Cara Memberi Label Koleksi Buku Harian Multitahun dengan Nomor Jilid dan Rentang Tanggal
Agar rak buku harian mudah ditelusuri, berikan nomor unik dan rentang tanggal yang jelas pada setiap jilid, lalu ulangi urutan koleksi tersebut pada kotak penyimpanan jika Anda menggunakannya. Tempelkan label lepas-pasang atau label khusus pada punggung buku hanya jika sampulnya cukup kuat dan aman; jika permukaannya rentan rusak, beri label pada kotak luar saja. Format yang konsisten dan satu urutan baca yang tetap akan membuat label berfungsi sebagai indeks, bukan sekadar hiasan.
Tentukan urutan baca sebelum memberi nomor
Pertama, tata buku-buku harian tersebut dan tentukan urutannya berdasarkan tanggal yang tertulis di dalamnya. Beri nomor dari yang paling awal hingga paling akhir menggunakan satu urutan berkesinambungan untuk seluruh koleksi: Jilid 1, Jilid 2, Jilid 3. Jangan mengulang dari Jilid 1 pada setiap tahun kalender baru; melakukan hal itu akan membuat nomor jilid saja menjadi ambigu. Jika terdapat jeda waktu dalam urutannya, tetap pertahankan nomor yang terpasang pada fisik buku harian dan catat tahun-tahun yang hilang secara terpisah, alih-alih menomori ulang jilid-jilid berikutnya.
Gunakan rentang tanggal yang benar-benar dicakup oleh buku harian tersebut, bukan tahun pembeliannya atau tahun yang tercetak di sampulnya. Untuk buku harian yang mencakup dua tahun kalender, tampilkan kedua tahun tersebut: Jil. 4 | Nov 2021–Mar 2022. Jika tanggalnya tidak lengkap atau belum pasti, hindari kesan bahwa tanggal tersebut presisi. Penulisan seperti c. 1998 atau 1998–? dapat menandakan hal-hal yang diketahui dan yang belum pasti; pilih format notasi yang dapat Anda terapkan secara konsisten. Format-format ini merupakan konvensi praktis, bukan standar kearsipan formal.
Panduan National Archives untuk materi berjilid menyarankan penataan jilid berdasarkan tanggal jika urutan tersebut sesuai untuk koleksi yang bersangkutan. Dengan menerapkan prinsip tersebut pada kumpulan buku harian pribadi, penomoran kronologis menghadirkan urutan rak yang sederhana dan membantu mendeteksi jilid yang hilang atau salah tempat dalam sekejap. Bound Materials
Pilih label ringkas yang tetap mudah dibaca
Label punggung buku yang bermanfaat dapat menjawab dua pertanyaan cepat: di mana posisi jilid ini dalam urutan, dan rentang tanggal berapa yang dicakupnya? Pola yang ringkas adalah BUKU HARIAN 04 pada baris pertama dan 2021–22 pada baris kedua. Jika bulan pastinya penting dan muat dengan leluasa, cantumkan saja; jika punggung buku sempit, rentang yang lebih singkat dapat merujuk ke rentang tanggal yang lebih lengkap yang dicatat pada kotak atau daftar pendamping.
Pertahankan urutan informasi yang sama pada setiap jilid. Gunakan angka nol di depan jika hal tersebut memperrapi perataan (01, 02, …, 10), dan hindari mencampur angka Romawi, nomor berbasis tahun, dan nomor urut biasa. Judul koleksi seperti BUKU HARIAN dapat membantu membedakan rangkaian tersebut dari buku lain, tetapi lewatkan saja jika membuat label terlalu padat. Utamakan kontras yang jelas dan ukuran huruf yang cukup besar agar terbaca dari rak; uji sampel pada jarak pandang yang sebenarnya sebelum membuat label untuk seluruh rangkaian.
Petunjuk pelabelan perpustakaan menawarkan salah satu konvensi penempatan yang bisa dicoba: posisikan label punggung buku di tengah sekitar 1,25 inci dari tepi bawah, sambil menghindari informasi yang sudah tercetak pada buku. Hal tersebut adalah alur kerja perpustakaan, bukan aturan mutlak untuk buku harian pribadi, jadi jadikan panduan ini sebagai titik awal hanya jika punggung buku cukup lebar dan label tidak akan menutupi judul, hiasan, atau tanggal yang sudah ada. Attaching Labels to Books
Tentukan apakah label sebaiknya ditempel pada punggung buku atau kotak
Periksa sampul sebelum menempelkan apa pun. Perhatikan bahan dan kondisinya, apakah punggung buku melengkung saat penggunaan normal, dan apakah label akan menutupi detail yang tercetak atau bermakna. Jika label dirasa tidak cocok untuk permukaan tersebut, biarkan buku tanpa label dan cantumkan seluruh informasi identifikasi pada kotak atau slipcase. Hal ini sangat berguna jika buku harian memiliki sampul yang rapuh, berhias, bertekstur, atau lapisan permukaannya sudah mulai terkelupas.
