya devrilmeden çıkmalı ve geri konabilmelidir. Materials Specifications: Housing Enclosures for Archival Records
Etiketleri bir set halinde hazırlayın ve kontrol edin
Herhangi bir kapağa veya kutuya yazı yazmadan önce, tüm etiketlerin taslağını tek bir listede çıkarın. Her günlüğün tarihlerini içeriğinden doğrulayın, numarasını atayın ve sıranın kazara tekrarlar olmadan ilerlediğini kontrol edin. Gerçek boyutunda bir örnek etiket hazırlayın, raftaki bir günlüğün yanına koyun ve metnin okunabilir olduğunu ve mevcut bilgileri gizlemediğini kontrol edin. Ancak ondan sonra geri kalanını üretin.
Etiketlemeden sonra ciltleri soldan sağa artan düzende yerleştirin veya raf düzeni başka bir yön gerektiriyorsa aynı sırayı tutarlı bir şekilde kullanın. Kutu etiketini normal konumunda dışa bakacak şekilde yerleştirin. Bir günlük raf ile kutu arasında yer değiştirirse numarasını ve tarih aralığını değiştirmeyin; yalnızca kutunun içerik açıklamasını güncelleyin. Daha sonra bir tarih düzeltmesi fark ederseniz, birbiriyle uyumlu kalmaları için eşleşen sırtı, kutuyu ve içerik listesini birlikte revize edin.
Hassas bir kapak için en basit ve uzun ömürlü dizin, etiketli bir koruyucu kap ve işaretsiz bir günlük olabilir. Uygun bir etiketi kabul eden sağlam bir kapak içinse sırttaki kompakt bir işaret, münferit ciltlerin bulunmasını kolaylaştırabilir. Her iki durumda da tek bir kronolojik numaralandırma sırası izleyin, günlüklerden teyit edebileceğiniz tarih aralıklarını kullanın ve ciltlerin saklandığı her yerde aynı bilgileri tekrarlayın.