Cara Menyediakan Pelan Pengurusan Komunikasi Projek: Sampaikan Maklumat Penting kepada Orang yang Tepat pada Masanya

Bayangkan sebuah pameran kecil arkib. Ini ialah contoh rekaan: penghubung tempat acara memerlukan waktu pembukaan yang telah disahkan, ketua pemasangan perlu menyemak syarat akses, dan ketua projek mesti memutuskan sama ada hendak menambah satu lagi kawasan pameran. Ketiga-tiganya mengambil berat tentang kemajuan, tetapi mereka memerlukan bahan yang berbeza. Tanyakan kepada setiap orang perkara yang akan mereka sediakan atau putuskan pada pencapaian projek yang seterusnya, serta maklumat yang masih belum ada.

Jika seseorang meminta untuk dimaklumkan tentang segala-galanya, ketahui perubahan yang benar-benar akan menjejaskan kerja mereka. Mereka mungkin memerlukan kemas kini tentang waktu pembukaan dan bukannya setiap label pameran. Jangan tentukan tahap perincian berdasarkan jawatan semata-mata. Orang yang melaksanakan tugas seterusnya mungkin memerlukan lukisan lengkap walaupun seseorang yang lebih kanan hanya memerlukan kemas kini ringkas.

Satu entri mungkin meliputi maklumat sahaja: apabila waktu pembukaan disahkan, penyelaras menghantar jadual terkini kepada penghubung tempat acara supaya urusan kakitangan dapat dibuat. Entri lain meminta pengesahan: ketua pemasangan menyemak kawasan yang tersedia serta syarat akses yang belum diputuskan, kemudian memberikan jawapan sebelum tarikh yang dipersetujui. Entri ketiga meminta keputusan: orang yang diberi kuasa menerima maklumat tentang kerja tambahan, sekatan ruang dan pilihan yang tersedia untuk kawasan pameran lain sebelum peralatan ditempah.

Ini ialah contoh, bukannya tiga kategori wajib bagi setiap projek. Setiap pengaturan harus mengenal pasti penerima, tujuan, kandungan khusus, pengirim, masa penghantaran dan jawapan yang dijangka. Frasa “pasukan projek berkongsi kemas kini secara berkala” membiarkan terlalu banyak perkara tidak dinyatakan. Jika tugas sedia ada sudah mentakrifkan serahan kerja, pautkan kepada rekod itu dan bukannya menyelenggara huraian kedua tentang kerja yang sama.

Jika peralatan perlu ditempah pada hari Khamis, kertas keputusan dalam laporan hari Jumaat sudah terlambat. Bincangkan masa sebenar yang diperlukan untuk menyediakan, membaca dan membincangkan bahan tersebut. Persetujui tarikh penghantaran dan tarikh jawapan, termasuk zon waktu jika berkaitan. Ambil kira ketidakhadiran yang diketahui. Elakkan janji samar untuk menjawab dengan segera, tetapi elakkan juga menetapkan peraturan jawapan dalam masa dua jam tanpa menyemak sama ada orang mampu mematuhinya.

Project communication—foundation for project success oleh PMI mengenal pasti pencapaian projek dan keperluan keputusan sebagai pencetus komunikasi selain jadual berkala. Asingkan kemas kini rutin daripada pemberitahuan yang dicetuskan oleh perubahan yang telah disahkan. Pengaturan pameran dalam artikel ini ialah ilustrasi editorial, bukannya kes yang dilaporkan dalam kertas tersebut.

Nyatakan lokasi sebenar dokumen dan saluran penghantaran, kemudian minta penerima membuka bahan tersebut. Akses ahli pasukan dalaman tidak membuktikan bahawa rakan usaha sama luaran boleh membacanya. Kongsi hanya maklumat yang diperlukan untuk tugas itu dan dibenarkan untuk khalayak tersebut. Hantar lukisan lebih awal jika ia perlu diperiksa; aturkan perbincangan apabila orang perlu meneliti pilihan bersama-sama.

Bezakan penghantaran daripada penerimaan tanggungjawab. Ketibaan e-mel tidak bermakna penerimanya telah bersetuju untuk mengambil kerja tambahan. Jemputan kalendar bukanlah keputusan. Untuk permintaan pengesahan atau kelulusan, nyatakan jawapan yang diperlukan dan pihak yang akan membuat susulan jika jawapan itu tiada. Gunakan tanggungjawab sedia ada dan bukannya mewujudkan badan kelulusan baharu untuk pelan komunikasi.

Bayangkan waktu pembukaan diawalkan sehari dan penyelaras biasa tidak hadir. Tanpa mengubah projek sebenar, tanyakan siapa yang mengesahkan perubahan itu, siapa yang boleh menyediakan pemberitahuan, bila pihak tempat acara memerlukannya, dan sama ada syarat pemasangan perlu disemak semula. Adakah keputusan tentang peralatan masih akan dibuat sebelum tempahan?

Minta peserta mencari entri yang berkaitan dan saluran untuk menghubungi pihak berkenaan. Jika jawapannya sekadar bertanya dalam sembang kumpulan, bermakna masih ada persetujuan yang belum dibuat. Isi kekosongan itu dan bukannya menambah halaman untuk setiap pengecualian yang boleh dibayangkan. Latihan itu juga mungkin mendedahkan laporan yang berlebihan: jika tiada sesiapa dapat menyatakan penerima atau kegunaannya, pertimbangkan untuk menggugurkan laporan itu atau menggabungkannya dengan kemas kini sedia ada.

Panduan Communicate oleh APM mengesyorkan agar pelan disemak semula berdasarkan maklum balas pihak berkepentingan. Selepas penggunaan pertama, tanyakan sama ada bahan tiba tepat pada masanya untuk diambil tindakan, perkara yang tiada dan perkara yang diulang. Semak semula pengaturan apabila orang atau peringkat projek berubah. Kira jawapan yang berguna dan keperluan maklumat yang dipenuhi, bukannya menjadikan jumlah mesej sebagai bukti kejayaan.

Managing communications effectively and efficiently oleh PMI membincangkan cara memadankan perincian pelan dengan kerumitan projek. Bagi pameran kecil ini, dokumen sedia ada boleh mencatatkan penyelenggara, tarikh kemas kini dan perubahan penting. Pelan itu sedia digunakan apabila peserta boleh menemukan persetujuan terkini, memahami bila mereka memerlukan maklumat dan mengesahkan tanggungjawab yang mereka sanggupi.