वॉल्यूम नंबर और दिनांक सीमाओं के साथ बहु-वर्षीय डायरी संग्रह को कैसे लेबल करें

नंबरिंग करने से पहले पढ़ने का क्रम तय करें

सबसे पहले डायरियों को बाहर निकालें और उनके अंदर लिखी तारीखों के आधार पर उनका क्रम निर्धारित करें। उन्हें सबसे पुरानी से नवीनतम की ओर नंबर दें, पूरे संग्रह के लिए एक ही अनुक्रम का उपयोग करें: वॉल्यूम 1, वॉल्यूम 2, वॉल्यूम 3। प्रत्येक कैलेंडर वर्ष में फिर से वॉल्यूम 1 से शुरू न करें; ऐसा करने से केवल वॉल्यूम नंबर अस्पष्ट हो जाता है। यदि अनुक्रम में कोई अंतराल है, तो नंबरों को भौतिक डायरियों से जुड़ा रहने दें और बाद के वॉल्यूमों को फिर से नंबर देने के बजाय अनुपलब्ध वर्षों को अलग से नोट करें।

डायरी में वास्तव में शामिल की गई दिनांक सीमा का उपयोग करें, न कि उस वर्ष का जिस वर्ष इसे खरीदा गया था या इसके कवर पर लिखा गया था। दो कैलेंडर वर्षों में फैली डायरी के लिए, दोनों वर्ष दिखाएं: Vol. 4 | Nov 2021–Mar 2022। यदि तारीखें अधूरी या अनिश्चित हैं, तो सटीकता का दावा करने से बचें। c. 1998 या 1998–? यह संकेत दे सकता है कि क्या ज्ञात है और क्या नहीं; ऐसा संकेतन चुनें जिसे आप लगातार लागू कर सकें। ये प्रारूप व्यावहारिक परंपराएं हैं, अभिलेखीय मानक नहीं।

जिल्द बंधी सामग्रियों (bound materials) के लिए राष्ट्रीय अभिलेखागार (National Archives) का मार्गदर्शन यह अनुशंसा करता है कि जब संग्रह के लिए यह उपयुक्त हो, तो वॉल्यूमों को तारीख के अनुसार व्यवस्थित किया जाए। इस सिद्धांत को व्यक्तिगत डायरी सेट पर लागू करते हुए, कालानुक्रमिक नंबरिंग एक सरल शेल्फ़ अनुक्रम प्रदान करती है और एक नज़र में किसी गायब या गलत जगह रखी डायरी का पता लगाने में मदद करती है। Bound Materials

एक ऐसा संक्षिप्त लेबल चुनें जो पढ़ने में आसान रहे

एक उपयोगी स्पाइन लेबल दो त्वरित प्रश्नों के उत्तर देता है: यह वॉल्यूम अनुक्रम में कहाँ स्थित है, और इसमें कौन सी तारीखें शामिल हैं? पहली पंक्ति में DIARY 04 और दूसरी पंक्ति में 2021–22 एक संक्षिप्त पैटर्न है। यदि सटीक महीने मायने रखते हैं और आसानी से समा जाते हैं, तो उनका उपयोग करें; यदि स्पाइन संकीर्ण है, तो छोटी सीमा बॉक्स पर या साथ में रखी गई सूची पर दर्ज अधिक विस्तृत दिनांक सीमा की ओर संकेत कर सकती है।

प्रत्येक वॉल्यूम पर जानकारी का वही क्रम बनाए रखें। यदि वे संरेखण में सुधार करते हैं तो शुरुआत में शून्य का उपयोग करें (01, 02, …, 10), और रोमन अंकों, वर्ष-आधारित नंबरों तथा सरल अनुक्रम नंबरों को आपस में न मिलाएं। DIARIES जैसा संग्रह शीर्षक इस सेट को अन्य पुस्तकों से अलग करने में मदद कर सकता है, लेकिन यदि यह लेबल को बहुत संकीर्ण बनाता है तो इसे छोड़ दें। स्पष्ट कंट्रास्ट और शेल्फ़ से पढ़ने योग्य पर्याप्त बड़े टाइपफ़ेस को प्राथमिकता दें; पूरा सेट तैयार करने से पहले वास्तविक देखने की दूरी पर एक नमूने का परीक्षण करें।