Untuk buku harian yang Anda gunakan secara berkala dan sampulnya masih dalam kondisi baik, label kecil yang dirancang untuk bahan sampul tertentu bisa menjadi pilihan praktis yang masuk akal. Ikuti petunjuk produsen label dan uji satu label cadangan pada permukaan tersembunyi yang sejenis terlebih dahulu. Pengujian tidak dapat menjamin daya tahan perekat seiring berjalannya waktu, jadi hindari penempelan langsung jika melestarikan kondisi permukaan buku lebih penting daripada mencantumkan nomor pada buku itu sendiri. Hindari melapisi buku dengan selotip atau menambahkan lem untuk merekatkan label: Library of Congress memperingatkan bahaya selotip berperekat dan lem pada buku karena dapat menyebabkan kerusakan dari waktu ke waktu. Repairing Your Books
Jika buku harian tersebut sangat berharga bagi Anda, tampak rapuh, atau memiliki lapisan luar yang jenisnya tidak Anda ketahui, gunakan wadah penyimpanan sebagai gantinya. National Archives menyarankan untuk melabeli kotak penyimpanan dengan pensil atau menggunakan label yang memenuhi spesifikasi mereka, serta memperingatkan agar tidak menggunakan label berperekat kualitas kantor biasa untuk map arsip karena dapat terlepas seiring waktu. Ini adalah panduan untuk bahan kearsipan dan bukan jaminan untuk setiap kotak penyimpanan pribadi; kesimpulan aman yang bisa diambil adalah menandai kotaknya, bukan buku hariannya, jika kecocokan bahan perekat masih diragukan. Paper-Based Records
Beri label pada kotak agar dapat mengidentifikasi jilid-jilid di dalamnya
Label kotak harus dapat mengidentifikasi koleksi dan isinya tanpa mengharuskan Anda membongkar isinya. Untuk satu kotak yang berisi beberapa buku harian, gunakan nama koleksi, rentang nomor jilid, dan rentang tanggal—misalnya, Buku Harian Pribadi | Jil. 1–5 | 2017–2022. Jika satu jilid memiliki jeda atau tumpang tindih dengan jilid lainnya, cantumkan rentang per jilid pada kotak atau pada kartu daftar isi kecil yang disimpan bersamanya, alih-alih memaksakan semua detail di bagian luar.
Gunakan nomor jilid dan notasi tanggal yang sama pada punggung buku, kotak, serta daftar apa pun yang Anda simpan. Jika kotak berisi Jilid 1–5, daftar tersebut harus menunjukkan rentang tanggal mana yang dimiliki setiap nomor. Ini adalah pemeriksaan silang yang praktis: saat mengembalikan buku harian ke rak, cocokkan labelnya dengan urutan; saat menyimpannya di dalam kotak, cocokkan dengan rentang pada kotak. Panduan label arsip dari Northwestern University menunjukkan bagaimana label kotak dapat memuat pengenal koleksi dan nomor kotak, dengan rincian isi yang dijelaskan jika diperlukan. Sesuaikan prinsip ini dengan koleksi Anda sendiri tanpa perlu menyalin detail kelembagaan yang tidak relevan. Printing folder and box labels for archival materials
Gunakan kotak kokoh yang dapat memuat buku-buku harian tanpa memaksanya masuk atau membiarkannya terkulai. Panduan National Archives mencatat bahwa kotak yang terlalu penuh menyulitkan pengambilan barang, sedangkan kotak yang terlalu kosong dapat membuat isinya melengkung atau terkulai; panduan ini menyarankan penggunaan penyangga jika kotak arsip kurang terisi penuh. Untuk koleksi pribadi biasa, pengujian praktisnya sederhana: buku harus bisa dikeluarkan dan dimasukkan kembali tanpa bergesekan, tertekan, atau terjatuh. Materials Specifications: Housing Enclosures for Archival Records
Buat dan periksa label secara keseluruhan
Sebelum menulis pada sampul atau kotak apa pun, buat draf seluruh label dalam satu daftar. Verifikasi rentang tanggal setiap buku harian dari isinya, tetapkan nomornya, dan pastikan urutan berjalan tanpa ada nomor ganda yang tidak disengaja. Buat satu sampel label dengan ukuran sebenarnya, letakkan di samping buku harian di rak, lalu periksa apakah tulisannya terbaca jelas dan tidak menutupi informasi yang sudah ada. Baru setelah itu buat sisanya.
Setelah pelabelan selesai, tata jilid-jilid dari kiri ke kanan dengan urutan naik, atau gunakan urutan yang sama secara konsisten jika tata letak rak membutuhkan arah yang berbeda. Pasang label kotak pada bagian yang menghadap ke luar pada posisi normalnya. Jika sebuah buku harian berpindah antara rak dan kotak, biarkan nomor dan rentang tanggalnya tetap sama; perbarui hanya deskripsi isi pada kotaknya. Jika kemudian Anda menemukan koreksi tanggal, revisi punggung buku, kotak, dan daftar isi yang cocok secara bersamaan agar informasinya tetap selaras.
Untuk sampul yang rentan rusak, indeks yang paling sederhana dan tahan lama mungkin berupa wadah penyimpanan yang diberi label dan buku harian yang dibiarkan polos tanpa label. Untuk sampul kokoh yang dapat menerima label yang sesuai, penandaan ringkas pada punggung buku dapat mempermudah pencarian setiap jilid. Dalam kedua kasus tersebut, pertahankan satu urutan penomoran kronologis, gunakan rentang tanggal yang dapat Anda buktikan dari isi buku harian, dan ulangi informasi yang sama di mana pun jilid-jilid tersebut disimpan.