Cara Melabel Koleksi Diari Berbilang Tahun dengan Nombor Jilid dan Julat Tarikh

Mula-mula susun diari dan tetapkan turutannya berdasarkan tarikh yang tertulis di dalamnya. Nomborkan dari yang paling awal hingga paling lewat dengan satu turutan untuk keseluruhan koleksi: Jilid 1, Jilid 2, Jilid 3. Jangan mulakan semula dengan Jilid 1 pada setiap tahun kalendar; nombor jilid sahaja akan menjadi kabur. Jika terdapat jurang dalam turutan, kekalkan nombor pada diari fizikal dan catat tahun yang tiada secara berasingan, bukannya menomborkan semula jilid yang datang kemudian.

Gunakan julat tarikh yang benar-benar diliputi oleh diari, bukan tahun diari itu dibeli atau tahun yang tertulis pada kulitnya. Bagi diari yang merangkumi dua tahun kalendar, tunjukkan kedua-dua tahun: Jil. 4 | Nov 2021–Mac 2022. Jika tarikh tidak lengkap atau tidak pasti, elakkan daripada memberi gambaran bahawa tarikhnya tepat. c. 1998 atau 1998–? boleh menunjukkan perkara yang diketahui dan yang tidak; pilih notasi yang boleh anda gunakan secara konsisten. Format ini ialah konvensyen praktikal, bukan piawaian arkib.

Panduan National Archives untuk bahan berjilid mengesyorkan agar jilid disusun mengikut tarikh apabila turutan itu sesuai untuk koleksi. Dengan menerapkan prinsip tersebut pada set diari peribadi, penomboran kronologi menyediakan turutan rak yang mudah dan membantu mengesan jilid yang hilang atau tersalah letak sekilas pandang. Bahan Berjilid

Label tulang belakang yang berguna menjawab dua soalan ringkas: di manakah kedudukan jilid ini dalam turutan, dan tarikh apakah yang diliputinya? Format padat ialah DIARI 04 pada baris pertama dan 2021–22 pada baris kedua. Jika bulan yang tepat penting dan muat dengan selesa, sertakan bulan tersebut; jika tulang belakangnya sempit, julat yang lebih pendek boleh merujuk kepada julat tarikh penuh yang dicatat pada kotak atau dalam senarai yang disertakan.

Kekalkan turutan maklumat yang sama pada setiap jilid. Gunakan sifar di hadapan jika itu membantu penjajaran (01, 02, …, 10), dan jangan campurkan angka Rom, nombor berdasarkan tahun dan nombor turutan biasa. Tajuk koleksi seperti DIARI boleh membantu membezakan set itu daripada buku lain, tetapi gugurkannya jika label menjadi sesak. Utamakan kontras yang jelas dan saiz tulisan yang cukup besar untuk dibaca dari rak; uji satu label pada jarak pandangan sebenar sebelum membuat keseluruhan set.

Arahan pelabelan perpustakaan menawarkan satu kaedah peletakan yang boleh digunakan: letakkan label tulang belakang di tengah-tengah pada kira-kira 1.25 inci dari bahagian bawah, sambil mengelakkan maklumat yang sudah dicetak pada buku. Ini ialah aliran kerja perpustakaan, bukannya peraturan sejagat untuk diari peribadi, jadi jadikannya titik permulaan hanya jika tulang belakang cukup lebar dan label tidak menutupi tajuk, hiasan atau tarikh sedia ada. Melekatkan Label pada Buku

Periksa kulit sebelum melekatkan apa-apa. Pertimbangkan bahan dan keadaannya, sama ada tulang belakang melentur semasa penggunaan biasa, dan sama ada label akan menutupi butiran bercetak atau yang bermakna. Jika label jelas tidak sesuai untuk permukaan itu, biarkan jilid tanpa tanda dan letakkan semua maklumat pengenalan pada kotak atau sarung buku. Ini amat berguna jika diari mempunyai kulit yang rapuh, berhias, bertekstur atau sudah mula tertanggal.

