Come etichettare una collezione pluriennale di diari con numeri di volume e intervalli di date
Per rendere una libreria di diari facile da consultare, assegna a ciascun volume un numero univoco e un intervallo di date chiaro, quindi ripeti la sequenza della collezione su una scatola, se ne usi una. Applica un'etichetta rimovibile o specifica per dorso solo quando la copertina può sostenerla in sicurezza; se la finitura è delicata, etichetta invece la scatola esterna. Un formato coerente e un unico ordine di lettura fisso fanno sì che le etichette fungano da indice, non da semplice decorazione.
Decidi l'ordine di lettura prima di numerare
Per prima cosa disponi i diari e stabilisci il loro ordine a partire dalle date annotate all'interno. Numerali dal più vecchio al più recente, usando un'unica sequenza per l'intera collezione: Volume 1, Volume 2, Volume 3. Non ricominciare da Volume 1 a ogni anno solare; farlo rende ambiguo un numero di volume isolato. Se la sequenza presenta delle interruzioni, mantieni i numeri legati ai diari fisici e annota a parte eventuali anni mancanti anziché rinumerare i volumi successivi.
Usa l'intervallo di date che il diario copre effettivamente, non l'anno in cui è stato acquistato o l'anno riportato sulla copertina. Per un diario a cavallo di due anni solari, mostra entrambi gli anni: Vol. 4 | Nov 2021–Mar 2022. Se le date sono incomplete o incerte, evita di dare una falsa impressione di precisione. c. 1998 o 1998–? possono segnalare ciò che è noto e ciò che non lo è; scegli una notazione che puoi applicare in modo coerente. Questi formati sono convenzioni pratiche, non standard archivistici.
Le linee guida dei National Archives per i materiali rilegati raccomandano di disporre i volumi per data quando tale ordinamento si adatta alla collezione. Applicando questo principio a un insieme di diari personali, la numerazione cronologica fornisce una sequenza a scaffale semplice e aiuta a individuare a colpo d'occhio un volume mancante o fuori posto. Bound Materials
Scegli un'etichetta breve che rimanga leggibile
Un'etichetta utile sul dorso risponde rapidamente a due domande: dove si colloca questo volume nella sequenza e quali date copre? Uno schema compatto è DIARIO 04 sulla prima riga e 2021–22 sulla seconda. Se i mesi esatti sono importanti e si adattano comodamente, usali; se il dorso è stretto, l'intervallo più breve può rimandare a un intervallo di date più completo registrato sulla scatola o su un elenco allegato.
Mantieni lo stesso ordine delle informazioni su ogni volume. Usa gli zeri iniziali se migliorano l'allineamento (01, 02, …, 10) e non mescolare numeri romani, numeri basati sull'anno e semplici numeri sequenziali. Il titolo di una collezione come DIARI può aiutare a distinguere la serie da altri libri, ma omettilo se rende l'etichetta troppo densa. Privilegia un contrasto netto e caratteri abbastanza grandi da poter essere letti dallo scaffale; fai una prova con un campione alla reale distanza di visualizzazione prima di realizzare l'intera serie.
Le istruzioni di etichettatura delle biblioteche offrono una possibile convenzione di posizionamento: centra l'etichetta sul dorso a circa 1,25 pollici (3 cm circa) dal fondo, evitando le informazioni già stampate sul libro. Questa è una procedura bibliotecaria, non una regola universale per i diari personali, quindi considerala solo come un punto di partenza quando il dorso è abbastanza largo e l'etichetta non copre un titolo, una decorazione o una data esistente. Attaching Labels to Books
Decidi se l'etichetta appartiene al dorso o alla scatola
Ispeziona la copertina prima di applicare qualsiasi cosa. Considera il materiale e le sue condizioni, se il dorso si piega durante l'uso normale e se l'etichetta coprirebbe dettagli stampati o significativi. Se un'etichetta non è chiaramente adatta a quella superficie, lascia il volume intonso e metti tutte le informazioni identificative su una scatola o un cofanetto. Ciò è particolarmente utile quando il diario ha una copertina fragile, decorativa, con texture particolare o già sollevata.
