Een communicatiebeheerplan voor een project opstellen: belangrijke informatie op tijd bij de juiste mensen krijgen
Begin bij het opstellen van een communicatiebeheerplan voor een project met wat elke ontvanger moet doen nadat die informatie heeft ontvangen. Maak vervolgens afspraken over de inhoud, afzender, timing en het kanaal. Leg de belangrijke afspraken vast in een bestaand projectdocument en controleer ze met zowel afzenders als ontvangers. Een kleine, bruikbare tabel is een redelijk uitgangspunt; je hebt geen aparte procedure nodig voor elk alledaags bericht. Het doel is om belangrijke informatie bruikbaar te maken vóór de volgende actie of beslissing.
Begin met een actie die eraan komt
Denk aan een kleine archieftentoonstelling. Dit is een fictief voorbeeld: de contactpersoon van de locatie heeft de bevestigde openingstijd nodig, de installatieleider moet de toegangsvoorwaarden controleren en de projectleider moet beslissen of er een extra tentoonstellingsruimte bijkomt. Alle drie zijn geïnteresseerd in de voortgang, maar ze hebben verschillende informatie nodig. Vraag iedereen wat die bij de volgende projectmijlpaal moet voorbereiden of beslissen en welke informatie nog ontbreekt.
Als iemand vraagt om overal van op de hoogte te worden gehouden, onderzoek dan welke veranderingen daadwerkelijk invloed op diens werk zouden hebben. Diegene heeft misschien updates over de openingstijden nodig, maar niet over elk bijschrift. Bepaal de hoeveelheid detail niet uitsluitend op basis van functietitels. Iemand die de volgende taak uitvoert, heeft misschien de volledige tekeningen nodig, terwijl iemand hoger in de organisatie alleen een korte update nodig heeft.
Vertaal behoeften naar concrete afspraken
Een item kan alleen informatie betreffen: zodra de openingstijd is bevestigd, stuurt de coördinator het actuele schema naar de contactpersoon van de locatie, zodat de personeelsbezetting kan worden geregeld. Een ander item vraagt om bevestiging: de installatieleider beoordeelt de beschikbare ruimten en onopgeloste toegangsvoorwaarden en reageert vervolgens vóór een afgesproken datum. Een derde item vraagt om een beslissing: de bevoegde persoon ontvangt informatie over het extra werk, de ruimtebeperkingen en de beschikbare opties voor een extra tentoonstellingsruimte voordat apparatuur wordt geboekt.
Dit zijn voorbeelden, geen drie verplichte categorieën voor elk project. Elke afspraak moet een ontvanger, doel, specifieke inhoud, afzender, verzendmoment en verwachte reactie vermelden. “Het projectteam deelt regelmatig updates” laat te veel onduidelijk. Als een bestaande taak de overdracht al beschrijft, verwijs dan naar die registratie in plaats van dezelfde werkzaamheden nogmaals te beschrijven.
Reken terug vanaf het moment waarop de informatie wordt gebruikt
Als de apparatuur donderdag moet worden geboekt, is een beslisdocument in het verslag van vrijdag te laat. Bespreek hoeveel tijd er werkelijk nodig is om het document voor te bereiden, te lezen en te bespreken. Spreek verzend- en reactiedatums af, met vermelding van de tijdzone waar dat relevant is. Houd rekening met bekende afwezigheid. Vermijd vage beloften om snel te reageren, maar leg ook geen reactietermijn van twee uur op zonder te controleren of mensen die kunnen halen.
In PMI’s Project communication—foundation for project success worden mijlpalen en besluitbehoeften genoemd als aanleidingen voor communicatie naast een vast schema. Maak onderscheid tussen reguliere updates en berichten naar aanleiding van een bevestigde wijziging. De afspraken voor de tentoonstelling hier zijn redactionele voorbeelden, geen casussen uit dat artikel.
Controleer of het materiaal toegankelijk is
Vermeld de exacte locatie van het document en het bezorgkanaal, en vraag een ontvanger om het materiaal te openen. Dat een intern teamlid toegang heeft, betekent niet dat een externe samenwerkingspartner het kan lezen. Deel alleen de informatie die nodig is voor de taak en die met die doelgroep gedeeld mag worden. Stuur tekeningen vooraf als ze moeten worden bekeken; plan een gesprek als mensen samen een keuze moeten onderzoeken.
Maak onderscheid tussen bezorging en aanvaarding. Dat een e-mail aankomt, betekent niet dat de ontvanger extra werk heeft aanvaard. Een agenda-uitnodiging is geen besluit. Vermeld bij een verzoek om bevestiging of goedkeuring welke reactie nodig is en wie opvolgt als die uitblijft. Gebruik bestaande verantwoordelijkheden in plaats van een nieuw goedkeuringsorgaan voor het communicatieplan op te richten.
Oefen met een wijziging voordat je op het plan vertrouwt
Stel je voor dat de opening een dag naar voren wordt gehaald en de vaste coördinator afwezig is. Vraag, zonder het echte project te veranderen, wie die wijziging bevestigt, wie de melding kan opstellen, wanneer de locatie die nodig heeft en of de installatievoorwaarden opnieuw moeten worden gecontroleerd. Zou de beslissing over de apparatuur nog steeds vóór de boeking worden genomen?
Vraag deelnemers om het relevante item en de contactroute te vinden. Als het antwoord simpelweg is dat ze het in een groepschat moeten navragen, ontbreekt er nog een afspraak. Vul die leemte op in plaats van pagina’s toe te voegen voor elke denkbare uitzondering. De oefening kan ook overbodige verslagen aan het licht brengen: als niemand een ontvanger of toepassing kan noemen, overweeg dan het verslag te schrappen of het met een bestaande update te combineren.
Wijs iemand aan voor het onderhoud en controleer het daadwerkelijke gebruik
De Communicate-richtlijn van APM adviseert om plannen aan te passen op basis van feedback van belanghebbenden. Vraag na het eerste gebruik of het materiaal op tijd aankwam om actie te ondernemen, wat ontbrak en wat werd herhaald. Controleer de afspraken opnieuw wanneer mensen of projectfasen veranderen. Tel nuttige reacties en vervulde informatiebehoeften, in plaats van het aantal berichten als bewijs van succes te gebruiken.
In Managing communications effectively and efficiently bespreekt PMI hoe de mate van detail in het plan kan worden afgestemd op de complexiteit van het project. Voor deze kleine tentoonstelling kan het bestaande document vermelden wie het bijhoudt, wanneer het is bijgewerkt en welke belangrijke wijzigingen zijn aangebracht. Het plan is klaar voor gebruik wanneer deelnemers de actuele afspraken kunnen vinden, begrijpen wanneer ze informatie nodig hebben en de verantwoordelijkheden die ze op zich nemen kunnen bevestigen.