Bagi diari yang kerap digunakan dan kulitnya dalam keadaan baik, label kecil yang direka khusus untuk bahan kulit tersebut mungkin menjadi pilihan praktikal yang munasabah. Ikut arahan pembuat label dan uji label lebihan pada permukaan sebanding yang tidak ketara terlebih dahulu. Ujian tidak dapat menjamin bagaimana bahan pelekat akan menua, jadi elakkan pelekat terus jika mengekalkan kemasan lebih penting daripada meletakkan nombor pada buku itu sendiri. Jangan balut buku dengan pita atau gunakan gam untuk melekatkan label: Library of Congress memberi amaran agar pita pelekat sendiri dan gam tidak digunakan pada buku kerana bahan tersebut boleh menyebabkan kerosakan dari masa ke masa. Membaiki Buku Anda

Jika diari itu amat bernilai bagi anda, kelihatan rapuh atau mempunyai kemasan yang tidak dapat dikenal pasti, gunakan bekas pelindung. National Archives menasihatkan supaya kotak simpanan dilabel dengan pensel atau menggunakan label yang memenuhi spesifikasinya, serta memberi amaran agar label pelekat bermutu pejabat tidak digunakan pada folder arkib kerana label itu mungkin tertanggal dari masa ke masa. Ini ialah panduan untuk bahan arkib, bukan jaminan bagi setiap kotak simpanan peribadi; kesimpulan yang berhati-hati ialah tandakan kotak, bukan diari, apabila kesesuaian pelekat tidak pasti. Rekod Berasaskan Kertas

Label kotak patut mengenal pasti koleksi dan kandungannya supaya anda tidak perlu mengeluarkan isinya. Untuk satu kotak yang mengandungi beberapa diari, sertakan nama koleksi, julat nombor jilid dan julat tarikh—contohnya, Diari Peribadi | Jil. 1–5 | 2017–2022. Jika satu jilid mempunyai jurang atau bertindih dengan jilid lain, senaraikan julat bagi setiap jilid pada kotak atau pada kad kandungan kecil yang disimpan bersamanya, bukannya memadatkan setiap butiran pada bahagian luar.

Kekalkan nombor jilid dan notasi tarikh yang sama pada tulang belakang, kotak dan sebarang senarai yang anda simpan. Jika kotak mengandungi Jilid 1–5, senarai itu patut menunjukkan julat tarikh bagi setiap nombor. Ini ialah semakan silang yang praktikal: apabila memulangkan diari ke rak, bandingkan labelnya dengan turutan; apabila menyimpannya dalam kotak, bandingkan dengan julat pada kotak. Panduan pelabelan arkib Northwestern University menunjukkan cara label kotak boleh memuatkan pengecam koleksi dan nombor kotak, dengan kandungan individu dihuraikan jika berguna. Sesuaikan prinsip itu untuk set anda sendiri tanpa menyalin butiran institusi yang tidak berkaitan. Mencetak label folder dan kotak untuk bahan arkib

Gunakan kotak yang kukuh dan boleh memuatkan diari tanpa perlu memaksanya masuk atau membiarkannya terkulai. Panduan National Archives menyatakan bahawa kotak yang terlalu penuh menyukarkan pengambilan semula, manakala kotak yang kurang penuh mungkin membiarkan kandungannya melentur atau terkulai; panduan itu mengesyorkan penggunaan penyokong apabila kotak arkib kurang penuh. Bagi koleksi peribadi biasa, pemeriksaannya mudah: buku patut boleh dikeluarkan dan disimpan semula tanpa terseret, terhimpit atau terjatuh. Spesifikasi Bahan: Bekas Simpanan untuk Rekod Arkib

Sebelum menulis pada mana-mana kulit atau kotak, drafkan semua label dalam satu senarai. Sahkan tarikh setiap diari daripada kandungannya, tetapkan nombornya dan pastikan turutan itu berterusan tanpa nombor pendua yang tidak disengajakan. Buat satu label contoh pada saiz sebenar, letakkannya di sebelah diari pada rak dan pastikan teksnya boleh dibaca serta tidak mengaburkan maklumat sedia ada. Selepas itu barulah sediakan label yang lain.

Selepas dilabel, susun jilid dari kiri ke kanan mengikut tertib menaik, atau gunakan turutan yang sama secara konsisten jika susun atur rak memerlukan arah lain. Letakkan label kotak supaya menghadap ke luar apabila kotak berada pada kedudukan biasa. Jika diari berpindah antara rak dengan kotak, kekalkan nombor dan julat tarikhnya; kemas kini hanya keterangan kandungan kotak. Jika anda kemudian mendapati pembetulan tarikh, kemas kini tulang belakang, kotak dan senarai kandungan yang sepadan serentak supaya semuanya kekal selaras.

Bagi kulit yang halus, indeks tahan lama yang paling mudah mungkin berupa bekas berlabel dan diari tanpa tanda. Bagi kulit kukuh yang sesuai menerima label, tanda ringkas pada tulang belakang boleh memudahkan pencarian jilid secara berasingan. Dalam kedua-dua keadaan, kekalkan satu turutan penomboran kronologi, gunakan julat tarikh yang dapat disahkan daripada diari, dan ulangi maklumat yang sama di mana-mana jilid disimpan.