पुस्तकालय लेबलिंग निर्देश एक संभावित स्थान निर्धारण परंपरा का सुझाव देते हैं: स्पाइन लेबल को नीचे से लगभग 1.25 इंच की दूरी पर बीच में रखें, साथ ही पुस्तक पर पहले से छपी जानकारी को छिपाने से बचें। यह एक पुस्तकालय कार्यप्रवाह है, व्यक्तिगत डायरियों के लिए सार्वभौमिक नियम नहीं, इसलिए इसे केवल एक शुरुआती बिंदु मानें जब स्पाइन पर्याप्त चौड़ी हो और लेबल किसी शीर्षक, सजावट या मौजूदा तारीख को न ढकता हो। Attaching Labels to Books

तय करें कि लेबल स्पाइन पर होना चाहिए या बॉक्स पर

कुछ भी लगाने से पहले कवर का निरीक्षण करें। इसकी सामग्री और स्थिति पर विचार करें, क्या सामान्य उपयोग के दौरान स्पाइन मुड़ती है, और क्या लेबल छपे हुए या महत्वपूर्ण विवरणों को ढकेगा। यदि लेबल उस सतह के लिए स्पष्ट रूप से उपयुक्त नहीं है, तो वॉल्यूम पर कुछ न चिपकाएं और पूरी पहचान जानकारी बॉक्स या स्लिपकेस पर लगाएं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब डायरी का कवर नाजुक, सजावटी, बनावट वाला या पहले से उखड़ रहा हो।

जिन डायरियों का आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं और जिनके कवर अच्छी स्थिति में हैं, उनके लिए विशिष्ट कवर सामग्री के लिए डिज़ाइन किया गया एक छोटा लेबल एक उचित व्यावहारिक विकल्प हो सकता है। लेबल निर्माता के निर्देशों का पालन करें और पहले एक अतिरिक्त लेबल का परीक्षण किसी समान, अस्पष्ट सतह पर करें। कोई परीक्षण यह गारंटी नहीं दे सकता कि चिपकने वाला पदार्थ (adhesive) समय के साथ कैसा व्यवहार करेगा, इसलिए जब पुस्तक पर नंबर होने से अधिक महत्वपूर्ण फिनिश को संरक्षित रखना हो, तो सीधे लगाने से बचें। पुस्तक को टेप से ढकने या लेबल को सुरक्षित करने के लिए अतिरिक्त गोंद लगाने से बचें: लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस किताबों पर सेल्फ़-एडहेसिव टेप और गोंद लगाने के प्रति चेतावनी देती है क्योंकि वे समय के साथ नुकसान पहुंचा सकते हैं। Repairing Your Books

यदि डायरी आपके लिए विशेष रूप से मूल्यवान है, स्पष्ट रूप से नाजुक है, या उसकी फिनिश ऐसी है जिसे आप पहचान नहीं सकते, तो इसके बजाय एक एनक्लोज़र (बॉक्स आदि) का उपयोग करें। राष्ट्रीय अभिलेखागार भंडारण बॉक्स को पेंसिल से लेबल करने या उनके विनिर्देशों को पूरा करने वाले लेबल का उपयोग करने की सलाह देता है, और अभिलेखीय फ़ोल्डरों के लिए सामान्य कार्यालय-गुणवत्ता वाले चिपकने वाले लेबलों के विरुद्ध चेतावनी देता है क्योंकि वे समय के साथ अलग हो सकते हैं। यह अभिलेखीय सामग्रियों के लिए मार्गदर्शन है, न कि प्रत्येक व्यक्तिगत भंडारण बॉक्स की गारंटी; सतर्क रहने योग्य निष्कर्ष यह है कि जब चिपकने वाले पदार्थ की अनुकूलता अनिश्चित हो, तो डायरी पर नहीं, बल्कि बॉक्स पर निशान लगाएं। Paper-Based Records

बॉक्स को ऐसे लेबल करें कि वह अंदर के वॉल्यूमों की पहचान करे

एक बॉक्स लेबल को संग्रह और उसकी सामग्री की पहचान बिना बॉक्स को खोले ही करा देनी चाहिए। कई डायरियों वाले एक बॉक्स के लिए, संग्रह का नाम, वॉल्यूम-नंबर का विस्तार और दिनांक का विस्तार उपयोग करें—उदाहरण के लिए, Personal Diaries | Vols. 1–5 | 2017–2022। यदि किसी एकल वॉल्यूम में अंतराल हैं या दूसरे के साथ ओवरलैप है, तो बाहर हर विवरण को ठूंसने के बजाय अलग-अलग वॉल्यूम सीमाओं को बॉक्स पर या उसके साथ रखे जाने वाले एक छोटे सामग्री कार्ड पर सूचीबद्ध करें।

