Как промаркировать многолетнюю коллекцию дневников номерами томов и диапазонами дат
Чтобы на полке с дневниками было легко ориентироваться, присвойте каждому тому уникальный номер и укажите четкий диапазон дат, а затем продублируйте порядок коллекции на коробке, если вы ее используете. Наклеивайте легкосъемную или специализированную этикетку на корешок только в том случае, если обложка способна перенести это без повреждений; если покрытие деликатное, промаркируйте вместо этого внешнюю коробку. Единый формат и неизменный порядок чтения превращают этикетки в удобный указатель, а не просто в украшение.
Определите порядок чтения перед нумерацией
Сначала разложите дневники и установите их хронологический порядок по записям внутри. Пронумеруйте их от самых ранних к самым поздним, используя единую сквозную последовательность для всей коллекции: Том 1, Том 2, Том 3. Не начинайте нумерацию с Тома 1 заново каждый календарный год: из-за этого номер тома сам по себе становится неоднозначным. Если в хронологии есть пробелы, сохраняйте номера за физическими дневниками и отмечайте пропущенные годы отдельно, вместо того чтобы перенумеровывать последующие тома.
Указывайте диапазон дат, который дневник охватывает на самом деле, а не год его покупки или год, напечатанный на обложке. Для дневника, охватывающего два календарных года, укажите оба: Том 4 | ноябрь 2021 – март 2022. Если даты неполные или неточные, избегайте ложной точности. Записи вроде «ок. 1998» или «1998–?» помогут обозначить, что известно, а что нет; выберите систему обозначений, которую сможете применять последовательно. Такие форматы — это практические правила, а не строгие архивные стандарты.
Руководство Национального управления архивов и документации США по переплетенным материалам рекомендует упорядочивать тома по дате, если такой порядок подходит коллекции. Применительно к личному архиву дневников хронологическая нумерация обеспечивает простой порядок на полке и помогает с первого взгляда заметить недостающий или стоящий не на месте том. Bound Materials
Выберите краткую и разборчивую этикетку
Полезная этикетка на корешке быстро отвечает на два вопроса: какое место занимает этот том в коллекции и какие даты он охватывает? Компактный шаблон: «ДНЕВНИК 04» на первой строке и «2021–22» на второй. Если точные месяцы важны и легко помещаются, укажите их; если корешок узкий, более краткий диапазон может отсылать к подробным датам, указанным на коробке или в сопутствующем списке.
Соблюдайте одинаковый порядок информации на каждом томе. Используйте ведущие нули, если они улучшают выравнивание (01, 02, …, 10), и не смешивайте римские цифры, нумерацию по годам и простые порядковые номера. Название коллекции, например «ДНЕВНИКИ», может помочь отличить серию от других книг, но откажитесь от него, если на этикетке становится тесно. Отдавайте предпочтение четкому контрасту и шрифту, достаточно крупному для чтения с полки; протестируйте образец на реальном расстоянии обзора, прежде чем маркировать весь комплект.
Инструкции по библиотечной маркировке предлагают один из возможных вариантов размещения: выравнивание этикетки по центру корешка примерно в 3 см (1,25 дюйма) от нижнего края, не перекрывая информацию, уже напечатанную на книге. Это библиотечный процесс, а не универсальное правило для личных дневников, поэтому используйте его лишь как ориентир, когда корешок достаточно широкий, а наклейка не закроет название, оформление или напечатанную дату. Attaching Labels to Books
Решите, где должна быть этикетка: на корешке или на коробке
Осмотрите обложку перед нанесением любых материалов. Оцените ее материал и состояние, изгибается ли корешок при обычном использовании и не закроет ли наклейка типографские или важные детали. Если есть сомнения в безопасности этикетки для поверхности, оставьте том нетронутым и нанесите всю идентификационную информацию на коробку или футляр. Это особенно важно, если у дневника хрупкая, декоративная, фактурная или уже отслаивающаяся обложка.