Per i diari che usi regolarmente e le cui copertine sono in buone condizioni, una piccola etichetta progettata per lo specifico materiale di rivestimento può essere una scelta pratica ragionevole. Segui le istruzioni del produttore dell'etichetta e fanne una di prova su una superficie comparabile e non in vista. Un test non può garantire come invecchierà un adesivo, quindi evita l'applicazione diretta quando preservare la finitura è più importante che avere il numero sul libro stesso. Evita di coprire il libro con nastro adesivo o di aggiungere colla per fissare un'etichetta: la Library of Congress mette in guardia contro il nastro autoadesivo e la colla sui libri perché possono causare danni nel tempo. Repairing Your Books
Se il diario è particolarmente prezioso per te, visibilmente fragile o ha una finitura che non riesci a identificare, usa invece una custodia protettiva. I National Archives consigliano di etichettare le scatole di conservazione a matita o di usare etichette conformi alle loro specifiche, e sconsigliano l'uso di etichette adesive da ufficio per i faldoni archivistici perché potrebbero staccarsi nel tempo. Queste indicazioni si riferiscono ai materiali d'archivio e non costituiscono una garanzia per qualsiasi scatola personale; l'accorgimento prudente è contrassegnare la scatola, non il diario, quando la compatibilità dell'adesivo è incerta. Paper-Based Records
Etichetta una scatola in modo che identifichi i volumi all'interno
L'etichetta di una scatola dovrebbe identificare la collezione e il suo contenuto senza costringerti a disfare tutto. Per una scatola contenente diversi diari, usa il nome della collezione, l'intervallo dei numeri di volume e l'intervallo di date; ad esempio, Diari personali | Voll. 1–5 | 2017–2022. Se un singolo volume presenta lacune o si sovrappone a un altro, elenca gli intervalli dei singoli volumi sulla scatola o su un cartoncino dei contenuti conservato al suo interno, piuttosto che stipare ogni dettaglio all'esterno.
Mantieni gli stessi numeri di volume e la stessa notazione delle date sui dorsi, sulla scatola e su qualsiasi elenco che tieni aggiornato. Se la scatola contiene i Volumi 1–5, l'elenco dovrebbe indicare quale intervallo di date appartiene a ciascun numero. Questo è un pratico controllo incrociato: quando rimetti un diario sullo scaffale, confronta la sua etichetta con la sequenza; quando ne riponi uno in una scatola, confrontalo con l'intervallo indicato sulla scatola. Le linee guida per le etichette d'archivio della Northwestern University illustrano come le etichette delle scatole possano recare un identificatore della collezione e il numero della scatola, con i singoli contenuti descritti ove utile. Adatta il principio alla tua serie senza copiare dettagli istituzionali non pertinenti. Printing folder and box labels for archival materials
Usa una scatola robusta che contenga i diari senza forzarli all'interno né lasciarli incurvare. Le indicazioni dei National Archives osservano che le scatole troppo piene rendono difficile il recupero e quelle poco riempite possono far piegare o incurvare il contenuto; raccomandano un supporto quando una scatola d'archivio non è piena. Per una normale collezione personale, la verifica utile è semplice: i libri devono poter uscire e rientrare senza sfregamenti, compressioni o cadute. Materials Specifications: Housing Enclosures for Archival Records
Crea e controlla le etichette come un unico set
Prima di scrivere su qualsiasi copertina o scatola, prepara una bozza di tutte le etichette in un unico elenco. Verifica le date di ciascun diario dal suo contenuto, assegna il numero e controlla che la sequenza proceda senza duplicati accidentali. Prepara un'etichetta di prova a grandezza naturale, posizionala accanto a un diario sullo scaffale e verifica che il testo sia leggibile e non nasconda informazioni preesistenti. Solo a quel punto produci le altre.
Dopo l'etichettatura, disponi i volumi da sinistra a destra in ordine crescente, oppure usa lo stesso ordine in modo coerente se la disposizione dello scaffale richiede un'altra direzione. Applica l'etichetta della scatola nel punto rivolto verso l'esterno nella sua posizione normale. Se un diario viene spostato dallo scaffale alla scatola, mantieni inalterati il numero e l'intervallo di date; aggiorna solo la descrizione del contenuto della scatola. Se in seguito scopri una data da correggere, aggiorna insieme il dorso corrispondente, la scatola e l'elenco dei contenuti in modo che continuino a concordare.
Per una copertina delicata, l'indice più semplice e duraturo può essere una custodia etichettata e un diario privo di segni. Per una copertina robusta che tollera un'etichetta adeguata, un segno compatto sul dorso può facilitare la ricerca dei singoli volumi. In entrambi i casi, mantieni un'unica sequenza di numerazione cronologica, usa intervalli di date comprovati dai diari e ripeti le stesse informazioni ovunque i volumi siano conservati.