स्पाइन, बॉक्स और आपके द्वारा बनाए रखी जाने वाली किसी भी सूची पर वही वॉल्यूम नंबर और दिनांक संकेतन रखें। यदि बॉक्स में वॉल्यूम 1–5 हैं, तो सूची में यह दिखना चाहिए कि प्रत्येक नंबर से कौन सी दिनांक सीमा संबंधित है। यह एक व्यावहारिक क्रॉस-चेक है: किसी डायरी को शेल्फ़ पर वापस रखते समय, उसके लेबल की अनुक्रम से तुलना करें; जब किसी डायरी को बॉक्स में रखें, तो उसकी तुलना बॉक्स पर दी गई सीमा से करें। नॉर्थवेस्टर्न यूनिवर्सिटी का अभिलेखीय लेबल मार्गदर्शन दर्शाता है कि कैसे बॉक्स लेबल में संग्रह पहचानकर्ता और बॉक्स नंबर हो सकते हैं, जहाँ उपयोगी हो वहाँ व्यक्तिगत सामग्री का विवरण दिया जा सकता है। लागू न होने वाले संस्थागत विवरणों की नकल किए बिना इस सिद्धांत को अपने सेट के अनुसार ढालें। Printing folder and box labels for archival materials

एक मजबूत बॉक्स का उपयोग करें जिसमें डायरियां बिना किसी दबाव के या बिना टेढ़े-मेढ़े हुए सुरक्षित रखी जा सकें। राष्ट्रीय अभिलेखागार का मार्गदर्शन बताता है कि ज़रूरत से ज़्यादा भरे हुए बॉक्स से सामग्री निकालना मुश्किल हो जाता है और कम भरे हुए बॉक्स अंदर की सामग्री को मुड़ने या झुकने दे सकते हैं; जब कोई अभिलेखीय बॉक्स कम भरा हो तो यह एक सहारे (support) की सिफारिश करता है। एक सामान्य व्यक्तिगत संग्रह के लिए, उपयोगी जांच सरल है: पुस्तकें बिना किसी खरोंच, दबाव या गिरे आसानी से बाहर निकलनी और वापस रखी जानी चाहिए। Materials Specifications: Housing Enclosures for Archival Records

लेबलों को एक सेट के रूप में बनाएं और जांचें

किसी भी कवर या बॉक्स पर लिखने से पहले, एक ही सूची में सभी लेबलों का मसौदा तैयार करें। प्रत्येक डायरी की सामग्री से उसकी तारीखों को सत्यापित करें, उसका नंबर निर्दिष्ट करें, और जांचें कि अनुक्रम बिना किसी अनजाने दोहराव के आगे बढ़ता है। पूरे आकार में एक नमूना लेबल बनाएं, इसे शेल्फ़ पर एक डायरी के पास रखें, और जांचें कि टेक्स्ट पढ़ने योग्य है और मौजूदा जानकारी को अस्पष्ट नहीं करता है। उसके बाद ही बाकी लेबल बनाएं।

लेबलिंग के बाद, वॉल्यूमों को बाएं से दाएं आरोही क्रम में व्यवस्थित करें, या यदि शेल्फ़ का लेआउट किसी अन्य दिशा की मांग करता है तो लगातार उसी क्रम का उपयोग करें। बॉक्स के लेबल को वहां लगाएं जहां यह अपनी सामान्य स्थिति में बाहर की ओर दिखाई दे। यदि कोई डायरी शेल्फ़ और बॉक्स के बीच स्थानांतरित होती है, तो उसका नंबर और दिनांक सीमा अपरिवर्तित रखें; केवल बॉक्स के सामग्री विवरण को अपडेट करें। यदि आपको बाद में किसी तारीख में सुधार का पता चलता है, तो संबंधित स्पाइन, बॉक्स और सामग्री सूची को एक साथ संशोधित करें ताकि वे आपस में मेल खाते रहें।

नाजुक कवर के लिए, सबसे सरल और टिकाऊ उपाय एक लेबल वाला एनक्लोज़र और बिना लेबल वाली डायरी हो सकता है। उपयुक्त लेबल स्वीकार करने वाले मजबूत कवर के लिए, एक संक्षिप्त स्पाइन मार्क अलग-अलग वॉल्यूमों को ढूंढना आसान बना सकता है। दोनों ही मामलों में, एक कालानुक्रमिक नंबरिंग अनुक्रम बनाए रखें, ऐसी दिनांक सीमाओं का उपयोग करें जिन्हें आप डायरियों से प्रमाणित कर सकें, और जहाँ भी वॉल्यूम संग्रहीत हों, उसी जानकारी को दोहराएं।

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