Для дневников, которыми вы регулярно пользуетесь и чьи обложки находятся в хорошем состоянии, разумным практическим решением может стать небольшая этикетка, подходящая для конкретного материала обложки. Следуйте инструкциям производителя наклеек и предварительно протестируйте запасную этикетку на похожей, незаметной поверхности. Тест не дает гарантии того, как клей поведет себя со временем, поэтому откажитесь от прямого нанесения, если сохранность покрытия важнее наличия номера на самой книге. Не заклеивайте книгу скотчем и не используйте дополнительный клей для закрепления этикетки: Библиотека Конгресса предостерегает от использования самоклеящейся ленты и клея на книгах, поскольку они со временем вызывают повреждения. Repairing Your Books
Если дневник представляет для вас особую ценность, заметно обветшал или имеет покрытие, состав которого вы не можете определить, используйте защитный бокс или футляр. Национальное управление архивов рекомендует подписывать архивные коробки карандашом или использовать наклейки, соответствующие специальным требованиям, а также предостерегает от применения стандартных канцелярских клейких этикеток для архивных папок, поскольку со временем они могут отклеиться. Это рекомендации для архивных материалов, а не гарантия для любой личной коробки; разумный вывод заключается в том, чтобы маркировать коробку, а не дневник, если совместимость клея вызывает сомнения. Paper-Based Records
Подпишите коробку, чтобы было видно, какие тома внутри
Этикетка на коробке должна идентифицировать коллекцию и ее содержимое, избавляя от необходимости распаковывать ее для проверки. Для коробки, в которой хранится несколько дневников, укажите название коллекции, диапазон номеров томов и охватываемые даты — например: «Личные дневники | Тома 1–5 | 2017–2022». Если в отдельном томе есть временные разрывы или он пересекается по датам с другим, перечислите диапазоны для каждого тома на самой коробке или на небольшой карточке-описи внутри нее, вместо того чтобы пытаться уместить все подробности на внешней стороне.
Используйте единые номера томов и формат записи дат на корешках, коробке и в любых списках, которые вы ведете. Если в коробке лежат тома 1–5, в описи должно быть указано, какой диапазон дат относится к каждому номеру. Это удобный способ самопроверки: возвращая дневник на полку, сопоставьте его этикетку с общим рядом; убирая его в коробку, сверьтесь с диапазоном на ней. Руководство Северо-Западного университета по архивной маркировке показывает, как на этикетках коробок можно размещать идентификатор коллекции и номер коробки с описанием содержимого там, где это необходимо. Адаптируйте этот принцип для своей коллекции, не копируя институциональные детали, которые вам не требуются. Printing folder and box labels for archival materials
Используйте прочную коробку, в которую дневники помещаются свободно, без сдавливания, но и не заваливаются. В руководстве Национального управления архивов отмечается, что переполненные коробки затрудняют извлечение документов, а полупустые приводят к тому, что содержимое деформируется или проседает; при неполной загрузке архивного бокса рекомендуется использовать фиксатор-ограничитель. Для обычной домашней коллекции правило проверки простое: книги должны выниматься и ставиться обратно без трения, сжатия и риска опрокидывания. Materials Specifications: Housing Enclosures for Archival Records
Подготовьте и проверьте этикетки комплектом
Прежде чем делать надписи на обложках или коробках, составьте черновой список всех этикеток в одном месте. Сверьте даты каждого дневника по его содержимому, присвойте ему номер и убедитесь, что в последовательности нет случайных дубликатов. Сделайте один пробный образец этикетки в натуральную величину, приложите его к дневнику на полке и проверьте, легко ли читается текст и не закрывает ли он важные элементы. Только после этого изготавливайте остальные наклейки.
После маркировки расставьте тома слева направо по возрастанию номеров (или придерживайтесь другого выбранного порядка, если того требует организация полок). Расположите этикетку коробки так, чтобы она смотрела наружу при обычном размещении. Если дневник перемещается между полкой и коробкой, оставляйте его номер и диапазон дат неизменными — обновляйте только описание содержимого на коробке. Если позже вы обнаружите ошибку в датировке, скорректируйте данные на корешке, коробке и в описи одновременно, чтобы они продолжали совпадать.
Для деликатной обложки самым надежным и долговечным решением может стать подписанный футляр и дневник без каких-либо наклеек. Для прочной обложки, подходящей для маркировки, компактная надпись на корешке упростит поиск нужного тома. В любом случае придерживайтесь единой хронологической нумерации, указывайте подтвержденные записями диапазоны дат и дублируйте одну и ту же информацию везде, где хранятся эти тома.